设备图文档案管理制度

PAGE设备图文档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司设备图文档案的管理，确保设备图文档案的完整、准确、系统和安全，便于设备的维护、维修、改造、更新以及技术交流和管理决策，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备的图文档案管理，包括生产设备、办公设备、运输设备等各类设备从采购、安装、调试、使用、维护、维修到报废全过程中形成的图文资料。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善设备图文档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司设备图文档案，建立设备图文档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。指导和督促各部门做好设备图文档案的收集、整理、归档工作，并对归档的档案进行审核。2.设备使用部门负责本部门设备图文档案的收集、整理、初步审核，并及时移交档案管理部门归档。明确专人负责设备图文档案管理工作，确保设备档案资料的真实、完整、及时。在设备的采购、安装、调试、使用、维护、维修等过程中，按照档案管理要求，同步形成规范的图文资料。3.设备管理部门协助档案管理部门做好设备图文档案管理工作，提供设备技术资料和相关信息。参与设备图文档案的审核，对设备档案的专业性和准确性进行把关。在设备的选型、验收、报废等环节，配合档案管理部门做好相关档案资料的处理。二、设备图文档案的收集（一）设备采购阶段1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关技术协议、商务条款等资料移交档案管理部门。2.设备到货时，采购部门应要求供应商提供设备的随机资料，包括设备说明书、操作手册、维修手册、合格证、质量检验报告、装箱清单等，并将这些资料一并移交档案管理部门。3.设备采购过程中的招投标文件、评标报告、采购申请等相关资料也应作为设备图文档案的一部分进行收集。（二）设备安装调试阶段1.设备安装调试过程中，安装调试人员应详细记录设备的安装位置、安装时间、安装步骤、调试参数、调试结果等信息，并形成安装调试报告。报告应附设备安装现场照片、设备连接示意图、调试数据记录表格等图文资料。2.设备安装调试过程中涉及的技术变更、问题处理等相关资料也应及时收集整理，包括变更申请、变更方案、处理记录等，并附上相应的图纸、照片等。（三）设备使用维护阶段1.设备使用部门应建立设备运行记录台账，详细记录设备的运行时间、运行参数、维护保养情况等信息。运行记录应定期整理，并附上设备运行状态照片、关键运行参数曲线图表等。2.设备维护保养过程中形成的维护保养计划、维护保养记录、维修工单、更换零部件清单等资料应及时收集。维修工单应详细记录故障现象、故障原因分析、维修措施、维修时间等信息，并附上维修前后设备照片、维修部位示意图等。3.设备的技术改造、升级等相关资料也应作为设备图文档案的一部分进行收集，包括改造升级方案、技术协议、实施过程记录、验收报告等，并附上改造升级前后设备对比照片、技术参数变化图表等。（四）设备报废阶段1.设备报废申请批准后，设备管理部门应组织相关人员对报废设备进行技术鉴定，形成设备报废鉴定报告。报告应附上设备报废前的照片、技术参数等资料。2.设备报废过程中的报废处理记录、资产核销凭证等资料也应收集归档。三、设备图文档案的整理（一）分类原则设备图文档案应按照设备类别、型号、规格等进行分类，确保档案分类清晰、便于查找。（二）编号规则为每台设备建立唯一的档案编号，编号应体现设备的类别、型号、购置时间等信息，便于识别和管理。编号格式可采用[设备类别代码][型号代码][购置年份][流水号]，例如：SC01202301001，其中“SC”表示生产设备类别代码，“01”表示设备型号代码，“2023”表示购置年份，“001”表示流水号。（三）整理要求1.对收集到的设备图文档案资料进行分类整理，按照档案编号顺序进行排列。每一份档案资料应进行编号、编目，编目内容包括档案编号、设备名称、型号规格、购置时间、档案内容摘要、页数、归档日期等。2.对纸质档案资料进行装订，确保资料整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订厚度不宜过厚，以方便查阅。3.对电子档案资料进行分类存储，建立电子文件夹结构，文件夹名称应与纸质档案分类一致。电子档案应进行命名规范，文件名应包含档案编号、设备名称、资料内容等关键信息，便于识别和检索。四、设备图文档案的归档（一）归档流程1.设备使用部门整理好的设备图文档案资料，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性等。审核合格的档案资料进行编号、编目、装订（纸质档案）或存储（电子档案），并办理归档手续。3.档案管理部门应建立设备图文档案归档台账，记录档案的归档日期、档案编号、设备名称、型号规格、归档人等信息，便于查询和统计。（二）归档期限设备图文档案应在设备相关工作完成后及时归档，一般不得超过一个月。对于重大设备项目或复杂设备的档案资料，应在项目验收或设备交付使用后三个月内完成归档。五、设备图文档案的保管（一）保管方式1.纸质设备图文档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子设备图文档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的设备图文档案，可采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，确保档案的安全性和完整性。（二）保管期限设备图文档案的保管期限应根据设备的使用寿命、重要程度等因素确定。一般设备的图文档案保管期限为设备报废后[X]年，重要设备或关键设备的图文档案保管期限为设备报废后[X]年。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对设备图文档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存储状态正常。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。2.严格限制档案的查阅和借阅范围，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅设备图文档案。确需查阅、借阅的，应按照规定办理查阅、借阅手续，并在规定时间内归还。3.档案管理人员应严格遵守档案管理规定，保守档案机密，不得泄露档案内容。六、设备图文档案的利用（一）利用范围1.设备维护维修人员可查阅设备图文档案，获取设备的技术资料、维修手册、操作手册等，以便进行设备的维护、维修工作。2.设备管理部门可利用设备图文档案进行设备的选型、评估、报废等管理决策，以及设备技术改造、升级等项目的规划和实施。3.公司其他部门因工作需要，经批准可查阅相关设备图文档案，获取设备的基本信息、运行情况等资料。（二）利用流程1.查阅、借阅设备图文档案，应填写《设备图文档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的档案编号及名称、查阅/借阅目的、查阅/借阅时间等信息。2.《设备图文档案查阅/借阅申请表》经申请部门负责人签字、档案管理部门负责人审批后，方可查阅/借阅。3.查阅设备图文档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、份数等信息。4.借阅设备图文档案的，应在规定时间内归还。如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、设备图文档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则设备图文档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、确保安全的原则，对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立设备图文档案鉴定小组，由档案管理部门、设备管理部门、财务部门等相关人员组成。鉴定小组负责对设备图文档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解设备的使用情况、技术状态、历史沿革等，判断档案是否仍具有保存价值。2.结合公司的发展战略、生产经营需求、设备更新换代等情况，综合评估档案的重要性和必要性。3.参考国家有关档案保管期限的规定，对档案的保管期限进行审查。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的设备图文档案，由档案管理部门编制《设备图文档案销毁清单》，清单应注明档案编号、设备名称、型号规格、销毁原因等信息。2.《设备图文档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁纸质档案时