档案局日常管理制度

PAGE档案局日常管理制度一、总则（一）目的为加强档案局日常管理，确保档案工作的规范化、科学化、制度化，提高档案管理水平和服务质量，保障档案的完整与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.统一领导原则：档案局实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作的协调一致。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和先进的技术手段，实现档案管理的规范化、标准化。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案局领导职责1.全面负责档案局的日常管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划。2.组织协调档案管理工作中的重大事项，解决工作中出现的问题。3.监督检查档案管理工作的执行情况，确保各项制度的有效落实。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划和实施方案，组织实施档案管理业务培训。3.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷工作，定期向档案局移交档案。2.协助档案局开展档案管理工作，提供有关档案资料和信息。3.宣传档案法律法规和档案知识，提高本部门人员的档案意识。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映本局工作活动、具有保存价值的文件、资料、图表、照片、音像等材料。2.本局形成的各类会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局与其他单位签订的合同、协议、往来信函等。4.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、系统，字迹清晰，签署完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理。2.科技档案按照项目、专业进行分类整理。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。4.声像档案按照载体形式、时间顺序进行整理。四、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案局保管。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查、核对，确保档案质量。2.按照档案分类方案进行分类、编号、编目，编制档案目录。3.将档案装入档案盒或档案袋，填写档案盒（袋）封面和脊背的相关信息。4.按照档案排列顺序上架存放，并建立档案存放位置索引。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案是指反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本局一般性工作活动，在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、质量完好。5.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则。2.优先满足本局工作需要，同时兼顾社会利用需求。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案局查阅档案。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复制件。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、范围等，经档案管理人员审核后，方可查阅。2.借阅档案：利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经部门负责人审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等，经档案管理人员审核后，按照规定的程序进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案局印章。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。2.未经档案局同意，利用者不得擅自将档案转借他人或带出本局。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则。2.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本局工作实际，对档案的保存价值进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史联系、现实利用情况等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案局领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时登记注销，确保档案信息的安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的自动化、网络化、数字化。2.提高档案信息资源的开发利用水平，为本局工作和社会提供高效便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本局档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案局内部局域网，实现档案信息资源的共享和传输。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，采取有效的安全技术措施，保障档案信息的安全。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化业务水平。八、档案统计与统计年报（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、年度新增档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅、复制档案的人次、卷次等。3.档案鉴定与销毁情况统计：包括鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计方法1.定期统计：档案管理人员应定期对档案管理工作中的相关数据进行统计，填写统计报表。2.实时统计：利用档案管理系统实时记录档案管理业务操作数据，为统计工作提供准确的数据支持。（三）统计年报1.每年年底，档案管理人员应根据全年档案管理工作情况编制档案统计年报。2.档案统计年报应包括档案数量、利用情况、鉴定销毁情况等方面的内容，并附相关数据图表和分析说明。3.档案统计年报经档案局领导审核后，报上级主管部门和同级档案行政管理部门。九、档案工作人员培训与考核（一）培训内容1.档案法律法规和业务知识培训，提高档案工作人员的法律意识和业务水平。2.档案管理技能培训，如档案整理、编目检索、信息化管理等技能培训。3.职业道德培训，增强档案工作人员的职业责任感和使命感。（二）培训方式1.内部培训：定期组织档案工作人员参加本局内部的培训讲座和业务交流活动。2.外部培训：选派档案工作人员参加上级主管部门或档案行政管理部门组织的培训课程和学术研讨会。3.在线学习：鼓励档案工作人员利用网络平台进行自主学