评估公司档案管理制度

PAGE评估公司档案管理制度一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司各项工作的开展提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构，全体员工均应遵守本制度的规定。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹协调和监督指导。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案管理工作的组织、协调和监督指导，定期对各部门档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全公司档案信息管理系统，负责档案的数字化处理和信息录入，实现档案信息的共享和利用。5.负责组织档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定提供档案资料，为公司各项工作提供服务。6.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，指导和监督项目档案的形成、积累和整理归档。7.负责公司档案管理工作的对外交流与合作，组织档案管理人员的业务培训和学习。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作，并保持人员的相对稳定。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案资料移交公司综合管理部门集中保管，并办理交接手续。3.积极配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定提供档案资料。4.在开展各项工作过程中，及时将形成的具有保存价值的文件材料进行分类整理，确保档案的完整和准确。5.负责本部门档案管理工作的自查自纠，对发现的问题及时进行整改，并向公司综合管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、借阅登记等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案内容，掌握档案信息，积极主动地为公司各项工作提供档案服务，提高档案的利用效率。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，定期检查档案保管状况，确保档案的安全。5.参与档案的鉴定和销毁工作，提出档案鉴定意见，按照规定程序办理档案销毁手续。6.协助做好档案信息管理系统的维护和更新工作，及时录入和更新档案信息。7.积极参加公司组织的档案业务培训和学习活动，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的会议文件、决议、纪要等。3.公司各项管理制度、规定、办法、细则等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书、备忘录等文件。5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等文件。6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等文件。7.公司的人事档案、工资福利、教育培训等文件。8.公司的产品研发、生产经营、市场营销等方面的文件。9.公司的基本建设、技术改造、设备采购等项目文件。10.公司的对外宣传、企业文化建设等方面的文件。11.公司获得的荣誉证书、奖励文件等。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件材料，应实行双套制保存，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范，如有破损、褪色、模糊等情况，应及时进行修复或复制。4.对收集到的文件材料应进行初步审核，剔除重复、无用的文件，确保档案质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.根据文件材料的内容、来源、时间等因素进行分类整理，确保分类科学合理、层次清晰。3.对每份文件材料应进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录准确、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架存放，密集架应排列整齐、编号清晰，便于档案的存取。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。4.对重要档案应实行异地备份存储，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件材料，公司股东会、董事会、监事会等会议形成的重要决议、纪要等，公司的财务报表、审计报告、税务资料等重要文件。3.长期保管的档案主要包括公司的各项管理制度、规定、办法、细则等文件，公司与外部单位签订的合同、协议等重要文件，公司人事档案、工资福利、教育培训等文件，公司产品研发、生产经营、市场营销等方面的重要文件。4.短期保管的档案主要包括公司的一般性文件材料，如工作计划、总结、报告、统计报表等，公司的日常事务性文件，如通知、便函、介绍信等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的保管期限合理、准确。（四）档案清查1.公司应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.档案清查应包括档案的数量、质量、保管状况等方面的检查，对清查中发现的问题应及时进行整改，并做好记录。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定应依据国家有关规定和公司档案管理制度，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行综合评估。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，对档案进行逐份审查和评估，确定档案的保存价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如已不具有保存价值，应及时予以销毁。3.对涉及公司商业秘密、知识产权等重要档案，应严格按照保密规定进行鉴定和管理，确保档案信息的安全。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册应报公司分管领导审批，经批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好记录，记录应包括档案销毁时间、地点、方式、数量等内容。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册和监督记录归档保存，以备查考。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，登记内容应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、归还日期等。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容时，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁等，如发现档案有损坏情况，应及时向档案管理部门报告。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案资料，并做好借阅登记工作，登记内容应包括借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅内容、归还日期等。3.借阅档案时，借阅人应出具本人有效身份证件，并在档案管理部门指定的地点进行借阅，不得擅自将档案带出公司。如需复印或摘录档案内容时，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅人应严格遵守借阅期限，按时归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的，如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位或个人查阅公司档案，应提前向公司综合管理部门提出申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关证明材料。2.公司综合管理部门应根据申请内容，进行审核，并报公司分管领导审批。经批准后，方可安排查阅。3.外部人员查阅档案时，应在公司综合管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出公司。如需复印或摘录档案内容时，应经公司综合管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.外部人员借阅公司档案，应严格按照公司规定办理借阅手续，经公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限和归还要求按照公司内部人员借阅规定执行。5.外部人员查阅和借阅公司档案，应遵守公司的保密规定，不得泄露档案内容。如因查阅或借阅档案给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的公司档案信息管理系统，实现档案的数字化处理、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过档案信息化建设，实现档案管理工作的规范化、标准化和科学化，提升公司档案管理的整体形象。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的在线收集、整理、分类、编目、存储、检索、借阅、利用等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取必要的安全防护措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，按照规定及时录入和更新档案信息，确保档案信息的准确