科技馆档案管理制度

PAGE科技馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强科技馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在科技馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技馆各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指科技馆在业务活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：科技馆档案由馆综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映科技馆的工作实际。3.完整性原则：全面收集、整理和保存科技馆在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：科学分类、整理档案，建立健全检索体系，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善科技馆档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理科技馆各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，经鉴定后按程序予以销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为科技馆的决策、业务工作、科研活动等提供档案信息服务。7.组织馆内档案业务培训，提高工作人员的档案管理意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室开展档案管理工作，提供有关档案资料和信息。3.对本部门工作人员进行档案管理知识的宣传和教育，提高大家的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案、外事档案等。2.业务工作类：包括展览策划与设计方案、展品研发资料、科普活动计划与总结、学术交流材料、科研项目档案等。3.基本建设类：包括科技馆建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。4.设备仪器类：包括科技馆各类设备仪器的采购合同、使用说明书、维修记录等。5.声像档案类：包括科技馆活动的照片、录像、录音等资料。6.电子档案类：包括科技馆在业务活动中形成的电子文件、数据库等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案形成部门或个人应在工作结束后及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压或散失。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的全面性和准确性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间顺序、内容性质等进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、基本建设类、设备仪器类、声像档案类、电子档案类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目，准确反映档案的内容和特征。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对不同载体和保管期限的档案应分别存放，并有明显标识。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案柜或档案架上，并在柜架上标明类别、年度等信息。2.对电子档案应进行备份存储，并建立电子档案存储管理制度，确保电子档案的安全与完整。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括馆重大活动、重要决策、核心业务等方面的档案；长期保管的档案一般为16年至50年，主要包括馆一般性业务活动、重要设备仪器等方面的档案；短期保管的档案为15年以下，主要包括一般性文件材料等。3.各部门应根据档案的实际价值，提出档案保管期限的初步意见，报综合档案室审核确定。（五）档案清查1.综合档案室定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，对档案的数量、质量、保管状况等进行检查。2.清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找等，并做好记录。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和馆内档案管理制度。2.方便利用原则：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利条件。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.馆内工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与科技馆相关的档案，须经馆领导批准。3.公民因个人学习、研究等需要查阅科技馆公开的档案，按相关规定办理手续。（三）利用手续1.馆内工作人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需提前向科技馆提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅人、查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经馆领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并填写《档案查阅登记表》。3.公民查阅科技馆公开的档案，需持有效身份证件，到综合档案室填写《档案查阅登记表》后查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须经馆领导批准，办理借阅手续，并在规定期限内归还。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，须经综合档案室同意，并按规定办理复制手续。复制档案应保证内容完整、清晰，不得擅自更改档案内容。（五）利用监督1.综合档案室工作人员应对档案利用情况进行监督，确保利用过程符合规定，档案安全无损。2.对利用过程中违反档案管理制度的行为，应及时制止，并视情节轻重给予相应处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的标准和规定为依据，结合科技馆的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、保管现状等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由馆领导、综合档案室工作人员及相关业务部门负责人组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.综合分析：结合科技馆的发展规划、业务重点、历史沿革等情况，对档案进行综合分析，判断其在不同时期的利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案题名、年度、保管期限、密级、数量等内容，并经馆领导审核批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的科技馆档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为科技馆的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对馆藏档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合科技馆档案管理的信息化系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能的自动化管理。3.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，加强对电子档案的安全防护，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.