社保中心档案室制度

PAGE社保中心档案室制度一、总则（一）目的为加强社保中心档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社保中心档案室的档案管理工作，包括各类社保业务档案、文书档案、会计档案等的收集、整理、保管、查阅和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社保中心档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理的合法性和规范性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，为档案利用者提供方便快捷的服务，提高档案的利用效率。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置档案管理人员应根据工作需要设置档案主管、档案管理员等岗位，明确各岗位的职责和分工。（二）档案主管职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.指导档案管理员的业务工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.负责档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作的审核和监督。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.负责与上级主管部门和其他相关单位的档案业务联系和沟通。（三）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.负责档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。3.负责档案的查阅和借阅登记工作，按照规定为档案利用者提供服务。4.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。5.协助档案主管开展档案管理的其他工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.社保业务档案：包括参保登记、缴费申报、待遇核定、基金征缴、关系转移等业务过程中形成的各类文件、资料、报表等。2.文书档案：包括社保中心的各类公文、函件、会议纪要、工作计划、总结等。3.会计档案：包括社保基金财务收支凭证、账簿、报表等。4.其他档案：包括人事档案、基建档案、设备档案等与社保中心工作相关的各类档案。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围和要求，认真收集各类档案，对收集到的档案进行初步整理和分类。3.对于重要档案和紧急档案，应及时收集并移交档案室。（三）档案整理原则1.遵循文件形成规律和特点：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：采用科学合理的分类方法和编号方式，便于档案的查找和利用。3.保持档案的真实性和完整性：对档案进行整理时，应保持档案的原始面貌，不得擅自涂改、伪造档案。（四）档案整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为社保业务档案、文书档案、会计档案等类别，再在各类别下进一步细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。3.装订：对纸张较小、较薄的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案保管（一）档案保管场所1.社保中心应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和保养。（三）档案保管期限1.社保业务档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为长期和短期。2.文书档案的保管期限根据文件的重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期。3.会计档案的保管期限按照国家有关会计档案管理的规定执行。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由档案主管组织，档案管理人员和相关业务人员参加，对档案的内容、价值等进行综合评估。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报经社保中心领导批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同销毁。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。五、档案查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.社保中心内部工作人员因工作需要，可以查阅和借阅与其工作相关的档案。2.外部单位因工作需要查阅社保中心档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅与借阅手续1.社保中心内部工作人员查阅和借阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅和借阅。2.外部单位查阅社保中心档案，应提前向社保中心提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，经社保中心领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅和借阅档案时，应严格遵守档案查阅和借阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。4.查阅和借阅档案的人员应按时归还档案，如需延期借阅，应办理延期手续。（三）查阅与借阅登记1.档案管理人员应建立档案查阅和借阅登记制度，对查阅和借阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅和借阅登记记录应妥善保管，以备查考。（四）档案复制与摘录1.因工作需要复制或摘录档案的，应经档案主管批准，并在档案管理人员的监督下进行。2.复制或摘录的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门的印章。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立社保中心档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为社保中心的业务工作提供更加便捷的档案服务。（二）档案信息化管理系统功能1.档案录入：将纸质档案信息录入系统，建立电子档案数据库。2.档案检索：通过系统提供的检索功能，快速查找所需档案信息。3.档案借阅：实现档案的在线借阅申请、审批和借阅登记等功能。4.档案统计：对档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析。5.系统管理：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复等功能。（三）档案数字化处理1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，扫描成电子文件，存储在档案信息化管理系统中。2.数字化处理的档案应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。（四）档案信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理系统的安全防护。2.对档案信息化管理系统的用户进行权限管理，设置不同的用户角色和权