安监局档案制度建立

PAGE安监局档案制度建立一、总则（一）目的为加强安监局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为安全生产监督管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局机关各科室、直属事业单位在工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、报告、记录、图表、声像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安监局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案应如实反映安全生产监督管理工作的实际情况和历史过程，确保档案内容真实可靠。3.完整系统原则：档案应全面收集，保持文件材料之间的有机联系，形成完整的体系。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作，定期对档案进行清查和盘点。3.指导各科室、直属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。（二）各科室、直属事业单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理制度的要求，定期向局办公室移交档案，并配合办公室做好档案的整理、保管和利用工作。3.明确一名兼职档案员，负责本科室、本单位档案工作的日常管理和协调，督促本科室、本单位人员及时将文件材料归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与安全生产监督管理工作有关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类文件、规定、办法、方案、报告、总结等。3.安全生产监督检查记录、执法文书、事故调查报告、处理决定等。4.安全生产许可证发放、变更、注销等相关材料。5.安全生产培训、宣传活动资料，包括培训教材、课件、宣传海报、影像资料等。6.安全生产事故应急预案及演练资料。7.与企业签订的安全生产责任书、承诺书等。8.其他与安全生产监督管理工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应及时收集工作中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和时效性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格符合要求，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.对电子文件应进行备份，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等分类标准进行分类整理，编制档案分类方案。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息。4.按照卷内文件目录的顺序，将文件材料排列整齐，装订成册，填写卷皮，注明案卷标题、年度、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间各科室、直属事业单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档，并移交局办公室。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确、编目清晰、装订整齐。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度等信息，双方签字确认。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对安全生产监督管理工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，定期进行数据维护和备份，防止数据丢失或损坏。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经档案管理人员同意后，在档案查阅室进行查阅。2.借阅：本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等信息，经科室负责人和档案管理人员审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：本局工作人员因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制目的、档案名称、复制内容等信息，经科室负责人和档案管理人员审批后，方可复制。复制档案应使用复印件，不得擅自更改档案内容。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得损坏档案的完整性和保密性。查借阅人员不得擅自将档案带出档案查阅室或转借他人。2.外单位查阅本局档案，应持单位介绍信，经局办公室负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅内容涉及国家机密或本局工作秘密的，应按照国家有关保密规定办理。3.档案利用过程中形成的查阅、借阅、复制等记录，应及时整理归档，作为档案利用工作的重要资料保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，由局办公室组织相关人员组成鉴定小组，根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.鉴定小组应按照档案鉴定标准，逐卷逐件地对档案进行分析和判断，确定档案的存毁价值。对仍有保存价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，经鉴定小组组长签字确认后，报局领导审批。2.经批准销毁的档案，应在档案管理人员的监督下，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.档案销毁过程中，应填写档案销毁记录，注明销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，销毁记录应与档案销毁清册一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立安监局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对已归档的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.按照档案分类方案和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括文件题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息，确保档案信息的准确完整。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按题名、文号、日期、责任者等字段进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批和登记功能，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，便于跟踪管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全保密。（四）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行