档案股职责管理制度

PAGE档案股职责管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本职责管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责履行。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案股负责统筹协调。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案股职责（一）档案管理规划与制度建设1.制定公司档案管理工作的长远规划和年度计划，明确档案管理的目标、任务和措施。2.根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，修订和完善档案管理制度，确保制度的科学性、合理性和有效性。（二）档案收集与整理1.负责接收公司各部门和员工移交的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像等。2.对接收的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的规范要求。3.定期开展档案收集工作的检查和指导，督促各部门及时、准确地移交档案资料。（三）档案保管与保护1.建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.对档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、丢失等。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。（四）档案利用与服务1.建立档案检索系统，方便公司内部人员查询和利用档案资料。2.为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，严格按照规定办理相关手续，确保档案的合理使用。3.根据公司工作需要，开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为公司决策提供参考依据。（五）档案信息化建设1.推进公司档案信息化管理工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.负责档案数据的录入、维护和更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.加强对档案信息化设备和网络的管理，保障档案信息系统的安全稳定运行。（六）档案人员培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核机制，对其工作表现进行定期考核，激励档案管理人员积极履行职责。三、各部门档案管理职责（一）部门负责人职责1.负责本部门档案管理工作的组织领导，明确专人负责档案管理工作。2.督促本部门员工及时、准确地收集、整理和移交档案资料，确保档案的完整性和准确性。3.对本部门档案管理工作进行定期检查和指导，发现问题及时整改。（二）档案兼职人员职责1.负责本部门档案资料的日常收集、整理和保管工作，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等整理工作。2.定期将整理好的档案资料移交档案股，并办理交接手续。3.协助档案股开展档案利用工作，为本部门员工查阅和借阅档案提供便利。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中形成的各类文件、资料等应及时整理并移交本部门档案兼职人员。2.不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料，不得将档案资料据为己有或擅自提供给他人查阅、借阅。四、档案收集（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、报表、统计资料、会议记录、工作计划、总结、请示、报告等。2.公司的各类技术文件、图纸、工艺资料、产品样本、科研成果等。3.公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.公司的人事档案，包括员工履历、工资档案、考核记录、奖惩材料等。5.公司的声像档案，如照片、录音、录像等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集时间1.各类文件、资料等应在形成后及时收集整理，一般不得超过一个月。2.合同、协议等重要文件应在签订后一周内移交档案股。3.财务档案应按照会计年度及时整理归档。4.人事档案应在员工离职或调动后一个月内整理归档。（三）收集要求1.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.电子文件应同时保存纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。3.照片、音像等档案资料应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。五、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类。3.财务档案：按照会计凭证类别、账簿种类、报表类型进行分类。4.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类。（三）编号与编目1.对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于查询和检索。（四）装订与装盒1.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。2.将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。六、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，面积应满足公司档案存储的需要。2.库房内应配备档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等必要的设备和用品。3.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。（二）档案存放方式1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括公司的一般性文件、技术资料等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括公司的临时性文件、资料等。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应填写销毁清册，经公司领导批准后，由档案股会同相关部门共同进行销毁，并确保销毁过程的安全、彻底。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案资料。2.公司外部单位因业务往来需要查阅、借阅公司档案资料，但须经公司领导批准。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案股办理查阅、借阅手续。2.公司外部单位查阅、借阅公司档案资料，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的目的、范围、时间等内容，经公司领导批准后，由档案股安排专人陪同查阅、借阅，并做好登记工作。（三）利用要求1.查阅、借阅档案资料应在档案股指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅档案资料时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.借阅档案资料的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足公司档案管理工作的需要。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将纸质档案的内容录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统的数据进行维护和更新，及时处理数据错误、丢失等问题。（三）安全管理1.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.制定系统应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等突发事件。九、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案管理监督机制，由档案股负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查。2.定期对档案管理工作进行全面检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。