民兵档案室管理制度

PAGE民兵档案室管理制度一、总则（一）目的为加强民兵档案室的规范化管理，确保民兵档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及民兵档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：民兵档案由专门的档案室集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映民兵工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善民兵档案室的各项管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的民兵档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并加以解决。5.负责对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。5.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，及时准确地提供所需档案。6.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。7.完成领导交办的其他与档案管理有关的工作任务。（三）各部门职责1.负责本部门民兵档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将本部门形成的民兵档案及时移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。4.对本部门档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改。三、档案收集与整理（一）收集范围1.民兵组织建设方面的文件材料，如组建方案、人员编制、干部任免等。2.民兵军事训练方面的文件材料，如训练计划、教材教案、考核成绩等。3.民兵政治工作方面的文件材料，如思想政治教育计划、总结、表彰奖励等。4.民兵武器装备管理方面的文件材料，如装备配备、维护保养、报废处理等。5.民兵应急应战方面的文件材料，如应急预案、演练方案、处置情况等。6.其他与民兵工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门民兵档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料，应按照档案管理的有关规定进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成时间、内容、来源等进行分类，一般可分为综合类、组织建设类、军事训练类、政治工作类、武器装备管理类、应急应战类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的场所，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐，便于查找。2.在档案保管过程中，应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。（三）保管期限1.民兵档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：民兵组织建设方面的重要文件材料；民兵军事训练方面的重大活动文件材料；民兵政治工作方面的重要表彰奖励文件材料；民兵武器装备管理方面的重要文件材料；民兵应急应战方面的重大事件文件材料等。3.长期保管的档案主要包括：民兵组织建设方面的一般文件材料；民兵军事训练方面的常规文件材料；民兵政治工作方面的一般表彰奖励文件材料；民兵武器装备管理方面的一般文件材料；民兵应急应战方面的一般事件文件材料等。保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：民兵组织建设方面的临时性文件材料；民兵军事训练方面的短期活动文件材料；民兵政治工作方面的一般性文件材料；民兵武器装备管理方面的临时性文件材料；民兵应急应战方面的临时性事件文件材料等。保管期限为1年至10年。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本公司/组织的档案管理制度为依据，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员和相关部门的业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、价值等因素，确定档案的保管期限。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，根据档案的重要程度、保存价值等因素，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.销毁清册经档案室负责人审核后，报本公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁，并由监销人员现场监督。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和档案管理信息系统中予以注销。六、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部的人员因工作需要查阅、借阅民兵档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅、借阅民兵档案。3.司法机关因办案需要查阅、借阅民兵档案。（二）利用程序1.查阅、借阅民兵档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》经所在部门负责人审核后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并办理查阅、借阅手续。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案。4.查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制、拍照等，应经档案室负责人批准。5.借阅档案应严格遵守借阅期限，如需延期借阅，应办理延期手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损档案。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。登记内容包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、所在部门、查阅、借阅内容、期限等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的民兵档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化、科学化。2.通过档案管理信息系统，提高档案管理工作效率，方便档案的查阅、借阅和利用。3.利用档案管理信息系统，对档案数据进行备份和存储，确保档案数据的安全和完整。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案的内容录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案信息维护：定期对档案管理信息系统中的档案数据进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查询利用：通过档案管理信息系统，为档案利用者提供便捷的查询服务，提高档案的利用效率。4.系统安全管理：采取有效的安全措施，保障档案管理信息系统的安全运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行操作维护。2.定期对档案管理信息系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统。4.做好档案数据的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部审计部门负责对民兵档案室的管理工作进行定期审计和监督检查。2.档案室负责人负责对档案管理人员的工作进行日常监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。3.档案管理信息系统的运行情况。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平。（三）监督检查方式1.定期检查：每年对民兵档案室的管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。