档案资料查借阅制度

PAGE档案资料查借阅制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的管理，规范档案资料的查借阅行为，确保档案资料的安全与完整，充分发挥档案资料在公司生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案资料查借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案资料的查借阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定。2.安全保密原则：确保档案资料在查借阅过程中的安全，防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生。3.服务工作原则：在保证档案资料安全和保密的前提下，积极为公司各项工作提供及时、有效的档案资料支持与服务。二、档案资料的分类与保管（一）档案资料分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等公司治理文件，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等行政事务文件。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等人事变动资料，员工基本信息、薪资福利、绩效考核等人事管理资料，培训记录、职业发展规划等员工培训与发展资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表等财务核算资料，财务预算、决算、审计报告等财务管理资料，税务申报、缴纳等税务管理资料。4.业务档案：各类合同协议、订单、销售记录、采购记录等业务经营资料，市场调研、客户信息、项目策划与执行等业务拓展资料，技术研发、产品设计、生产工艺等技术资料。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、知识产权文件等其他具有保存价值的文件资料。（二）档案保管要求1.档案库房建设：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等适宜档案保管的条件，配备必要的档案装具和设备。2.档案整理与编目：按照档案分类标准对档案资料进行科学整理，编制档案目录，建立档案索引，便于查找和利用。3.档案数字化管理：逐步推进档案数字化工作，将重要档案资料进行扫描、存储，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用水平。4.档案定期检查：定期对档案资料进行检查，确保档案资料的完整性和准确性，发现问题及时处理。三、查借阅权限与范围（一）查借阅权限1.公司高层管理人员：可查阅和借阅公司各类档案资料，包括行政、人事、财务、业务等方面的档案，以满足其对公司整体运营情况的了解和决策需要。2.部门负责人：根据工作需要，可查阅和借阅本部门相关的档案资料，包括业务档案、行政文件等，涉及跨部门的档案资料需经相关部门负责人同意。3.普通员工：因工作需要，可查阅和借阅本人工作相关的档案资料，如个人人事档案、业务工作记录等，如需查阅其他部门档案资料，需经相关部门负责人批准。（二）查借阅范围1.查阅范围：查阅人可根据权限查阅档案资料的原件或复印件，但不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。2.借阅范围：借阅人仅限借阅与工作直接相关的档案资料，且仅限在公司内部使用，如需带出公司，需经公司高层管理人员批准。四、查借阅流程（一）查阅流程1.申请：查阅人填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的与所需档案资料的名称、类别、时间段等信息，经所在部门负责人签字同意后提交至档案管理部门。2.审核：档案管理部门对查阅申请进行审核，核实查阅人权限及查阅范围，对符合要求的申请予以批准，并在申请表上签字盖章。3.查阅：查阅人凭批准后的申请表到档案管理部门指定地点查阅档案资料，档案管理人员应在场协助查阅，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅档案资料名称等信息。4.归还：查阅完毕后，查阅人应将档案资料及时归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在申请表上注明归还时间并签字。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅档案资料的名称、类别、数量、预计归还时间等内容，经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。2.审批：档案管理部门根据借阅人权限及借阅范围进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，需经公司高层管理人员批准。审批通过后，在申请表上签字盖章，并注明借阅期限。3.借阅登记：档案管理人员按照申请表内容进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案资料名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，同时向借阅人发放借阅凭证。4.借阅资料交付：借阅人凭借阅凭证到档案管理部门领取借阅的档案资料，档案管理人员应确保交付的档案资料完整、无损坏。5.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。归还时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，收回借阅凭证，并在借阅申请表上注明归还时间。五、档案资料的使用与保护（一）使用要求1.查阅使用：查阅人应在指定地点使用档案资料，不得擅自将档案资料带出查阅场所，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行操作。2.借阅使用：借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、标记、污损、撕毁等，如需对档案资料进行必要的标注或说明，应使用铅笔或其他不影响档案资料原貌的方式，并在归还时向档案管理部门说明情况。3.使用目的限制：档案资料的使用必须严格限于申请时注明的目的，不得用于其他任何非工作用途。（二）保护措施1.防止丢失与损坏：查阅或借阅档案资料时，应轻拿轻放，避免造成档案资料的丢失或损坏。如发现档案资料有损坏情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。2.保密措施：涉及公司机密的档案资料，查阅或借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料内容。在使用过程中，应采取必要的保密措施，如在非公开场所查阅、使用后及时归还等。3.防止信息泄露：对于电子档案资料，查阅或借阅人应注意保护电子信息安全，不得擅自复制、传播电子档案资料，不得在未经授权的设备上存储电子档案资料。六、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司档案管理部门负责对档案资料查借阅制度的执行情况进行日常监督检查，定期对档案资料的查借阅记录进行核对，确保查借阅活动符合规定要求。2.审计监督：公司审计部门定期对档案资料查借阅情况进行审计，检查档案资料的使用是否合规、安全，有无违规操作或泄露机密等情况，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.警告与批评：对于违反档案资料查借阅制度，情节较轻的行为，档案管理部门将给予警告或批评教育，并责令其立即改正。2.限制权限：对于多次违反制度或造成一定影响的行为，将视情节轻重限制其档案资料查借阅权限，直至取消其查借阅资格。3.责任追究：对于因违反档案资料查借阅制度，导致档案资料丢失、损坏、泄露等严重后果的，将依法依规追究相关责任人的责任，包括但不限于经济赔偿、行政处罚等