城建档案馆规章制度

PAGE城建档案馆规章制度一、总则（一）目的为加强城建档案馆的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规及行业标准，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本城建档案馆全体工作人员，以及涉及城建档案形成、移交、利用等相关活动的单位和个人。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展城建档案管理工作。2.集中统一原则：城建档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理工作流程，提高管理水平。4.服务利用原则：以服务城市建设和社会发展为宗旨，积极提供档案利用服务，充分发挥档案的价值。二、档案收集（一）收集范围1.各类城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文件、图纸、图表、照片、录像、电子文件等资料。2.城市基础设施建设项目档案，包括道路、桥梁、排水、供水、供电、供气、供热、通信等工程档案。3.房屋建筑工程档案，包括新建、改建、扩建工程档案，以及房地产开发项目档案。4.市政公用设施工程档案，包括城市轨道交通、隧道、地下管线等工程档案。5.风景名胜区、园林建设工程档案。6.城市建设科研项目档案。7.城市建设管理活动中形成的各类文件、会议纪要、统计报表等档案。8.其他与城市建设相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各建设单位、施工单位、监理单位等应按照档案管理要求，及时整理、归档本单位在城市建设活动中形成的档案资料，并在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。3.电子文件应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保其可读性和可利用性。4.对重要的建设项目，应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、完整收集。（三）收集程序1.建设单位在工程建设前期，应向城建档案馆咨询档案收集要求，并签订档案移交责任书。2.在工程建设过程中，建设单位应督促各参建单位做好档案资料的收集、整理工作，并定期进行检查。3.工程竣工验收前，建设单位应组织各参建单位对档案资料进行预验收，确保档案资料符合移交要求。4.工程竣工验收后，建设单位应按照档案移交责任书的要求，向城建档案馆移交档案资料，并办理移交手续。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类标准1.按照工程建设项目分类，可分为城市规划、基础设施建设、房屋建筑、市政公用设施、风景名胜区、园林建设、城市建设科研等类别。2.按照文件材料的形式分类，可分为文字材料、图纸、图表、照片、录像、电子文件等。3.按照文件材料的时间顺序分类，可分为前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（三）整理方法1.对纸质文件材料，应进行分类、编号、装订、编目等工作，编制案卷目录、卷内目录等检索工具。2.对图纸、图表等，应进行折叠、裱糊、编号、编目等工作，确保其平整、清晰、便于查阅。3.对照片、录像等，应进行冲洗、编辑、标注、编目等工作，确保其图像清晰、内容完整、便于识别。4.对电子文件，应按照国家有关电子文件管理的标准和规范，进行分类、编号、存储、备份等工作，建立电子档案数据库，编制电子档案目录等检索工具。四、档案保管（一）保管场所1.城建档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等。3.库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4５％60％之间。（二）保管方式1.对纸质档案，应采用密集架、档案柜等方式进行保管，按照分类、编号顺序排列存放。2.对图纸、图表等，应采用卷盒、卷夹等方式进行保管，按照分类、编号顺序排列存放。3.对照片、录像等，应采用相册、光盘等方式进行保管，按照分类、编号顺序排列存放，并建立相应的目录索引。4.对电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行保管，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.城建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要包括城市规划、建设、管理活动中具有重要历史价值和现实意义的文件、图纸、图表、照片、录像等资料。3.长期保管的档案主要包括城市基础设施建设、房屋建筑、市政公用设施等工程建设项目中具有一定历史价值和现实意义的文件、图纸、图表、照片、录像等资料，保管期限为50年。4.短期保管的档案主要包括城市建设管理活动中一般性的文件、图纸、图表、照片、录像等资料，保管期限为20年。（四）档案鉴定1.城建档案馆应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应由馆内专业人员组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的内容、价值、形成时间等因素，综合考虑确定档案的保管期限和密级。3.对已到保管期限的档案，应进行鉴定，确无保存价值的，应按照规定程序进行销毁。五、档案利用（一）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位因工作需要查阅城建档案。2.公民、法人和其他组织因个人或生产经营需要查阅城建档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅城建档案。（二）利用程序1.查阅单位或个人应填写《城建档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，并加盖单位公章或个人签字。2.城建档案馆应根据查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，应予以批准，并提供查阅场所和必要的设备。3.查阅人员应在规定的时间和范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案资料。如需复制档案资料，应按照规定办理审批手续，并支付相应的费用。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还城建档案馆，并办理归还手续。（三）利用服务1.城建档案馆应积极提供档案利用服务，采用多种方式满足查阅单位或个人的需求，如现场查阅、电话咨询、网络查询等。2.对重要的档案资料，应提供复印件或电子副本，并加盖城建档案馆公章，确保其法律效力。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，不得擅自提供查阅。六、档案统计（一）统计范围及内容1.城建档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。2.档案数量、种类、保管期限、密级等情况。3.档案查阅利用情况，包括查阅单位或个人、查阅内容、查阅时间等。（二）统计方法及要求1.建立档案统计台账，定期对档案工作情况进行统计。2.统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。3.定期对统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的城建档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理工作效率和服务水平，方便档案查阅利用。（二）建设内容1.档案数字化加工，包括纸质档案、照片、录像等的数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作。2.档案信息化管理系统建设，包括档案收集、整理、保管、利用、统计等功能模块的开发和应用。3.档案数据库建设，包括建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。4.档案信息安全保障体系建设，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施和制度。（三）管理与维护1.建立档案信息化管理制度，规范档案数字化加工、信息化管理系统使用、档案数据库维护等工作流程。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高工作人员的信息化业务水平。3.定期对档案信息化管理系统和档案数据库进行维护和更新，确保其正常运行和数据安全。八、档案保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对城建档案的保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，确定密级，限定查阅范围。3.加强对工作人员保密教育，签订保密责任书，防止失泄密事件发生。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施等的安全管理。2.定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。3.加强对档案信息安全的管理，采取必要的技术措施，防止档案信息泄露、篡改、丢失等。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。九、监督与检查（一）内部监督1.城建档案馆应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查，发现问题