民宗所档案管理制度

PAGE民宗所档案管理制度一、总则（一）目的为加强民宗所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民宗所各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：民宗所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映民宗所各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映民宗所工作活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、宗教秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门民宗所设立档案管理室，负责全所档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善民宗所档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.组织开展档案的统计工作，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等信息变化。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。9.参与档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级部门下发的与民宗工作相关的文件、通知、指示、决定等。2.民宗所形成的各类工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.宗教活动管理方面的档案，包括宗教场所登记、活动备案、教职人员管理等相关材料。4.民族事务管理方面的档案，如民族政策落实情况、民族文化活动记录、少数民族权益保障等材料。5.涉及宗教界人士和少数民族群众的来信来访记录及处理结果。6.民宗所组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。7.民宗所开展调研工作形成的调研报告、数据统计等材料。8.民宗所与其他部门或单位签订的合同、协议等文件。9.民宗所工作人员的人事档案、考核材料、培训记录等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.在收集档案材料过程中，如发现档案材料不齐全或不符合要求，应及时与相关部门或人员沟通，补齐或修正档案材料。（三）档案整理1.档案管理部门按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类整理。2.分类方法采用年度机构问题相结合的方式，将档案分为党群工作类、行政管理类、宗教事务管理类、民族事务管理类、业务工作类、人事档案类等类别。3.每一类档案再按照时间顺序进行排列，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。5.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。四、档案的保管（一）档案保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光（紫外线）、防尘、防有害生物等适宜的保管条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管设备1.配备足够数量的档案柜、档案架，用于存放档案。档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、防虫药品、温湿度计等必要的设备和用品。（三）档案保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限的档案应分开存放。2.对重要档案和易损档案应采取备份保管措施，如制作副本、进行数字化存储等，以防止档案原件损坏或丢失。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有霉变、虫蛀、破损等情况，应及时采取相应的修复措施。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应参考档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁工作应在档案管理部门负责人的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅档案1.本所工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，协助查阅人员查找所需档案，并在档案查阅登记簿上做好记录，记录内容包括查阅日期姓名、部门、查阅档案编号、题名、查阅目的等。3.查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。4.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复印。复印后的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章后方可使用。（二）借阅档案1.外单位人员因工作需要借阅民宗所档案，应持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位、借阅人姓名、借阅目的、借阅档案名称、数量、借阅时间等信息，经民宗所分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容和完好程度，确认无误后，在档案借阅登记簿上注销登记。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。2.档案统计报表应按照国家有关规定和民宗所的实际情况进行编制，确保统计数据的准确、及时和完整。统计报表应定期报送档案管理部门负责人和民宗所领导。（二）档案移交1.民宗所工作人员因工作调动、离职等原因，应在办理工作交接手续时，将本人工作中形成的档案材料整理齐全，移交给档案管理部门。2.档案管理部门接收档案材料后，应及时进行整理、归档，并在档案移交登记簿上做好记录。3.民宗所撤销、合并时，档案管理部门应按照国家有关规定，将档案移交给相关部门或单位，并办理档案移交手续。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）电子档案管理1.对具有保存价值的电子文件，应按照档案管理要求进行整理、归档，纳入电子档案管理系统进行管理。2.电子档案应进行分类、编号、著录，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.电子档案应采用安全可靠的存储方式，定期进行备份，防止数据丢失。4.严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全保密。（三