污染源普查档案制度

PAGE污染源普查档案制度一、总则（一）目的为加强污染源普查档案管理，确保污染源普查档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在污染源普查工作中的作用，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在污染源普查工作中形成的各类档案的管理，包括普查准备、清查、调查、数据汇总与审核、质量核查等各个阶段产生的文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则污染源普查档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映污染源普查工作的实际情况，数据准确、可靠，严禁弄虚作假。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为污染源普查工作及相关决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织污染源普查档案管理制度并组织实施。2.负责污染源普查档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全污染源普查档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.指导和监督各普查工作小组及相关部门做好档案的形成、积累和整理工作，确保档案质量。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案利用工作，为污染源普查工作及其他相关工作提供档案信息服务。（二）普查工作小组及相关部门职责1.按照档案管理要求，负责本部门在污染源普查工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集、完整保存，防止档案丢失或损坏。3.在档案形成过程中，严格按照规范要求进行记录和整理，保证档案内容的真实性、准确性和规范性。4.配合档案管理部门做好档案的清查、统计、鉴定销毁等工作，提供相关档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.普查准备阶段：包括普查方案、工作计划、人员培训资料、宣传资料、普查机构组建文件等。2.清查阶段：清查底册、清查工作报告、清查数据汇总表等。3.调查阶段：各类污染源调查表、现场勘查记录、监测报告、企业营业执照、生产许可证、排污许可证等相关证明文件。4.数据汇总与审核阶段：数据汇总表及审核记录、审核报告等。5.质量核查阶段：质量核查方案、核查记录、核查报告等。6.其他与污染源普查工作相关的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各普查工作小组及相关部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在污染源普查工作中形成的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，载体应符合耐久性要求，能够长期保存。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照分类标准进行整理，同一类别的文件应集中排列，不同类别的文件应分开存放。3.对纸质文件和电子文件应进行同步整理，确保两者之间的对应关系准确无误。（四）整理方法1.分类按照污染源类型、普查阶段、文件性质等进行分类。例如，可分为工业污染源档案、农业污染源档案、生活污染源档案等；普查准备、清查、调查等阶段分别设立类目；文件性质可分为文件、报表、图表、记录等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号可采用流水号或分类编号相结合的方式，如“工业污染源调查阶段001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。同时，为便于电子检索，应建立电子目录数据库。4.装订对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉或塑料夹等可能影响档案保存的装订材料。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各普查工作小组及相关部门应在污染源普查工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应按照归档要求对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正，直至符合归档标准。3.归档的档案应编制归档清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存，双方签字确认。（二）保管期限1.污染源普查档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括普查方案、重要文件、数据汇总成果及相关审批文件等，这些档案对于污染源普查工作及后续相关工作具有重要的查考利用价值。3.长期保管的档案一般为普查过程中的主要工作记录、调查数据等，保管期限为[X]年，这些档案在一定时期内对污染源普查工作的总结、分析和评估具有重要意义。4.短期保管的档案为普查工作中的一般性文件和资料，保管期限为[X]年，期满后可根据实际情况进行鉴定销毁。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理、检索查询和安全控制。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可根据实际情况进行数字化处理，建立数字化档案库，实现档案的远程查阅和利用。（四）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。发现问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。2.对纸质档案，应定期进行清点、核对，发现破损、褪色等情况应及时修复或复制。对电子档案，应定期进行数据备份和病毒查杀，确保数据的安全和完整。3.根据档案保管期限和实际利用情况，对超过保管期限的档案进行定期鉴定，确定是否需要继续保存。对确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅污染源普查档案，包括普查工作回顾、数据分析、质量核查、决策支持等。2.上级主管部门、政府相关部门及其他单位因工作需要查阅污染源普查档案，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅纸质档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划或抽取、撤换档案材料。2.查阅电子档案时，查阅人员应通过档案管理部门提供的电子档案管理系统进行查阅，不得擅自复制、传播电子档案。如需复制电子档案，应按照规定办理审批手续。3.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供必要的档案信息咨询服务，协助查阅人员准确、快速地获取所需档案资料。（三）借阅手续1.本公司/组织内部人员借阅污染源普查档案，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.上级主管部门、政府相关部门及其他单位借阅污染源普查档案，应出具单位介绍信，注明借阅内容、借阅期限等，经档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。3.在办理借阅手续时，借阅人员应与档案管理部门签订借阅协议，明确双方的权利和义务，确保档案的安全和完整归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还。2.归还档案时，借阅人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理部门在接收归还的档案时，应进行认真核对，确认无误后办理归还手续，并在档案管理台账上进行记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家及普查工作小组代表组成。鉴定小组负责对污染源普查档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、查考价值、历史意义等因素，综合判断档案的保管期限。对于反映污染源普查工作全貌、具有长期查考利用价值的档案，应列为永久保管；对于普查过程中的主要工作记录、数据等，可列为长期保管；对于一般性文件和资料，可列为短期保管。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以销毁。销毁档案应严格按照规定的程序进行，确保档案信息的安全。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2