运营项目档案管理制度

PAGE运营项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司运营项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有运营项目档案的管理，包括但不限于项目策划、执行、监控、收尾等全过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：运营项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映项目实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集项目各阶段形成的各类档案，确保档案齐全。4.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查阅和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善运营项目档案管理制度，并组织实施。2.负责运营项目档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。3.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁等工作。5.负责档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）项目部门职责1.负责本部门运营项目档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将项目档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。4.对本部门形成的档案的真实性、完整性负责。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.积极为档案查阅、利用提供服务，及时响应查阅需求。4.保守档案机密，不得泄露档案内容。5.定期对档案进行盘点、清查，发现问题及时报告并处理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目策划阶段：项目立项申请、可行性研究报告、项目策划书、市场调研报告等。2.项目执行阶段：项目实施方案、项目进度计划、项目会议纪要、项目变更记录、项目合同协议、项目招投标文件、项目验收报告等。3.项目监控阶段：项目绩效评估报告、项目质量检测报告、项目风险评估报告等。4.项目收尾阶段：项目总结报告、项目财务决算报告、项目资产移交清单等。5.其他与项目相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始性和真实性，不得随意涂改、伪造。3.对于重要档案，应进行备份或复制，确保档案安全。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照项目阶段、文件类型等进行分类。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目部门应定期将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照归档要求对档案进行审核，确保档案符合归档标准。3.归档的档案应填写归档清单，双方签字确认。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、重要历史记录、长期保存价值的档案。2.定期保管：根据项目性质和档案重要程度，确定保管期限为[X]年、[X]年等。（三）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并建立电子档案目录。3.对于特殊载体档案，如光盘、磁带等，应采取相应的保管措施，确保档案安全。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准。2.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅运营项目档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅运营项目档案，需持有单位介绍信，经公司相关部门负责人和分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续。3.档案管理部门根据查阅申请表提供档案，并对查阅过程进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，需经档案管理部门同意。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。（三）利用规定1.运营项目档案主要用于公司内部管理、决策支持、经验总结等方面。2.未经档案管理部门同意，不得将档案提供给其他单位或个人用于商业目的。3.利用档案形成的成果应注明档案来源，不得侵犯公司的知识产权。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管价值。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、形成时间等进行全面审查，确保鉴定结果准确。3.集体鉴定原则：由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保管价值。2.分析判断法：根据档案的内容、性质、用途等，分析判断其保管价值。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的运营项目档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理效率和水平，方便档案查阅和利用。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息不泄露。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、软件等，建立档案信息管理系统。2.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。3.将电子档案录入档案信息管理系统，建立电子档案数据库。4.建立档案信息管理系统的安全防护机制，设置用户权限，防止档案信息泄露。5.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统正常运行。八、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作的质量。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工作的规范性。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题，开展专项检查。（三）问题处理1.对于检查中发现的