商会档案管理制度范本

PAGE商会档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强商会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商会及所属各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则：商会档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性和完整性，如实反映商会各项活动的历史面貌。3.方便利用原则：以提高档案利用效率为目标，优化档案管理流程，为商会工作提供便捷的服务。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善商会档案管理制度。2.负责商会档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全商会档案管理网络，指导和监督所属各部门的档案工作。4.开发利用档案信息资源，为商会各项工作提供档案资料支持和服务。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向综合管理部门移交归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，配合综合管理部门做好档案的整理、归档等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.商会在筹备、成立、发展过程中形成的各类文件，包括章程、决议、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.商会组织的各类会议、活动、调研等形成的文件、资料、照片、录像等。3.商会与政府部门、其他社会组织、企业等的往来文件、信函、协议、合同等。4.商会会员的基本信息、入会申请、会费缴纳记录、会员活动参与情况等。5.商会财务管理方面的文件，如财务报表、审计报告、收支凭证等。6.商会的宣传资料、刊物、网站信息等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交综合管理部门。2.对于重要文件和紧急文件，应在形成后立即送交综合管理部门登记保管。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。3.采用装订、装盒等方式对档案进行物理整理，确保档案的整齐、美观和便于保管。4.建立档案目录数据库，将档案的基本信息录入数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案移交综合管理部门归档。2.对于一些重大活动、重要项目形成的数据、资料等，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合管理部门。3.综合管理部门对接收的档案进行再次审核和整理，办理档案移交手续，并将档案存入档案库房。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、价值大小等因素，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映商会主要职能活动和基本历史面貌的，对商会有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在较长时间内对商会工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对商会工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。2.保管期限的确定应严格按照国家有关规定和商会实际情况进行，确保档案的完整性和系统性。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱号等信息。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的管理制度，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.商会内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，需经商会领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，须持有单位介绍信或有效证件，经商会领导批准，并办理查阅登记手续后，由综合管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，详细注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到综合管理部门办理查阅登记手续，领取查阅档案的专用设备和工具。3.在指定地点查阅档案，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部门，并办理归还手续。（三）利用方式1.为商会内部人员提供档案原件查阅、复印件、摘录等服务，满足其工作中的参考需求。2.根据商会工作需要，对档案进行整理、汇编、分析等，形成专题资料，为商会决策提供依据。3.利用档案信息资源，开展档案展览、编研成果发布等活动，扩大商会档案的影响力和社会价值。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员以及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，可列入销毁范围。3.对于部分保管期限已满，但仍具有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清单，一式三份，一份由综合管理部门留存，一份交商会领导审批，一份交财务部门备案。2.经商会领导批准后，由综合管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.销毁完毕后，将档案销毁清单归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立商会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节进行全程监控和管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对商会现存的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合商会档案管理需求的信息系统，实现档案的在线录入、分类编目、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统的数据安全，防止数据泄露和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。3.加强