联通档案管理制度汇编

PAGE联通档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强中国联通档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于中国联通各级公司及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。5.组织档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平。6.指导和监督所属单位的档案管理工作。（二）各部门档案管理职责公司各部门应明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在各项工作中形成的文件材料，并按照档案管理部门的要求进行分类、编号和装订。2.定期将整理好的档案移交至公司档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、归档、保管等工作。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。4.积极开展档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息服务。5.及时完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围公司档案的收集范围包括但不限于以下方面：1.党群工作类：党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面形成的文件材料。2.行政管理类：公司行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计、法务等方面形成的文件材料。3.业务经营类：市场运营、网络建设、客户服务、技术研发等方面形成的文件材料。4.基本建设类：公司基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。5.设备仪器类：公司各类设备仪器的购置、使用、维护、报废等方面形成的文件材料。6.会计档案类：公司财务会计核算过程中形成的凭证、账簿、报表等文件材料。7.声像档案类：公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。8.电子档案类：公司在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务经营类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将文件材料按照编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。3.基本建设项目档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档。4.设备仪器档案应在设备仪器开箱验收或安装调试完毕后及时归档。5.声像档案应在活动结束后及时整理归档。6.电子档案应定期进行归档，确保数据的完整性和安全性。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交至档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核合格的档案进行编目、上架，正式归档保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门及纪检监察部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定依据档案鉴定工作应依据国家有关法律法规和公司档案保管期限表，结合公司实际情况进行。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行评估。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门、纪检监察部门等人员共同监销，确保档案销毁彻底、安全。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及机密档案的，应经公司分管领导批准。3.外单位查阅公司档案，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理登记手续。（三）利用服务档案管理部门应积极为公司各项工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案信息。1.编制档案检索工具，如目录、索引等，方便查阅利用。2.开展档案编研工作，编写专题资料、大事记等，为公司决策提供参考。3.建立档案信息共享平台，实现档案信息的在线查询和利用。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地填报档案统计报表。（二）移交工作1.公司所属单位