公卫档案管理制度

PAGE公卫档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公卫档案管理，确保公卫档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，为公司公共卫生工作的决策、管理和服务提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及公共卫生管理的所有部门、科室及相关工作人员。（三）定义1.公卫档案：指公司在公共卫生管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.公共卫生管理活动：包括但不限于疾病预防控制、环境卫生监测、职业健康管理、食品安全监管、突发公共卫生事件应急处置等工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公卫档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：公卫档案应如实反映公共卫生管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公共卫生管理活动中产生的各类档案，确保档案内容完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及敏感信息的公卫档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公卫档案管理制度，并组织实施。2.负责公卫档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立公卫档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公卫档案进行统计分析，为公司公共卫生工作决策提供数据支持。5.指导和监督各部门、科室的公卫档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。（二）各部门、科室职责1.负责本部门、科室公共卫生管理活动中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门、科室的档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好公卫档案的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。4.严格遵守公卫档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作流程和操作规范。2.负责公卫档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编目、上架等，确保档案存放有序，便于查找。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和跟踪工作，确保档案的安全归还。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制工作档案，包括疫情报告、疫苗接种记录、传染病监测数据、防控措施落实情况等。2.环境卫生监测档案，涵盖空气、水、土壤等环境质量监测报告，公共场所卫生检测结果，环境卫生整治工作记录等。3.职业健康管理档案，有员工职业健康体检报告、职业危害因素检测与评价资料、职业健康培训记录等。4.食品安全监管档案，包含食品生产经营单位许可资料、食品抽检报告、食品安全事故调查处理记录等。5.突发公共卫生事件应急处置档案，如事件报告、应急响应过程记录、处置措施及效果评估等。6.其他与公共卫生管理相关的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门、科室应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和时间要求，及时收集本部门、科室产生的公卫档案。2.档案收集应保持原始性和完整性，不得遗漏重要文件和资料。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史关联。2.区分不同类别、年度、保管期限等进行整理，便于管理和查找利用。3.按照档案管理的规范化要求，对档案进行分类、编号、编目等操作。（四）整理方法1.分类：根据公卫档案的内容和性质，分为疾病预防控制、环境卫生、职业健康、食品安全、突发公共卫生事件等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案基本情况。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门、科室应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的公卫档案移交档案管理部门归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。清单应包括档案名称、数量、编号、移交日期等内容。3.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，对不符合归档要求的档案，应及时退回原部门、科室补充完善。（二）保管期限公卫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及重大公共卫生事件、重要政策法规依据、具有长期历史研究价值等档案。2.长期保管：保存期限为[X]年，主要包括较为重要的公共卫生管理业务档案、阶段性工作成果记录等。3.短期保管：保存期限为[X]年，一般为日常公共卫生管理活动中形成的一般性文件资料。（三）保管方式1.纸质档案保管：采用专用档案柜存放，按照档案类别、保管期限等顺序排列，确保档案存放整齐有序。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案保管：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。同时，采取有效的数据安全防护措施，防止电子档案数据丢失、损坏或被篡改。3.声像档案保管：对照片、录音、录像等声像档案进行整理编目，注明拍摄时间、地点、内容等信息。采用光盘、磁带等介质进行存储，并按照档案保管要求进行保管。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.配备必要的消防设备和安全防护设施，如灭火器、防盗报警装置等，并定期进行检查维护，确保其正常运行。3.档案库房应设置专人负责管理，限制无关人员进入，确保档案安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部工作人员因工作需要查阅公卫档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大决策、重要业务等需要查阅档案的，应经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅公卫档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人提交档案查阅申请表，档案管理部门工作人员根据审批意见，确定是否提供查阅服务。2.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应与原件一致，复印件应加盖档案管理部门印章。（三）借阅权限1.公司内部工作人员因工作需要借阅公卫档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[规定借阅天数]，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.涉及重要机密的公卫档案，原则上不得借阅。确因工作需要借阅的，必须经公司主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅申请人提交档案借阅申请表，档案管理部门工作人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅登记手续。2.借阅人员领取档案时，应与档案管理部门工作人员当面核对档案数量、完整性等情况，并在借阅登记簿上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司。如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门工作人员对归还的档案进行检查，确认无误后，办理归还手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。负责对公卫档案的保管期限进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准与方法1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，结合公卫档案保管期限的规定，对档案进行综合鉴定。2.查阅档案内容，分析其在公共卫生管理工作中的作用和意义，判断是否需要继续保存。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对公卫档案进行鉴定，提出拟销毁档案清单。2.拟销毁档案清单经公司分管领导审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如纸质档案应进行粉碎处理，电子档案应进行彻底删除等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.销毁记录应长期保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立公卫档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅次数等。统计报表应准确、及时、完整，为公司公共卫生工作决策提供数据支持。3.每年[具体时间]前，档案管理部门应编制本年度公卫档案统计年报，上报公司领导和相关部门。（二）档案利用1.积极开发公卫档案信息资源，通过编研、汇编等