国土所档案管理制度

PAGE国土所档案管理制度一、总则（一）目的国土所档案是国土资源管理工作的重要组成部分，是维护国土资源历史真实面貌、服务国土资源管理决策、保障公民合法权益的重要依据。为加强国土所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国矿产资源法》等相关法律法规以及国土资源管理行业标准，结合本所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土所全体工作人员在国土资源管理工作中形成的各类档案的管理。包括但不限于土地资源管理、矿产资源管理、地质灾害防治、执法监察等业务档案，以及行政管理、人事管理、财务管理等综合档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国土所档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映国土资源管理工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造档案。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保存，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为国土资源管理工作和社会公众提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构成立国土所档案管理领导小组，由所长担任组长，副所长担任副组长，各业务科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调国土所档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。设立档案管理室，作为国土所档案管理的具体工作部门，负责档案的日常管理工作。档案管理室配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的质量。做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。负责档案管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。协助档案管理领导小组开展档案管理工作的监督检查和考核评价。2.业务科室档案员负责本科室业务档案的收集、整理和初步归档工作，确保本科室档案的齐全、完整。按照档案管理室的要求，及时将本科室整理好的档案移交档案管理室统一保管。配合档案管理室做好本科室档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息支持。3.档案管理领导小组职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定国土所档案管理工作的规章制度和发展规划。组织协调国土所档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。监督检查国土所档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行考核评价，表彰奖励先进科室和个人。组织开展档案管理业务培训和宣传教育活动，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.土地资源管理档案：包括土地登记、土地出让、土地征收、土地利用总体规划、土地整治等方面的文件材料。2.矿产资源管理档案：涵盖矿产资源勘查、开采许可、矿产资源储量管理、矿山生态环境保护等相关文件。3.地质灾害防治档案：有地质灾害调查、监测、预警、防治方案、应急处置等工作中形成的各类资料。4.执法监察档案：涉及土地执法、矿产执法等行政执法过程中的立案、调查、处罚等文件。5.行政管理档案：包含国土所的工作计划、总结、会议记录、请示报告、规章制度等文件。6.人事管理档案：如人员招聘、考核、晋升、培训、工资福利等方面的材料。7.财务管理档案：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务资料。8.其他档案：与国土资源管理工作相关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各业务科室和工作人员应及时将在工作中形成的档案材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，定期移交档案管理室。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写档案内容。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。同时，应做好电子文件的备份工作，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类：根据档案的形成领域和内容特点，将档案分为土地资源管理类、矿产资源管理类、地质灾害防治类、执法监察类、行政管理类、人事管理类、财务管理类等一级类目。在一级类目下，再根据具体业务内容设置二级类目和三级类目，如土地资源管理类下可分为土地登记、土地出让等二级类目，土地登记二级类目下再分为初始登记、变更登记等三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“年度+类目代码+流水号”的方式进行编制。例如：2023TD001，表示2023年度土地资源管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应详细记录每个案卷的编号、题名、日期、保管期限等信息；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案整齐、牢固。装订应注意保持文件的原貌，不得损伤文件内容。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。同时，应设置档案整理区、查阅区等功能区域，满足档案管理工作的需要。（二）保管方式1.纸质档案保管：按照档案的分类和编号顺序，将纸质档案存放在档案架或档案柜中。对于重要的档案和利用率较高的数据档案，可采用多套备份保管的方式，分别存放在不同的地点。2.电子档案保管：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应采用脱机存储和在线存储相结合的方式，定期进行备份，并将备份数据存储在不同的物理介质上，分别存放在不同的地点。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案保管：对于照片、录音带、录像带等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管。照片应冲洗或扫描成电子文件后进行分类存储，录音带、录像带等应定期进行转录和检查，确保档案信息的完整性和可读性。（三）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映国土资源管理工作重大历史事件、重要政策法规、核心业务活动等具有长远利用价值的数据档案，应永久保管。2.长期保管：对在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管：对在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为10年。档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和本制度执行，不得擅自变更。（四）档案清查与统计1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等信息是否与档案目录一致，档案是否有破损、褪色、丢失等情况。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。五、档案的利用（一）利用范围国土所档案主要为国土资源管理工作服务，同时也为社会公众提供一定的档案信息服务。利用范围包括：1.国土资源管理部门内部工作人员查阅档案，用于工作参考、决策依据、业务办理等。2.司法机关、行政机关、企事业单位等因工作需要查阅相关档案。3.公民、法人和其他组织按照法定程序查阅涉及自身权益的档案。（二）利用手续1.国土资源管理部门内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.司法机关、行政机关、企事业单位等查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理室负责人审核同意后，方可查阅。3.公民、法人和其他组织查阅涉及自身权益的档案，应提交有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的和相关权益情况，经档案管理室负责人审核同意后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理室查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。利用者不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅：对于确需借出档案的，应严格履行借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理室可为其出具档案证明材料。证明材料应加盖国土所档案管理专用章，并注明用途和有效期限。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、查阅日期及期限、查阅内容、利用方式（查阅、借阅、出具证明等）、归还日期等信息。档案利用登记应及时、准确，便于对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、业务科室负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和本制度的要求，对到期档案进行全面鉴定。对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确认无误后，编制《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.将《档案销毁清册》报档案管理领导小组审批。经批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案