档案室保卫管理制度

PAGE档案室保卫管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室的安全保卫工作，确保档案资料的完整性、安全性和保密性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全各项安全防范措施，加强日常管理和监督检查，预防各类安全事故的发生。2.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案安全保卫工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全保卫工作。3.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案安全保卫工作。二、档案室安全保卫职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案室安全保卫制度，并组织实施。2.负责档案库房的日常管理，包括档案的整理、存放、保管等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案库房的安全检查，及时发现和消除安全隐患。5.组织开展档案安全保卫知识培训，提高档案管理人员的安全意识和业务水平。（二）安全管理部门职责1.负责指导和监督档案室的安全保卫工作，制定安全保卫工作计划和应急预案。2.定期对档案室进行安全检查，对发现的安全问题及时督促整改。3.负责协调处理档案室发生的安全事故，组织开展事故调查和处理工作。4.负责配备必要的安全保卫设施和器材，确保档案室的安全防范能力。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门和安全管理部门的工作，做好本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案的安全。2.各部门应加强对本部门员工的安全教育，提高员工的安全意识，防止因员工疏忽导致档案安全事故的发生。（四）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理、存放、保管等工作符合要求。3.做好档案库房的安全防范工作，定期检查库房的门窗、通风、消防等设施，确保设施完好有效。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好查阅、借阅登记工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.发现档案安全问题及时报告，并积极采取措施进行处理。三、档案室安全防范措施（一）档案库房建设与布局1.档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置。2.档案库房应与其他区域保持一定的安全距离，避免受到外界因素的影响。3.档案库房应合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）安全保卫设施配备1.档案库房应配备必要的安全保卫设施，如防盗门窗、监控设备、报警装置、消防器材等。2.防盗门窗应坚固耐用，具有良好的防盗性能；监控设备应覆盖档案库房的各个区域，确保24小时不间断监控；报警装置应与公安机关报警系统联网，确保及时报警；消防器材应定期检查和维护，确保完好有效。（三）档案整理与存放1.档案应按照分类标准进行整理，建立档案目录和索引，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，编号清晰。3.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案等，避免相互影响。4.档案存放应遵循便于保管和利用的原则，按照档案的形成时间、来源、类别等进行有序排列。（四）档案查阅与借阅1.严格执行档案查阅、借阅制度，查阅、借阅档案应填写申请表，经部门负责人批准后，方可查阅和借阅。申请表应注明查阅、借阅的档案名称、数量、查阅目的、查阅时间等信息。2.查阅、借阅档案应在指定的查阅区域进行，不得将档案带出档案室。如需带出档案室，应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续，限期归还。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全。查阅、借阅人员不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.查阅、借阅档案结束后，查阅、借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（五）档案数字化管理1.积极推进档案数字化管理工作，提高档案管理的效率和水平。2.档案数字化过程中，应严格遵守相关操作规程，确保数字化档案的质量和安全。3.数字化档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。4.加强对数字化档案的管理，建立数字化档案目录和索引，便于查找和利用。（六）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁应填写申请表，经部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可进行销毁。申请表应注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和安全管理部门共同监督销毁过程。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息。3.档案销毁后，应将销毁记录归档保存，以备查阅。四、档案室安全检查与隐患整改（一）安全检查制度1.建立定期安全检查制度，档案管理部门应每周对档案库房进行一次安全检查，安全管理部门应每月对档案室进行一次全面安全检查。2.安全检查应包括档案库房的门窗、通风、消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施的检查，以及档案的整理、存放、保管等情况的检查。3.安全检查应填写检查表，对检查中发现安全问题，应及时记录，并提出整改意见。（二）隐患整改措施1.对安全检查中发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改。整改措施应明确整改责任人、整改期限和整改要求。2.整改责任人应按照整改要求，认真组织实施整改工作，确保安全隐患得到及时消除。3.整改完成后，整改责任人应及时向档案管理部门和安全管理部门报告整改情况，经复查合格后，方可销号。（三）安全检查记录与档案管理1.安全检查记录应详细、准确，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等信息。2.安全检查记录应归档保存，保存期限不少于[X]年，以备查阅。五、档案室安全事故应急处置（一）应急预案制定1.根据本公司/组织档案室的实际情况，制定安全事故应急预案。应急预案应包括火灾、水灾、盗窃、泄密等事故的应急处置措施。2.应急预案应明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、应急救援物资和设备等内容。（二）应急演练1.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高档案管理人员的应急处置能力。2.应急演练应包括火灾扑救、人员疏散、档案抢救等内容，演练结束后，应及时总结经验教训，对应急预案进行修订和完善。（三）事故报告与处理1.档案室发生安全事故后，应立即报告档案管理部门和安全管理部门，并采取措施进行应急处置，防止事故扩大。2.档案管理部门和安全管理部门应及时