留学生档案审查制度

PAGE留学生档案审查制度第一章总则第一条目的为确保留学生档案管理的规范性、准确性和安全性，保障留学生权益，维护学校及相关机构的正常秩序，特制定本留学生档案审查制度。第二条适用范围本制度适用于本校接收的所有留学生，包括学历生、交换生、短期进修生等各类留学项目的学生。第三条基本原则1.合法性原则：档案审查工作严格遵守国家法律法规以及教育主管部门的相关规定。2.真实性原则：确保留学生档案材料真实、准确，如实反映学生的学习经历、学术成绩、品行表现等情况。3.保密性原则：对留学生档案信息予以严格保密，防止信息泄露。4.完整性原则：保证留学生档案材料齐全、完整，涵盖学生留学期间的各类重要信息。第二章档案内容与分类第四条入学申请档案1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、国籍、护照号码、联系方式等。2.学历证明材料：高中毕业证书、成绩单、大学在读证明或毕业证书等。3.语言能力证明：雅思、托福、汉语水平考试（HSK）等成绩证书。4.推荐信：由原学校老师或相关人士出具的推荐信。5.个人陈述：阐述留学目的、学习计划、个人优势等内容。第五条学习期间档案1.课程学习记录：每学期的课程成绩单、考试成绩、考勤记录等。2.学术成果：论文发表、科研项目参与情况、获奖证书等。3.社会实践记录：实习报告、志愿者活动证明等。4.奖惩记录：学校或相关机构给予的奖励与处分文件。第六条毕业与离校档案1.毕业论文（设计）：包括开题报告、论文正文、答辩记录等。2.毕业证明材料：毕业证书、学位证书等。3.离校手续办理记录：宿舍归还、学费结清、图书借阅归还等情况。第三章档案审查流程第七条入学前审查1.学校招生部门收到留学生入学申请后，对入学申请档案进行初步审核。重点审查学历证明、语言能力证明等材料的真实性和有效性。2.对于存在疑问的材料，招生部门可通过函调、电话核实等方式进行进一步查证。3.审核通过的入学申请档案移交至档案管理部门进行归档。第八条学习期间定期审查1.每学期结束后，各教学单位负责收集学生的课程学习记录等相关材料，并进行初步整理。2.档案管理部门会同教学单位对学生学习期间档案进行定期审查。审查内容包括课程成绩的准确性、学术成果的真实性、奖惩记录的完整性等。3.对于发现的问题，及时与学生沟通核实，并要求学生提供补充材料或作出说明。第九条毕业前综合审查1.在学生毕业前，档案管理部门对学生的全部档案进行综合审查。审查内容涵盖入学申请档案、学习期间档案以及毕业与离校档案等各个方面。2.重点审查毕业论文（设计）的质量、毕业证明材料的准确性以及离校手续的完备性。3.对于审查合格的学生档案，出具档案审查合格证明，作为学生毕业的必备材料之一。第四章审查责任与监督第十条审查人员责任1.参与档案审查工作的人员应认真履行职责，严格按照审查标准和流程进行操作。2.对审查过程中发现的问题应及时记录，并采取有效措施进行核实和处理。3.如因审查人员疏忽或故意违规导致档案审查失误，将追究相关人员的责任。第十一条监督机制1.学校设立专门的档案审查监督小组，负责对留学生档案审查工作进行全程监督。2.监督小组定期对档案审查工作进行检查，抽查审查档案的质量和审查流程的执行情况。3.接受师生及社会各界对档案审查工作的监督举报，对举报内容及时进行调查处理。第五章档案保管与保密第十二条保管要求1.留学生档案应妥善保管，采用安全可靠的存储方式，如纸质档案专柜存放、电子档案加密存储等。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的完整性和安全性。3.定期对档案进行整理和清查核对，确保档案材料无缺失、损坏等情况。第十三条保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制、传播留学生档案信息。2.因工作需要查阅档案的人员，必须履行严格的审批手续，并在规定的范围内使用档案信息。3.对涉及留学生个人隐私的信息，应采取特殊的保密措施，防止信息泄露。第六章档案查阅与使用第十四条查阅权限1.留学生本人有权查阅自己的档案，但需提前向档案管理部门提出申请，并填写查阅申请表。2.学校内部相关部门因工作需要查阅留学生档案的，应出具正式的查阅函，并说明查阅目的和范围。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅留学生档案时，必须经过学校主管领导批准，并严格按照规定办理查阅手续。第十五条使用规定1.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。2.如需复印档案材料，必须经过档案管理部门同意，并按照规定进行复印操作。3.档案信息的使用应严格限定在申请查阅的目的范围内，不得用于其他非法或不当用途。第七章档案变更与补充第十六条变更情形1.留学生个人基本信息发生变更的，如姓名、国籍、联系方式等，应及时向学校相关部门提交变更申请，并提供相应的证明材料。2.学历、学位等证明材料发生变更的，需提供新的有效证明文件。第十七条补充材料1.在学习期间，留学生如有新的学术成果、社会实践经历等需要补充到档案中的，应及时向档案管理部门提交相关材料。2.毕业前，如发现档案中存在遗漏或需要补充的重要信息，学生应积极配合学校进行补充完善。第十八条变更与补充流程1.留学生提交变更或补充申请后，相关部门进行审核。审核通过后，档案管理部门对档案进行相应的变更或补充操作。2.变更或补充后的档案应进行重新审查，确保档案信息的准确性和完整性。第八章档案销毁第十九条销毁条件1.留学生毕业离校后，其档案在保管一定期限后，根据学校档案保管期限规定，确需销毁的，方可进行销毁处理。2.档案存在严重损坏、变质等无法继续保存的情况时，经鉴定后可进行销毁。第二十条销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.学校档案管理负责人对销毁申请进行审批。审批通过后，组织专门人员进行档案销毁操作。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参