干部从事档案管理制度

PAGE干部从事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部人事管理工作的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体干部人事档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案必须如实反映干部个人的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集干部在各个方面的信息，保证档案材料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保干部人事档案信息不被泄露，保护干部的隐私和合法权益。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案管理工作的科学性、系统性和严肃性。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的干部人事档案管理部门，负责集中统一管理公司/组织的干部人事档案。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责接收新形成的干部人事档案材料，确保材料齐全、完整、真实。定期与各部门沟通，及时了解干部人事变动情况，督促相关人员按时移交档案材料。2.档案整理按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。建立档案目录索引，方便档案的查询和利用。3.档案保管负责档案的安全保管，确保档案存放环境符合要求，防止档案损坏、丢失和泄密。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的档案保管设备。4.档案查阅严格按照规定的程序和手续，为有关部门和人员提供档案查阅服务。对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、内容、目的等信息。监督查阅人员在规定的范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.档案转递根据干部人事变动情况，及时办理档案转递手续。认真核对档案转递信息，确保档案准确无误地转递到指定单位。做好档案转递记录，跟踪档案转递情况。6.档案信息化管理负责干部人事档案信息的录入、存储、维护和利用，建立健全档案信息管理系统。定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。利用信息化手段提高档案管理工作的效率和水平，为干部人事管理决策提供支持。三、档案内容及分类（一）履历材料主要包括干部的个人基本情况登记表、履历表、自传等，记录干部的成长经历和基本信息。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己生平经历、思想演变过程等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核材料：反映干部年度工作表现、考核结果等情况的材料。2.任职期满考核材料：对干部在任职期间工作情况进行全面考核的材料。3.选拔任用考察材料：在干部选拔任用过程中，对其德、能、勤、绩、廉等方面进行考察形成的材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位材料：包括干部的学历证书、学位证书、学籍档案等。2.培训材料：参加各类培训的结业证书、培训总结等材料。3.专业技术职务（职称）材料：专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、专业技术资格证书等。（五）政审材料1.政治历史情况审查材料：对干部政治历史背景进行审查形成的材料。2.出国（境）审查材料：干部出国（境）审批表、政审情况等材料。（六）党团材料1.入党志愿书：干部加入中国共产党的志愿书。2.入党申请书：干部向党组织递交的入党申请材料。3.转正申请书：预备党员转正时提交的申请材料。4.思想汇报：干部定期向党组织汇报思想情况的材料。5.共青团入团志愿书：干部加入共青团的志愿书。（七）奖励材料包括各级各类奖励的审批表、奖励证书等，反映干部在工作、学习等方面取得的突出成绩。（八）处分材料对干部违反党纪政纪等行为进行处分的决定、处分审批表等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资材料：干部工资变动审批表、工资调整通知等。2.任免材料：干部任免审批表、任职通知、免职通知等。3.出国（境）材料：干部出国（境）审批表、护照使用记录等。（十）其他可供组织参考的材料如干部个人的科研成果、著作、论文等材料，以及其他与干部人事管理相关的重要材料。四、档案收集与归档（一）收集范围根据干部人事管理工作的需要，明确档案材料的收集范围，确保档案内容全面反映干部的真实情况。（二）收集渠道1.组织人事部门：负责收集干部任免、考核、奖惩等方面的材料。2.干部所在部门：及时向档案管理部门移交干部日常工作中形成的各类材料，如工作总结、培训记录等。3.干部本人：要求干部按照规定定期向档案管理部门提交个人自传、思想汇报等材料。4.其他相关部门：如纪检监察部门、教育部门等，根据工作需要及时提供涉及干部的相关材料。（三）归档要求1.材料齐全完整：归档的档案材料必须齐全，能够全面反映干部的相关情况，不得遗漏重要信息。2.材料真实可靠：确保归档材料的真实性，严禁伪造、篡改档案材料。3.材料格式规范：归档材料应符合规定的格式要求，字迹清晰，纸张质量良好。4.及时归档：各部门和干部本人应按照规定的时间及时将档案材料移交档案管理部门，档案管理部门应及时进行整理归档。五、档案整理与装订（一）整理原则按照档案材料的形成时间、内容性质等进行分类整理，保持档案材料之间的有机联系。（二）整理方法1.分类：将档案材料按照上述分类标准进行分类，每一类下再根据具体情况进行细分。2.排序：对每一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：为每一份档案材料编写目录，注明材料名称、日期、页码等信息。4.装订：将整理好的档案材料按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。（三）装订要求1.采用标准规格：使用统一规格的档案夹或档案盒进行装订，便于档案的存放和管理。2.防止损坏材料：在装订过程中，要注意避免损坏档案材料，确保材料的完整性。3.保持整齐美观：装订后的档案应整齐、美观，便于查阅和保管。六、档案保管与保护（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全存放。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、除湿机、空调、灭火器等，为档案保管提供良好的条件。（三）档案保护措施1.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现并处理问题。2.温湿度控制：保持档案库房内的温度和湿度适宜，温度一般控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。3.防虫防霉：采取有效的防虫防霉措施，如放置防虫药品、定期通风等，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。4.防火防盗：加强档案库房的防火防盗工作，配备必要的消防设备，安装防盗报警装置，确保档案安全。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.组织人事部门：因干部选拔任用、考核、审查等工作需要，经相关领导批准，可以查阅干部人事档案。2.纪检监察部门：在调查处理干部违纪违法问题时，根据工作需要可以查阅相关干部的人事档案。3.其他部门：因工作需要查阅干部人事档案的，须经档案管理部门负责人审核，并报公司/组织分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅部门或个人填写《干部人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.审批：申请表经相关领导审批同意后，交档案管理部门办理查阅手续。3.查阅登记：档案管理人员对查阅人员进行登记，记录查阅时间、地点、人员等信息。4.查阅服务：档案管理人员按照规定为查阅人员提供档案查阅服务，查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。5.查阅记录：查阅人员查阅档案后，档案管理人员应及时记录查阅情况，如查阅内容、有无摘录、复印等，并由查阅人员签字确认。（三）借阅规定1.借阅范围：一般情况下，干部人事档案不对外借阅。特殊情况确需借阅的，须经公司/组织主要领导批准。2.借阅期限：借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.借阅手续：借阅人填写《干部人事档案借阅申请表》，经审批后，档案管理人员将档案借出，并与借阅人办理交接手续。4.借阅要求：借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。八、档案转递（一）转递条件干部因工作调动、离职、退休等原因，需要办理档案转递手续。（二）转递程序1.转出申请：干部所在部门或个人向档案管理部门提出档案转出申请，填写《干部人事档案转递申请表》，注明转递原因、接收单位等信息。2.审核：档案管理部门对转递申请进行审核，核实转递信息的准确性。3.材料整理：档案管理人员按照转递要求，对档案进行整理，确保档案材料齐全、完整。4.密封包装：将整理好的档案装入专用档案袋，密封并加盖档案管理部门印章。5.转递：通过机要交通或专人送取等方式，将档案转递到接收单位，并办理交接手续。6.回执：接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案管理部门，确认档案已安全送达。（三）转递要求1.严格按照规定办理：档案转递必须严格按照国家有关规定和本制度的要求办理，确保转递过程的规范、准确。2.确保档案安全：在转递档案过程中，要采取有效措施确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。3.及时跟踪转递情况：档案管理部门要及时跟踪档案转递情况，确保档案按时、准确地转递到接收单位。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的干部人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入与维护1.及时录入：档案管理人员应及时将新形成的档案材料信息录入信息化管理系统，确保信息的准确性和及时性。2.定期维护：定期对档案信息进行维护，更新档案材料的相关信息，保证档案信息与实际情况一致。3.数据备份：定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）信息查询与利用1.权限管理：根据查阅权限设置不同的用户角色，对档案信息的查询进行严格的权限控制，确保信息安全。2.查询方式：提供多种查询方式，如按姓名、出生日期、档案编号等进行查询，方便用户快速获取所需信息。3.统计分析：利用信息化管理系统对档案信息进行统计分析，为干部人事管理决策提供数据支持。十、档案管理人员培训与考核（一）培训计划制定档案管理人员培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。（二）培训内容1.档案管理法律法规：学习国家有关档案管理的法律法规，增强档案管理人员的法律意识。2.档案管理业务知识：包括档案收集、整理、保管、查阅、转递等方面的业务知识，提高档案管理人员的实际操作能力。3.信息化管理技能：培训档案管理人员掌握档案信息化管理系统的操作技能，提高信息化管理水平。（三）考核制度建立档案管理人员考核制度，定期对档案管理人员的工作表现、业务能力等进行考核，考核结果与绩效挂钩。十一、监督与检查（一）监督机制建立健全干部人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作的全过程监督，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度执行情况：检查档案管理部门和相关人员是否严格执行本制度的各项规定。2.档案材料质量：检查档案材料是否齐全、完整、真实、规范，有无伪造、篡改档