学校档案管理考核制度

PAGE学校档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工在档案管理工作中的考核。（三）考核原则1.客观公正原则：考核以事实为依据，按照规定的标准和程序进行，确保考核结果真实、准确、公平、公正。2.全面考核原则：对档案管理工作的各个环节进行全面考核，包括档案的收集、整理、保管、利用等方面。3.注重实效原则：考核注重档案管理工作的实际效果，以是否有利于学校各项工作的开展为出发点和落脚点。二、考核内容与标准（一）档案管理机构与人员1.机构设置标准：学校应设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，明确档案管理职责。考核要点：检查学校是否有独立的档案管理部门，部门设置是否合理，人员配备是否满足工作需要。2.人员素质标准：档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，具备良好的职业道德和责任心。考核要点：查看档案管理人员的学历、专业背景、培训情况，考察其业务能力和工作态度。（二）档案收集1.归档范围标准：严格按照国家和学校有关规定，确定档案的归档范围，确保应归档的文件材料齐全完整。考核要点：检查各部门档案收集情况，是否存在应归档而未归档的文件材料。2.收集时间标准：各类文件材料应及时收集归档，确保归档的及时性和准确性。一般应在文件材料形成后的次年上半年完成归档工作。考核要点：查看档案的形成时间和归档时间，统计逾期未归档的文件数量。（三）档案整理1.分类标准标准：按照国家和学校制定的档案分类方案进行分类整理，保持档案之间的有机联系。考核要点：检查档案的分类是否准确，类目设置是否合理，是否符合分类规则。2.编号规范标准：档案编号应科学、规范、统一，便于查找和管理。考核要点：查看档案编号是否符合规定格式，编号是否连续，有无重号现象。3.装订要求标准：归档文件应进行系统整理，装订整齐、牢固，便于保管和利用。考核要点：检查档案装订是否符合要求，有无掉页、漏页、破损等情况。（四）档案保管1.保管条件标准：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。考核要点：实地查看档案库房的环境条件，检查各项防护设施是否齐全有效。2.库存管理标准：档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行清点核对，确保账物相符。考核要点：检查档案的存放情况，核对档案数量与账目是否一致，有无丢失、损坏现象。（五）档案利用1.利用制度标准：建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式、利用手续等，保障档案的合理利用。考核要点：查看档案利用制度是否完善，是否符合实际工作需要。2.利用效果标准：积极为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，提高档案的利用率和利用价值。考核要点：统计档案利用人次、利用档案数量，收集利用者的反馈意见，评估档案利用效果。（六）档案信息化建设1.系统建设标准：建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和水平。考核要点：检查档案信息化管理系统的功能是否完善，运行是否稳定，数据是否准确。2.数据录入标准：及时将纸质档案数字化，录入档案信息化管理系统，确保数据的完整性和准确性。考核要点：查看档案数字化录入情况，统计录入数据的准确率和完成率。三、考核方式与程序（一）考核方式1.定期考核：每年组织一次档案管理工作考核，对各部门、各单位的档案管理工作进行全面检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。（二）考核程序1.成立考核小组：由学校档案管理部门牵头，相关部门人员组成考核小组，负责考核工作的组织实施。2.制定考核方案：考核小组根据本制度制定详细的考核方案，明确考核内容、标准、方式、时间安排等。3.部门自查：各部门、各单位按照考核方案进行自查，对档案管理工作进行全面总结，形成自查报告。4.实地检查：考核小组对各部门、各单位的档案管理工作进行实地检查，查阅档案资料，查看档案管理设施设备，听取工作汇报。5.综合评定：考核小组根据实地检查情况，结合各部门、各单位的自查报告，对档案管理工作进行综合评定，确定考核结果。6.结果反馈：考核小组将考核结果反馈给各部门、各单位，对存在的问题提出整改意见和建议，要求限期整改。四、考核结果与应用（一）考核结果评定考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。1.优秀：档案管理工作符合考核标准，各项工作成绩突出，档案管理水平较高，在学校档案管理工作中起到示范作用。2.合格：档案管理工作基本符合考核标准，各项工作能够达到要求，档案管理工作正常开展。3.不合格：档案管理工作存在较多问题，不符合考核标准，影响学校档案管理工作的正常开展。（二）结果应用1.表彰奖励：对考核结果为优秀的部门和个人，学校给予表彰和奖励，在全校范围内进行通报表扬。2.绩效挂钩：将档案管理工作考核结果与部门和个人的绩效考核挂钩，作为评先评优、职称晋升等的重要依据。3.整改督促：对考核结果为不合格的