绩效审计档案管理制度

PAGE绩效审计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司绩效审计档案的管理，确保绩效审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥绩效审计档案在公司管理和决策中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有绩效审计项目档案的管理，包括审计计划、审计方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告等相关资料。（三）管理原则绩效审计档案管理遵循集中统一、分级负责、规范有序、安全保密的原则。公司设立专门的档案管理部门，负责绩效审计档案的集中管理；各审计项目组负责本项目档案的收集、整理和初步归档工作，并接受档案管理部门的指导和监督。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善绩效审计档案管理制度，并组织实施。2.负责绩效审计档案的集中保管，确保档案的安全和完整。3.对各审计项目组提交的档案进行审核、整理、编目和装订，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对绩效审计档案进行检查和清理，对超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁。5.负责向公司内部有关部门和外部单位提供绩效审计档案的查阅、借阅服务，并按照规定办理相关手续。6.对绩效审计档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作方法和流程。（二）审计项目组职责1.按照档案管理要求，负责本项目审计档案的收集、整理和初步归档工作。2.在审计项目实施过程中，及时将审计工作中形成的各种文件材料进行分类、编号、装订，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.审计项目结束后，在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和说明。（三）审计人员职责1.在审计工作中，严格按照审计程序和方法，认真收集、整理审计证据和工作底稿，确保档案资料的真实性和可靠性。2.对自己所形成的档案资料负责，及时将其移交项目组进行统一管理。3.遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围绩效审计档案应收集审计项目从立项到结束全过程中形成的所有文件材料，包括但不限于：1.审计计划：包括年度审计计划、项目审计方案等。2.审计通知书：向被审计单位发送的审计通知文件。3.审计工作底稿：记录审计过程、发现问题及审计结论的工作记录。4.审计证据：包括书面证据、实物证据、视听证据、电子数据等支持审计结论的各类证据。5.审计报告：包括审计报告初稿、征求意见稿、正式审计报告及相关的反馈意见等。6.被审计单位的反馈意见及整改情况报告：被审计单位对审计报告的意见和采取的整改措施及结果。7.与审计项目有关的其他文件材料，如会议记录、沟通函件、专家咨询意见等。（二）收集要求1.审计人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子数据等特殊形式的证据，应进行备份，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照审计项目的实施顺序，对收集到的文件材料进行分类。一般可分为审计准备类、审计实施类、审计报告类、审计结果类等。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。3.编写文件材料的目录，目录应包括文件名称、编号、日期、页数等信息，确保目录与文件材料内容一致。4.将整理好的文件材料按照顺序排列，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间审计项目结束后，审计项目组应在[X]个工作日内将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。档案管理部门应在收到档案后的[X]个工作日内完成审核和归档工作。（二）归档程序1.审计项目组填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并由项目组负责人签字确认。档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与审计项目组沟通，要求其补充或更正。审核无误后进行归档，将档案存入专门的档案柜或档案存储设备中，并按照档案分类编号顺序进行排列。同时，在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案目录。（三）保管期限绩效审计档案的保管期限根据档案的重要程度和性质分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括：涉及公司重大决策、重要资产处置、严重违法违纪问题等具有重要历史价值和查考利用价值的审计项目档案。公司领导交办的特别重要的审计项目档案。2.长期保管的档案包括：对公司经营管理有较大影响的审计项目档案，保管期限为[X]年。涉及公司重要业务流程、内部控制制度等方面的审计项目档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案包括：一般性的审计项目档案，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。同时，应建立档案索引，方便快速定位所需档案。3.定期对档案进行检查和盘点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点，以防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅绩效审计档案，需填写《绩效审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司机密或敏感信息的绩效审计档案，查阅申请需经公司分管领导签字批准。3.外部单位查阅绩效审计档案，需持有单位介绍信，并经公司总经理签字批准。同时，应与公司签订保密协议，明确查阅范围、使用方式、保密责任等事项。（二）查阅程序1.查阅申请人将填写好的《绩效审计档案查阅申请表》提交档案管理部门。2.档案管理部门审核申请，符合查阅权限要求的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所和设备。3.查阅人员只能在规定的范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制部分内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。4.查阅结束后，查阅人员应在《绩效审计档案查阅登记表》上签字确认，归还所查阅的档案。档案管理人员应对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅绩效审计档案，需填写《绩效审计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司机密或敏感信息的绩效审计档案，借阅申请需经公司分管领导签字批准。3.外部单位原则上不得借阅绩效审计档案，如有特殊情况确需借阅的，需经公司总经理签字批准，并按照查阅程序办理相关手续。（四）借阅程序1.借阅申请人将填写好的《绩效审计档案借阅申请表》提交档案管理部门。2.档案管理部门审核申请，符合借阅权限要求的，办理借阅手续，向借阅人发放档案，并在《绩效审计档案借阅登记表》上登记借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅人等信息。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立绩效审计档案鉴定小组，由档案管理部门、审计部门及相关业务部门的人员组成。鉴定小组负责对到期的绩效审计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且在今后公司经营管理活动中不再具有查考利用价值的档案。2.档案内容涉及的事项已经得到彻底解决，且无遗留问题的档案。3.重复、无效或不完整的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的绩效审计档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案是否需要销毁。对于仍有保存价值的档案，应提出继续保管的意见。3.经鉴定小组鉴定后，认为确需销毁的档案，编制《绩效审计档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并由鉴定小组全体成员签字确认。（四）销毁程序1.《绩效审计档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。一