学校档案室档案借阅制度

PAGE学校档案室档案借阅制度一、总则1.目的为了加强学校档案室档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及个人因工作需要借阅学校档案室档案的活动。3.基本原则档案借阅应遵循严格审批、保证安全、限期归还的原则。借阅者必须遵守本制度的规定，爱护档案，不得擅自涂改、转借、遗失或损坏档案。二、档案借阅范围1.教学档案教学计划：包括各专业教学计划、课程教学大纲等。教学文件：如教学通知、教学改革方案、教学评估资料等。学生成绩：学生各学期的考试成绩、补考成绩等。教学实践：实习计划、实习报告、毕业设计（论文）等相关材料。2.科研档案科研项目申报材料：项目申请书、可行性研究报告等。科研过程文件：研究方案、实验记录、调研资料等。科研成果：论文、著作、专利、获奖证书等。3.行政管理档案学校文件：上级部门文件、学校发布的各类规章制度、会议纪要等。人事档案：教职工基本信息、任免文件、考核材料、工资档案等。财务档案：财务报表、账目凭证、审计报告等。基建档案：校园建设规划、工程项目图纸、竣工验收资料等。4.党群工作档案党组织文件：党委会议记录、党员组织关系材料、入党申请书等。群团工作资料：工会活动记录、共青团工作文件等。三、借阅审批流程1.填写申请表借阅者需填写《学校档案室档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.部门负责人审核申请表提交至借阅者所在部门负责人处，部门负责人应根据工作需要对申请进行审核，签署意见并加盖部门公章。3.档案室审批申请表经部门负责人审核后，提交至学校档案室。档案室管理人员对申请进行进一步审批，重点审查借阅目的是否正当、借阅期限是否合理等。对于重要档案或涉及敏感信息的档案，需经档案室负责人或学校分管领导批准。4.领取借阅凭证审批通过后，借阅者凭申请表到档案室领取《档案借阅凭证》。借阅凭证应注明档案名称、数量、借阅期限、借阅者姓名及所在部门等信息。四、借阅期限1.一般档案借阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅者应提前向档案室提出申请，经批准后方可延长。2.重要档案涉及学校核心机密、重大决策等重要档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，且必须严格控制借阅范围和使用方式。如需长期借阅，应经学校分管领导批准，并签订保密协议。五、借阅要求1.借阅人员本校教职工因工作需要方可借阅档案。非本校人员原则上不得借阅档案，如有特殊情况确需借阅，须经学校档案室负责人批准，并由本校相关人员陪同查阅。借阅人员应具备相应的业务知识和档案管理意识，熟悉档案查阅的流程和方法。2.借阅地点档案借阅应在学校档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需在档案室以外的地点查阅档案，必须经档案室负责人批准，并采取必要的安全措施。3.查阅方式借阅者应在借阅凭证规定的范围内查阅档案，不得擅自扩大查阅范围或查阅与借阅目的无关的档案。查阅档案时，应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。4.归还档案借阅者应在借阅期限届满前归还档案。归还时，档案室管理人员应认真核对档案的数量、完整性和保密性，确认无误后在借阅凭证上签字注销。如发现档案有损坏、遗失等情况，借阅者应承担相应的责任。六、档案保密规定1.保密责任借阅者应对所借阅档案的内容保密，不得向无关人员泄露档案信息。因工作需要引用档案内容时，必须符合国家法律法规和学校的相关规定，并注明档案来源。2.保密措施档案室应采取必要的安全保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统、配备防火防盗设备等，确保档案的安全存放。借阅者在查阅档案过程中，应妥善保管档案，不得将档案随意放置或交予他人代查。如需暂时离开查阅地点，应将档案交还给档案室管理人员妥善保管。3.涉密档案管理对于涉及学校机密的档案，借阅者必须严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。在借阅过程中，应采取专人专管、单独查阅等措施，确保档案信息的安全。七、档案利用统计与分析1.利用统计档案室应建立档案利用统计台账，对档案借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅者姓名、所在部门、借阅档案名称、数量、用途等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势。2.分析报告根据档案利用统计结果，撰写档案利用分析报告。分析报告应包括档案利用的总体情况、各类档案利用的特点、存在的问题及改进建议等内容。通过分析报告，为学校的档案管理工作提供决策依据，不断优化档案管理服务。八、监督与检查1.内部监督学校档案室应定期对档案借阅情况进行自查，检查借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还是否及时等。发现问题及时整改，并对相关责任人进行批评教育或责任追究。2.外部监督学校纪检监察部门应加强对档案借阅制度执行情况的监督检查，对违反制度规定的行为进行严肃查处。同时，鼓励广大教职工对档案借阅过程中的违规行为进行监督举报，形成良好的监督氛围。九、违规处理1.警告与批评对于违反档案借阅制度，但情节较轻的借阅者，给予警告或批评教育，并责令其立即改正。2.赔偿与罚款因借阅者保管不善导致档案损坏、遗失的，借阅者应按照档案的重要程度和损失情况进行赔偿。同时，根据情节轻重，处以一定数额