税务局档案制度文件

PAGE税务局档案制度文件一、总则（一）目的为了加强税务局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在税收征收管理、行政管理、人事管理、财务管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则本局档案工作实行统一领导，由办公室负责集中管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交，接受办公室的监督指导。2.完整准确原则各部门应确保档案的形成过程完整、内容准确，如实反映税收工作的实际情况。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便税务干部和社会公众查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局长为组长，各分管副局长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审议档案管理工作规划、制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室作为本局档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。5.定期向同级档案行政管理部门报送档案工作情况。（三）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类，确保档案材料的齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时向办公室移交应归档的档案。3.配合办公室做好档案的鉴定、统计、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管档案包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等业务活动中形成的各类文件材料。2.行政管理档案涵盖本局制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、请示报告、人事任免、财务报表等文件。3.人事档案干部职工的履历、考核、奖惩、工资、任免、培训、专业技术职务评聘等材料。4.其他档案如基建档案、设备档案、声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和特点，及时收集本部门在工作中产生的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件、会议材料等，应在形成后及时收集，避免散失。3.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“件”整理法，以每份文件为一件，进行编号、编目、装订等。2.税收征管档案根据业务流程和档案类型，分别进行整理，如税务登记档案按纳税人类别、登记时间顺序排列，纳税申报档案按申报期限、税种等分类整理。3.人事档案按照干部人事档案管理规定，进行分类整理，建立档案目录和索引。4.其他档案基建档案按工程项目阶段分类，设备档案按设备型号、购置时间整理，声像档案按内容、时间排序，电子档案按照相关标准进行分类存储。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放环境安全适宜。（二）保管要求1.按照档案类别和保管期限，分别存放档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、实体完整。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，延长档案使用寿命。4.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学鉴定，准确划分保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室牵头，各相关部门人员参加，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.全面审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、文号、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册经分管领导审核，报局长批准后实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告存档。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度新增数量、累计数量等。2.档案利用情况统计，如查阅档案的人次、利用档案的目的等。3.档案保管状况统计，如档案库房温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行收集、整理和分析，确保统计数据准确、及时。（三）统计报表定期向上级部门报送档案统计报表，同时向本局领导和各部门提供档案统计分析报告，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用范围1.本局税务干部在工作中查阅档案，用于税收征管、行政管理、政策研究等方面。2.依法依规为纳税人、缴费人及相关单位提供档案查阅服务，如税务稽查案件查询、纳税信用等级评定等。3.接受上级部门、档案行政管理部门及其他有关单位的档案查阅需求。（二）利用方式1.查阅档案设立档案查阅室，配备必要的查阅设备，方便税务干部和社会公众查阅纸质档案。同时，逐步推进档案数字化建设，提供电子档案在线查阅服务。2.复制档案根据利用者的需求，经批准后可为其提供档案复制件，并加盖档案管理部门印章。3.出具证明对档案中涉及的相关事项，经审核后可为利用者出具档案证明。（三）利用手续1.本局税务干部查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，报分管领导批准后查阅。3.查阅档案时，利用者应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损等。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立涵盖本局各类档案的数字化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节的信息化操作，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化存储要求。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入按照档案著录规则，将档案的题名、文号、日期、责任者等信息录入数字化管理系统，建立档案数据库。4.存储管理将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，确保数据安全。（三）系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按关键词、题名、文号、日期等检索，方便快速查找所需档案。2.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密，只有授权人员才能访问和操作相关档案。3.利用统计对档案利用情况进行统计分析，生成各类利用报表，为档案管理决策提供数据支持。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，