幼儿园档案管理制度表

PAGE幼儿园档案管理制度表一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案工作实行集中统一管理，由综合档案室归口管理全园档案。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.对各部门档案工作进行指导、监督和检查。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门档案移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的利用工作，提供相关档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和培训，提高本部门档案管理水平。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理类：包含物资采购档案、设备档案、基建档案、安全档案、卫生保健档案等。4.党群工作类：涉及党组织文件、党员档案、工会工作档案、共青团工作档案等。5.声像档案类：如照片、录音、录像等反映幼儿园工作和活动的资料。6.实物档案类：包括幼儿园获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（二）编号规则1.采用年度类别顺序号的编号方法。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写英文字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表教育教学类等。4.顺序号：用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次编号。例如：2023年行政管理类的第5份文件编号为“2023A005”。四、档案收集与归档（一）收集范围1.各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表、记录等。2.幼儿园组织的各类会议、活动、培训等形成的材料。3.教职工个人在教学、科研、管理等工作中产生的有保存价值的材料。4.幼儿园与外部单位往来的文件、信函、协议等。5.反映幼儿园发展历程、重大事件、重要成果的照片、录音、录像等声像资料。6.幼儿园获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门的档案材料，确保材料的齐全、完整。2.档案材料应真实、准确、字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。5.实物档案应妥善保管，确保其完好无损。（三）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的档案，在工作结束后及时归档。3.重要活动、事件的档案，应在活动结束或事件处理完毕后一周内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的档案材料进行初步整理，按照分类要求进行分类、排序。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、类别等信息。3.将整理好的档案移交综合档案室，双方在移交清单上签字确认。4.综合档案室对接收的档案进行再次审核、整理，确保档案符合归档要求。五、档案整理与装订（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起。2.教育教学类档案：按课程、年级、学期等分类整理，教案、教学成果等分别成册。3.后勤管理类档案：根据物资类别、设备型号、基建项目等进行分类，相关文件集中存放。4.党群工作类档案：按党组织、工会、共青团等不同组织的工作内容分类整理。5.声像档案类：按照拍摄时间、内容主题等进行分类，同时建立相应的目录索引。6.实物档案类：对实物进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。（三）装订要求1.去除文件上的金属物，如订书钉、大头针等。2.采用A4纸规格的档案盒或档案夹进行装订，文件左侧装订，装订应牢固、整齐。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其大小与档案盒或档案夹相适应。4.每份档案应编写页码，页码位置在文件正面右下角、背面左下角。六、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在40%60%。（二）保管方式1.档案应分类存放于档案架上，标识清晰，便于查找。2.对重要档案和电子档案应进行备份存储，备份介质应定期检查、更新。3.实物档案应存放在专门的陈列柜或库房内，妥善保管。（三）档案清查1.综合档案室每年应对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、质量、保管状况等。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并报告幼儿园领导。3.对清查结果应进行记录，形成档案清查报告，归档保存。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑其价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的形成时间、重要程度、利用率等因素。3.对于涉及重要事件、人物、政策等的档案，应重点鉴定。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.经幼儿园领导批准后，由综合档案室负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门在工作中查阅档案，用于行政管理、教育教学、后勤保障等方面的参考。2.教职工个人因教学、科研、职称评定等需要查阅本人业务档案。3.外单位因工作需要查阅幼儿园相关档案，须经幼儿园领导批准。（二）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要短期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件，但需经综合档案室负责人批准。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅档案时，利用者需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅申请表应注明借阅期限、归还日期等。3.复制档案时，利用者应填写档案复制申请表，说明复制内容、用途等，经综合档案室负责人审核后，按规定进行复制。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.借阅的档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。3.复制的档案应妥善保管，不得擅自传播、转让。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立幼儿园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。2.对电子文件进行规范整理，确保其格式统一、命名规范，并进行元数据著录。3.采集声像档案时，应确保其格式符合要求，同时进行相应的文字说明和标注。（三）档案信息系统功能1.具备档案录入、存储、检索、统计、借阅管理等功能。2.能够实现档案的分类浏览、全文检索，并提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号等检索。3.对档案的利用情况进行统计分析，生成相关报表。4.具备数据备份和恢复功能，