工程部档案移交制度

PAGE工程部档案移交制度一、总则（一）目的为加强工程部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案的有效利用和规范移交，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程部所有项目从项目启动至竣工验收、交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理与移交工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映项目建设过程中的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖项目建设各个环节的相关资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等符合规范要求。4.及时性原则：档案资料应随项目进展同步整理、及时归档，避免积压和延误。5.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责分工（一）工程部1.负责制定档案管理工作计划，明确各阶段档案管理工作任务和要求。2.组织项目各参建单位开展档案资料的收集、整理、分类、编目等工作，并进行定期检查和指导。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，确保档案质量符合要求。4.负责档案的临时保管，在规定时间内完成向公司档案管理部门的移交工作。（二）项目负责人1.为本项目档案管理工作的第一责任人，负责组织协调项目档案管理工作，确保档案管理工作与项目建设同步推进。2.审核项目档案管理工作计划和实施方案，对档案管理工作提供必要的资源支持。3.监督检查项目各参建单位档案管理工作的落实情况，及时解决存在的问题。（三）项目各参建单位1.负责本单位承担工作范围内形成档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照工程部的要求，按时向工程部移交本单位的项目档案资料，并对所移交档案的质量负责。3.配合工程部做好项目档案的整理、审核、移交等工作，接受工程部的监督检查。（四）公司档案管理部门1.负责制定公司档案管理制度和标准，指导工程部及各参建单位的档案管理工作。2.接收工程部移交的项目档案，进行统一保管、整理、编目和数字化处理，建立健全公司档案信息管理系统。3.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，确保档案的安全和有效利用。4.定期对工程部档案管理工作进行检查和考核，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励，对存在问题的单位提出整改意见并督促落实。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件及技术资料。3.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、工程进度报表、工程洽商记录、工程事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理通知单、工程暂停令等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告、工程竣工图等。6.其他与项目建设有关的文件资料，如项目照片、影像资料、声像档案等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应收集原件，如无法取得原件，应在复印件上注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.对收集到的档案资料应进行分类登记造册，建立档案资料台账，详细记录档案资料的名称、来源、日期、份数等信息。（三）整理要求1.档案资料应按照分类标准进行分类整理，做到分类科学、组卷合理、排列有序。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.档案资料应编制目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容，目录应清晰、准确反映档案资料的内容。4.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案资料的完整性和可读性。5.电子档案应与纸质档案同步整理，电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程部应定期对整理好的档案资料进行归档，归档时间应根据项目进展情况和档案管理要求确定，一般每季度或半年进行一次归档。2.归档的档案资料应编制档案移交清单，清单应包括档案资料的名称、编号、数量、移交日期等内容，移交清单一式两份，双方签字确认后各执一份。3.档案资料应按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.项目前期文件、设计文件、竣工验收文件等具有长期保存价值的档案资料，保管期限为永久。2.施工过程文件、监理文件等与项目建设密切相关的档案资料，保管期限为长期，一般不少于项目竣工后50年。3.其他一般性文件资料，保管期限为短期，一般不少于项目竣工后10年。（三）保管条件1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，保证档案资料的妥善存放。3.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的安全和完整。五、档案移交（一）移交时间1.项目竣工验收合格后，工程部应在[X]个工作日内完成项目档案的整理和审核工作，并向公司档案管理部门移交。2.因特殊原因不能按时移交的，应提前向公司档案管理部门说明情况，并经批准后确定移交时间。（二）移交内容1.项目档案资料清单及档案移交清单。2.按照分类整理好的纸质档案资料，包括项目前期文件（原件或复印件）、设计文件（原件或复印件）、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等。3.与纸质档案相对应的电子档案，电子档案应存储在移动存储设备或按照公司档案管理部门要求上传至档案信息管理系统。（三）移交程序1.工程部向公司档案管理部门提交档案移交申请，申请应包括项目名称、档案整理情况、移交时间等内容，并附档案资料清单和档案移交清单。2.公司档案管理部门收到申请后，应在[X]个工作日内对申请进行审核，审核通过后通知工程部办理移交手续。3.工程部与公司档案管理部门按照档案移交清单进行档案资料的清点和核对，核对无误后双方在档案移交清单上签字确认。4.公司档案管理部门接收档案资料后，应出具档案接收证明，档案接收证明应包括项目名称、档案资料名称、数量、移交日期等内容。（四）移交后的管理1.公司档案管理部门负责对接收的项目档案进行统一管理和维护，按照档案管理制度和标准进行整理、编目、数字化处理等工作，确保档案的安全和有效利用。2.工程部应积极配合公司档案管理部门做好项目档案的后续管理工作，如档案的查阅、借阅、利用等服务工作，提供必要的协助和支持。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.涉及项目重大机密或敏感信息的档案，查阅申请应经公司分管领导审批后，方可查阅。（二）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅项目档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人审批后，到公司档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及项目重大机密或敏感信息的档案，借阅申请应经公司分管领导审批后，方可借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日，且不得转借他人。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案资料时，查阅和借阅人员应遵守档案管理制度和保密规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料。2.查阅和借阅人员应爱护档案资料，保持档案资料的整洁和完好，不得在档案资料上圈划、批注、污损等。3.查阅和借阅人员查阅和借阅档案资料后，应及时归还公司档案管理部门，不得私自留存或转借他人。4.公司档案管理部门应建立档案查阅和借阅登记台账，详细记录查阅和借阅人员的姓名、部门、查阅和借阅时间、查阅和借阅内容、归还时间等信息，以便跟踪和管理。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及项目商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，明确保密责任人和保密范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息，未经批准不得擅自将档案资料带出档案库房或提供给无关人员查阅、借阅。3.在档案整理、归档、保管、移交、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对档案资料进行加密存储、限制查阅和借阅范围、签订保密协议等。（二）安全管理1.公司档案管理部门应加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保档案库房的安全。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防设备、防盗设备、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁在档案库房内吸烟、使用明火、存放易燃易爆物品等，确保档案资料的安全。4.定期对档案资料进行安全检查，发现问题及时处理，如发现档案资料有损坏、丢失、泄密等情况，应立即采取措施进行补救，并及时向上级报告。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案资料的电子化管理、在线查阅和借阅、远程传输和共享等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案资料的数字化存储，将纸质档案资料进行扫描、录入，建立电子档案数据库，便于档案资料的长期保存和利用。（二）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，按照系统要求进行档案资料的录入、整理、编目、存储等工作，确保电子档案的质量和安全。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强对档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限管理、数据备份与恢复、病毒防范等功能，确保系统的安全稳定运行。4.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，及时更新系统功能和数据，满足公司档案管理工作的需要。九、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对工程部及各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、移交等情况。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对工程部及各参