河南人事档案管理制度

PAGE河南人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强河南地区人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的科学性、规范性和严肃性，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南地区各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集个人在各个时期形成的各类材料，保证档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行人事档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理工作的标准化和规范化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置各单位应设立专门的人事档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责本单位人事档案的日常管理工作。档案管理部门应相对独立，与其他业务部门分开设置，确保档案管理工作的专业性和独立性。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定和完善人事档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集与整理：负责收集、鉴别和整理本单位工作人员的人事档案材料，按照规定的分类标准和方法进行归档，保证档案材料的齐全、完整和规范。3.档案的保管与保护：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全保管。采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变、虫蛀等情况发生，对档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫等进行定期检查和维护。4.档案的查阅与借阅管理：严格执行档案查阅和借阅制度，按照规定的审批程序办理查阅和借阅手续，确保档案信息的安全。对查阅和借阅档案的人员进行登记，注明查阅和借阅的时间、内容、用途等，并要求其在规定期限内归还档案。5.档案的信息化建设：推进人事档案信息化管理，建立人事档案信息系统，实现档案材料的电子化录入、存储、检索和利用。加强对档案信息系统的安全管理，防止信息泄露和数据丢失。6.档案的统计与分析：定期对人事档案进行统计，掌握档案的数量、结构、分布等情况，为单位的人事决策提供数据支持。同时，对档案信息进行分析，发现问题及时提出改进措施，提高档案管理工作的质量和效率。7.档案管理人员培训与考核：组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。建立档案管理人员考核制度，对其工作表现进行定期考核，激励档案管理人员认真履行职责。三、档案内容及分类（一）档案内容人事档案主要包括以下十类材料：1.履历材料：个人经历、学历、学位、培训经历等相关材料。2.自传材料：个人撰写的自传及相关材料。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核、任职期满考核、专项考察等形成的鉴定材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。5.政审材料：政治历史情况审查、入党入团审查等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系材料等。7.奖励材料：各级各类奖励表彰决定、荣誉证书等材料。8.处分材料：党纪政纪处分决定、解除处分决定等材料。9.工资、任免材料：工资变动审批表、职务任免文件等材料。10.其他可供组织参考的材料：包括体检表、劳动合同、离职证明、社会关系证明等与个人有关的其他材料。（二）档案分类根据档案内容的性质和特点，将人事档案分为正本和副本。正本由全面反映个人基本情况、政治思想、业务能力、工作表现等方面的材料组成；副本由正本中主要材料的复印件组成，用于日常查阅和一般了解。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：各单位应按照规定的档案内容范围，全面收集本单位工作人员的人事档案材料。收集的材料应真实、完整、有效，能够准确反映个人的实际情况。2.收集渠道：通过组织、人事、纪检监察、财务、教育、卫生等部门以及个人所在工作部门、基层组织等渠道收集档案材料。同时，鼓励工作人员主动向档案管理部门提交本人的相关材料。3.收集时间：新参加工作的人员，应在报到后一个月内将个人档案材料移交档案管理部门；工作人员职务变动、工资调整、奖惩等情况发生后，相关部门应及时将形成的档案材料移交档案管理部门。（二）档案整理1.整理原则：遵循档案形成的规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作。具体步骤如下：分类：将档案材料按照履历、自传、鉴定、考核、考察、学历学位、培训、专业技术职务（职称）、政审、党团、奖励、处分、工资、任免等类别进行分类。排序：在每一类档案材料中，按照材料形成的时间顺序进行排序，同一时间形成的材料按照重要程度排列。编目：编制档案材料目录，注明材料名称、日期、来源、页数等信息，以便于查找和利用。装订：将每份档案材料按照编目顺序进行装订，采用线装或胶装方式，确保档案材料整齐、牢固。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.保管场所：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。库房内要保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管设备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。3.档案存放：按照档案类别、保管期限、人员类别等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。同时，对档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。（二）档案保护1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、材料的完整性、准确性等。对发现的问题及时进行处理，确保档案的安全。2.破损修复：对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制，保证档案材料的完整性和可读性。3.数字化备份：建立人事档案数字化备份系统，对重要的档案材料进行数字化扫描备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行数据备份和维护，防止数据丢失。4.安全保密措施：加强对档案管理人员的安全保密教育，签订保密协议，明确保密责任。档案库房应安装监控设备，实行24小时专人值班制度，严格控制非档案管理人员进入库房。对档案查阅和借阅情况进行详细记录，防止档案信息泄露。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本单位内部查阅：本单位组织、人事、纪检监察等部门因工作需要查阅人事档案的，经档案管理部门负责人批准后，可以查阅相关档案材料。查阅时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.外单位查阅：外单位因工作需要查阅本单位人事档案的，必须持有单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，并经本单位分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，在档案查阅室进行查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.个人查阅：本人因特殊原因需要查阅本人人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，可以查阅相关档案材料。查阅时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。（二）借阅权限1.本单位内部借阅：本单位工作人员因工作需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.外单位借阅：外单位因工作需要借阅本单位人事档案的，必须持有单位介绍信，注明借阅目的、内容、范围、期限等，并经本单位分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过一周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应安排专人负责档案的保管和归还，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立档案查阅和借阅登记制度，对查阅和借阅的时间、内容、用途、人员等进行详细登记。查阅和借阅登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案的转递（一）转递条件1.工作调动：工作人员因工作调动，需要将人事档案转至新的工作单位。2.辞职、辞退、解除劳动合同：工作人员辞职、辞退、解除劳动合同后，需要将人事档案转至户籍所在地的人才交流服务机构或其他指定的档案管理机构。3.退休：工作人员退休后，需要将人事档案转至户籍所在地的街道办事处或社区服务中心。（二）转递程序1.转出单位办理：转出单位档案管理部门根据转递原因，填写《人事档案转递通知单》，并密封档案。在档案封口处加盖单位公章，注明转递日期。2.接收单位确认：接收单位档案管理部门收到转递的人事档案后，应认真核对档案材料是否齐全、完整，档案密封是否完好。如发现问题，应及时与转出单位联系，协商解决。3.转递方式：人事档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。（三）转递记录档案管理部门应建立人事档案转递记录，详细记录档案转递的时间、原因、转出单位、接收单位、转递方式等信息。转递记录应妥善保管，以备查阅。八、档案的统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：统计本单位人事档案的总数、分类数量、年度新增数量等。2.档案人员信息统计：统计档案人员的基本信息，如姓名、性别、年龄、学历、职务、职称等。3.档案材料统计：统计各类档案材料的数量、比例、分布等情况。4.档案利用情况统计：统计档案查阅、借阅的次数、人员、内容等情况。（二）统计方法档案管理部门应定期对人事档案进行统计，采用手工统计和信息化统计相结合的方式，确保统计数据的准确性和及时性。（三）分析与应用对统计数据进行分析，发现档案管理工作中存在的问题和不足，及时提出改进措施。同时，通过对档案信息的分析，为单位的人事决策提供数据支持，如人员选拔、任用、培训、考核等方面的决策。九、档案管理人员的职责与要求（一）职责1.认真履行档案管理职责：严格遵守档案管理规章制度，认真做好档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.保守档案秘密：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案内容予以保密，不得泄露档案信息。3.维护档案安全：加强对档案库房的安全管理，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变、虫蛀等情况发生，确保档案的安全保管。4.提供优质服务：热情接待档案查阅和借阅人员，及时、准确地提供档案信息，为单位的人事管理工作提供优质服务。5.完成领导交办的其他工作：积极完成档案管理部门领导交办的其他工作任务，协助其他部门做好相关工作。（二）要求1.政治素质高：档案管理人员应具备较高的政治素质，热爱档案事业，忠诚于党和人民的事业，具有较强的责任心和使命感。2.业务能力强：档案管理人员应具备扎实的档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程，能够熟练运用现代化的档案管理