古代人事档案管理制度

PAGE古代人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织对古代人事档案的管理，充分发挥古代人事档案在公司/组织发展中的作用，特制定本管理制度。本制度旨在规范古代人事档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保古代人事档案的真实性、完整性和安全性，为公司/组织的决策、人才选拔、培训发展等提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及古代人事档案管理的所有部门和人员。古代人事档案涵盖了公司/组织历史上各个时期的员工档案，包括但不限于入职登记表、工作履历、考核评价、奖惩记录、培训经历等相关资料。（三）基本原则1.真实性原则：古代人事档案中的所有信息必须真实可靠，如实反映员工在各个时期的工作表现和经历。严禁任何形式的虚假信息录入或篡改档案内容。2.完整性原则：全面收集员工在古代工作期间产生的各类与工作相关的资料，确保档案内容涵盖员工职业生涯的各个方面，不遗漏重要信息。3.保密性原则：古代人事档案涉及员工个人隐私和公司/组织机密信息，必须严格保密。档案管理人员应采取有效措施防止档案信息泄露，未经授权不得向任何单位或个人提供档案内容。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对古代人事档案进行整理、分类、编号和保管，确保档案管理工作的标准化和规范化。二、档案收集（一）收集范围1.入职相关材料：包括员工的古代入职登记表，详细记录员工的基本信息、学历背景、工作经历、入职时间、岗位等内容。2.工作履历材料：员工在古代不同岗位工作期间的工作汇报、工作总结、项目成果报告等，能够反映员工工作业绩和能力发展的材料。3.考核评价材料：定期考核、年度考核、专项考核等形成的考核评语、评分结果、考核等级等相关文件。4.奖惩记录材料：公司/组织对员工的奖励表彰决定、荣誉证书复印件，以及违纪违规处分决定、处罚记录等。5.培训经历材料：参加古代各类培训课程的培训证书、培训总结、学习心得等，体现员工知识技能提升的材料。6.其他相关材料：如员工的职业资格证书、专业技术职称证书、发表的与工作相关的论文著作等。（二）收集渠道1.员工主动提交：在入职时或接到档案收集通知后，员工应按照要求及时提交个人相关档案材料，并确保材料的真实性和完整性。2.部门定期汇总：各部门负责人应定期收集本部门员工的相关档案材料，并进行初步审核，确保材料符合要求后统一提交给档案管理部门。3.档案管理人员定期巡查：档案管理人员应定期到各部门巡查，主动收集员工新增的档案材料，及时更新和完善古代人事档案。（三）收集要求1.材料真实有效：所有收集的档案材料必须是原件或经过相关部门盖章确认的复印件，确保材料内容真实、字迹清晰、格式规范。2.及时准确提交：员工和部门应按照规定的时间节点及时提交档案材料，不得拖延。档案管理人员对收集到的材料要进行认真核对，确保信息准确无误。3.材料分类清晰：收集过程中，应按照档案分类标准对材料进行初步分类整理，便于后续的档案整理工作。三、档案整理（一）分类标准1.个人基本信息类：包括入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件等反映员工基本情况的材料。2.工作履历类：按时间顺序排列的员工不同岗位工作经历的相关材料，如工作汇报、工作总结等。3.考核评价类：定期考核、年度考核、专项考核等各类考核评价材料。4.奖惩记录类：奖励表彰和违纪违规处分的相关决定及记录。5.培训经历类：参加各类培训的证书、总结等材料。6.其他类：职业资格证书、专业技术职称证书、论文著作等其他与员工工作相关的材料。（二）编号规则为便于档案的查找和管理，对古代人事档案进行统一编号。编号采用[年份][部门代码][员工工号]的形式。例如，2023年人力资源部员工张三的档案编号为2023HR001，其中“2023”代表年份，“HR”代表人力资源部部门代码，“001”代表张三的工号。（三）装订成册按照分类标准将每份档案材料进行排序，同类材料按照时间顺序排列。对于纸张较多的材料，应进行折叠或裁剪，使其大小一致，便于装订。装订时应使用档案专用装订机，确保装订牢固、整齐，不掉页、不松散。装订完成后，在档案封面填写档案编号、员工姓名、部门、入职时间等信息。四、档案保管（一）保管场所设立专门的古代人事档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等必要的设施，确保档案存放环境适宜。（二）保管方式1.纸质档案保管：将装订成册的古代人事档案按照编号顺序排列存放在档案架上，每个档案架应标明存放档案的类别和范围。同时，建立纸质档案目录索引，方便快速查找档案。2.电子档案保管：对古代人事档案进行数字化处理，将纸质档案内容扫描成电子文档，存储在专用的电子存储设备中。电子档案应进行分类存储，并建立相应的电子目录索引，便于检索。电子档案存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限古代人事档案的保管期限根据档案内容的重要性和性质确定。一般情况下，员工在职期间的档案应永久保存；员工离职后，其档案应根据不同情况分别保管一定期限。例如，普通员工离职后的档案保管期限为[X]年，重要岗位员工离职后的档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司/组织相关部门审核批准，可按照规定程序进行销毁。（四）档案清查定期对古代人事档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。清查工作每年至少进行一次，由档案管理部门会同相关部门共同实施。清查内容包括档案数量、档案编号、档案内容等方面。对于清查中发现的问题，如档案缺失、信息错误等，应及时查明原因并进行整改。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部使用：为公司/组织的人力资源管理决策提供依据，如人才选拔、岗位调配、培训发展、绩效考核等工作中查阅员工档案。2.外部查询：在法律法规允许的情况下，根据有关部门的要求，提供员工档案相关信息用于调查、审计等工作。但必须经过严格的审批程序，确保档案信息的合法使用。（二）利用流程1.内部利用流程申请：公司/组织内部各部门因工作需要查阅古代人事档案时，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。审批：档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对申请进行审核。对于涉及重要机密信息或敏感岗位员工档案的查阅申请，需报公司/组织主管领导审批。查阅：经审批通过后，档案管理人员按照申请要求提供档案，并在指定地点供查阅人员查阅。查阅人员必须遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案。登记：档案管理部门对档案查阅情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。2.外部利用流程申请：如因外部有关部门要求查询古代人事档案，需由公司/组织相关部门填写《档案外部查询申请表》，说明查询部门、查询原因、查询内容等，并附上相关部门的查询函。审批：《档案外部查询申请表》经公司/组织主管领导审批同意后，档案管理部门按照审批意见进行办理。提供信息：根据审批意见，档案管理部门可以提供经过审核和处理的档案相关信息，但必须确保信息的合法性和保密性。提供信息时，应做好记录，注明提供信息的内容、提供时间、接收部门等。（三）利用限制1.未经授权不得查阅：严禁任何未经授权的人员查阅古代人事档案。档案管理人员应对档案查阅情况进行严格监督，防止档案信息泄露。2.不得擅自复制：查阅人员如需复制档案内容，必须经过档案管理部门和相关领导的批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案材料应加盖档案管理部门公章，确保其与原件具有同等效力。3.不得用于非工作目的：古代人事档案只能用于公司/组织内部管理和法律法规允许的外部查询工作，不得用于任何其他非工作目的。六、档案保密与安全（一）保密措施1.人员保密管理：档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。档案管理人员应具备良好的保密意识，严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.环境保密管理：档案保管库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。库房内不得存放与档案管理无关的物品，确保档案存放环境的安全性。3.信息保密管理：对电子档案应采取加密存储、访问控制等技术手段进行保密管理。在档案查阅和利用过程中，严格控制信息的传播范围，防止信息泄露。（二）安全管理1.防火安全：档案保管库房应配备消防器材，并定期进行检查和维护。库房内严禁烟火，不得存放易燃、易爆物品。制定火灾应急预案，定期组织消防演练，确保在火灾发生时能够及时有效地进行扑救和疏散。2.防潮防虫安全：库房应保持适宜的温湿度，防止档案受潮发霉、虫蛀鼠咬。定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。3.防盗安全：加强库房的安全防范措施，安装监控设备、报警装置等。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，下班前检查库房门窗是否关闭、设备是否正常运行。（三）责任追究对违反古代人事档案保密与安全制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。对于因故意或重大过失导致档案信息泄露、档案损坏或丢失的人员，将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、档案销毁（一）销毁条件古代人事档案保管期限届满或因其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请。申请应说明销毁档案的类别、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上需销毁档案的清单。（二）销毁流程1.审批：销毁申请经公司/组织主管领导审批同意后，方可进行档案销毁工作。2.清点核对：档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案的准确性和完整性。核对无误后，在需销毁档案清单上签字确认。3.销毁实施：采用合适的销毁方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行全程监督，确保档案被彻底销毁，无法恢复。4.记录备案：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。记录应妥善保存，以备查阅。