档案制度小视频素材

PAGE档案制度小视频素材一、总则（一）目的为加强公司档案制度小视频素材的管理，确保素材的真实性、完整性、准确性和安全性，充分发挥素材在公司宣传、培训、文化建设等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在档案制度小视频素材的收集、整理、存储、使用、共享、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案制度小视频素材管理活动合法合规。2.真实准确原则：素材内容应真实反映公司档案制度相关情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强对素材的安全保护，防止信息泄露、丢失或损坏，确保涉及公司机密的素材得到妥善保管。4.高效利用原则：优化素材管理流程，提高素材利用效率，满足公司各项工作对档案制度小视频素材的需求。二、管理职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案制度小视频素材管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司档案制度小视频素材的收集、整理、存储、编目等工作，建立素材库。3.对各部门提交的素材进行审核，确保素材质量符合要求。4.负责素材的安全保管，定期检查存储设备，确保素材的完整性和可用性。5.按照规定的权限，为公司内部各部门及员工提供素材的查询、借阅服务。6.组织开展素材的鉴定和销毁工作，确保过期或无用的素材得到及时清理。（二）各部门1.负责本部门档案制度小视频素材的收集、整理，并及时提交给档案管理部门。2.配合档案管理部门做好素材的审核、存储、编目等工作，提供必要的协助。3.根据工作需要，按照规定的流程向档案管理部门申请素材的查询、借阅。4.对本部门使用的素材负有安全保管责任，不得擅自复制、传播或泄露素材内容。（三）拍摄制作人员1.按照公司要求和拍摄计划，负责档案制度小视频素材的拍摄工作，确保拍摄内容真实、准确、清晰。2.对拍摄的素材进行初步整理和筛选，剔除不符合要求的数据。3.将整理好的素材及时提交给档案管理部门，并配合做好后续的审核等工作。三、素材收集（一）收集范围1.公司档案制度相关的会议视频，包括制度宣贯会、研讨会、修订会议等。2.制度讲解的培训视频，如内部培训课程、线上学习视频等。3.反映公司档案制度执行情况的工作场景视频，如档案整理现场、借阅登记过程等。4.与档案制度相关的活动视频，如知识竞赛、主题演讲等。5.其他与公司档案制度有关的视频素材，如领导关于档案制度的讲话等。（二）收集渠道1.各部门在开展相关工作过程中，自行组织拍摄并及时提交。2.公司内部活动的组织者，在活动结束后将活动视频提交给档案管理部门。3.档案管理部门定期收集各部门的工作动态素材，主动挖掘有价值的档案制度小视频素材。（三）收集要求1.拍摄的素材应主题明确，突出档案制度相关内容，画面清晰、稳定，声音清楚。2.素材格式应统一规范，推荐使用常见的视频格式，如MP4等。3.拍摄人员应在素材中注明拍摄时间、地点、拍摄人员等基本信息，确保素材的可追溯性。4.对于重要的档案制度小视频素材，应同时提供文字说明，详细阐述视频内容与档案制度的关联及重要意义。四、素材整理（一）分类标准1.根据档案制度的不同方面进行分类，如档案管理制度、档案保管制度、档案利用制度等。2.按照视频的主题、内容、形式等进行细分，如会议视频类、培训视频类、工作场景视频类等。（二）整理流程1.档案管理部门收到各部门提交的素材后，首先对素材的完整性、准确性进行检查，不符合要求的及时反馈给提交部门进行补充或修正。2.按照分类标准对素材进行分类编号，建立素材目录清单，明确素材的名称、编号、分类、来源、拍摄时间等信息。3.对素材进行元数据标注，可以包括视频时长、分辨率、帧率、音频格式等详细技术参数，以便更好地管理和检索素材。4.将整理好的素材按照分类存储到素材库中，确保素材存储有序，便于查找和使用。五、素材存储（一）存储方式1.采用数字化存储方式，建立专门的素材存储服务器或存储阵列，确保素材的安全存储。2.定期对存储的素材进行备份，备份方式可以采用磁带备份、光盘备份或异地存储等，防止因硬件故障、自然灾害等原因导致素材丢失。（二）存储环境1.素材存储服务器应放置在安全可靠的机房内，具备良好的通风、散热、防火、防潮、防盗等条件。2.机房应配备不间断电源（UPS），以防止突然断电对素材存储造成影响。3.定期对存储设备进行维护和检查，确保设备运行正常，存储容量充足。（三）存储安全1.对素材存储服务器设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。2.采用加密技术对重要的素材进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。3.建立存储安全审计机制，记录和监控对素材存储的访问操作，及时发现和处理异常情况。六、素材使用（一）使用申请1.公司内部各部门及员工因工作需要使用档案制度小视频素材时，应填写素材使用申请表，注明使用目的、素材名称、使用时间、使用方式等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交给档案管理部门。（二）使用审批1.档案管理部门收到使用申请表后，对申请内容进行审核，根据素材的权限设置和使用情况进行审批。2.对于涉及公司机密或重要档案制度的素材，需经公司相关领导审批后方可使用。3.审批通过后，档案管理部门向申请人提供素材的使用权限，并告知使用注意事项。（三）使用方式1.申请人可以根据审批结果，通过在线播放、下载等方式获取素材，但不得擅自对素材进行剪辑、修改、传播等操作。2.在使用素材过程中，应严格遵守公司的相关规定，确保素材的正确使用和安全。3.使用结束后，申请人应及时归还素材或按照规定进行妥善处理，不得私自留存。（四）使用记录1.档案管理部门应建立素材使用记录台账，详细记录素材的使用申请、审批、使用情况等信息，包括申请人、申请时间、使用目的、素材名称、使用时长、归还时间等。2.使用记录台账应定期进行整理和归档，以便日后查询和统计分析。七、素材共享（一）共享范围1.在公司内部各部门之间，根据工作需要和权限设置，共享档案制度小视频素材。2.对于与公司业务相关的合作伙伴、上级主管部门等，在符合法律法规和公司规定的前提下，经审批后可以进行有限度的素材共享。（二）共享方式1.通过公司内部网络平台，设置专门的素材共享模块，各部门可以在授权范围内访问和下载共享的素材。2.对于外部共享，可采用加密传输、在线授权播放等方式，确保素材在共享过程中的安全。（三）共享审批1.公司内部部门之间的素材共享，由档案管理部门根据共享需求进行审批，确保共享行为符合公司规定和素材管理要求。2.涉及外部共享的素材，需经公司相关领导审批，并签订保密协议等相关文件，明确共享的范围、期限、责任等事项。（四）共享记录1.建立素材共享记录档案，记录共享的素材名称、共享对象、共享时间、共享方式、审批情况等信息。2.对外部共享的素材，跟踪共享后的使用情况和反馈信息，及时进行管理和调整。八、素材鉴定与销毁（一）鉴定周期1.档案管理部门定期对档案制度小视频素材进行鉴定，原则上每年进行一次全面鉴定。2.对于涉及重要档案制度或有特殊保存价值的素材，可适当延长鉴定周期。（二）鉴定标准1.根据素材的内容、形式、时效性、利用价值等因素进行鉴定，判断素材是否仍具有保存意义。2.对于已过保存期限、内容重复无用、与现行档案制度无关且无参考价值的素材，可以考虑进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组，对素材进行逐一审核和评估。2.鉴定小组根据鉴定标准，提出鉴定意见，形成鉴定报告。3.鉴定报告经公司相关领导审批后，作为素材销毁的依据。（四）销毁方式1.对于需要销毁的素材，采用安全可靠的方式进行销毁，如数据擦除、物理粉碎等，确保素材无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，记录档案保存期限不少于[X]年。（五）销毁监督1.档案管理部门对素材销毁过程进行全程监督，确保销毁工作按照规定要求进行。2.对于重要的档案制度小视频素材销毁，可邀请公司内部审计部门或其他相关部门进行监督。九、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案制度小视频素材管理监督机制，由档案管理部门负责日常监督检查工作。2.定期对各部门的素材管理工作进行抽查，检查素材的收集、整理、存储、使用等环节是否符合本制度要求。（二）检查内容1.素材的完整性和准确性，是否存在缺失、错误或虚假信息。2.素材的存储安全情况，存储设备是否正常运行，数据是否备份等。3.素材的使用和共享情况，是否按照规定的流程进行申请、审批和使用，是否存在违规操作。4.素材的鉴定和销毁工作是否及时、规范，销毁记录是否完整。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书