史志办档案管理制度

PAGE史志办档案管理制度一、总则（一）目的为加强史志办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在史志编纂、研究及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于史志办全体工作人员及在史志办工作中形成档案的相关部门和个人。（三）档案定义本制度所指档案是史志办在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由史志办综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映史志办工作实际情况的原始材料。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是史志办档案管理的职能部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本办档案管理制度。2.负责接收、征集、整理各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索工具。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.开展档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。7.积极为史志办各项工作提供档案信息服务，做好档案的查阅、借阅和利用工作。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程，负责具体的档案管理工作。其职责包括：1.严格按照档案管理制度开展日常工作，确保档案管理工作规范有序。2.做好档案的收集、整理、归档工作，及时将各类档案资料移交综合档案室。3.负责档案库房的日常管理，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.为档案利用者提供热情、周到的服务，做好档案查阅、借阅登记和归还工作。5.协助综合档案室做好档案鉴定、统计和销毁等工作。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向综合档案室移交。其职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、积累，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案整理要求，对本部门文件材料进行分类、整理，定期移交综合档案室。3.协助综合档案室做好本部门档案的查阅、利用工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与史志办工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.史志办形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、编纂成果、调研材料等。3.史志办工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作笔记、调研报告、学术论文等。4.与史志办工作相关的各种会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、纪要、照片、音像资料等。5.史志办征集、购买、交换的各类史志资料、图书、刊物等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应在形成后及时整理归档，不得积压。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。4.电子文件应按照相关规定进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并进行有效的备份。（三）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照文件的形成时间、内容性质等进行分类。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以接收，并进行进一步的整理和归档。4.归档后的档案应按照档案分类方案进行分类存放，建立档案目录和索引，便于查找和利用。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案采用年度机构问题分类法进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行划分。2.机构：按照史志办内部的机构设置进行分类。3.问题：按照文件内容所反映的问题进行分类，如史志编纂、资料征集、行政管理等。（三）编号规则档案编号采用“年度+机构代码+问题代码+流水号”的形式。1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.机构代码：根据史志办内部机构设置，为每个机构赋予一个两位代码，如“01”表示综合科，“02”表示编纂科等。3.问题代码：根据档案分类情况，为每个问题赋予一个两位代码，如“01”表示史志编纂，“02”表示资料征集等。4.流水号：按照档案排列顺序依次赋予一个四位流水号，如“0001”“0002”等。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等内容。2.档案目录应打印或抄写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。3.对重要档案应编制卷内文件目录，详细记录卷内每份文件的题名、责任者、日期、页码等信息，置于卷首。（五）装订规范1.档案应进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。2.采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。3.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其大小一致。五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品、防鼠器具等。3.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，检查档案的保管状况、库房设施设备运行情况等，发现问题及时处理。2.保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间，根据实际情况及时采取调节措施。4.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和辩证唯物主义的方法，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由史志办领导、综合档案室负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定标准1.对档案的价值进行鉴定，主要从档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等方面进行考量。2.具有重要历史意义、对史志编纂有重要参考价值、反映史志办主要工作活动的档案应列为永久保管。3.在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保管，定期保管期限分为30年、10年。4.已失去保存价值的档案，可予以销毁。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的保管期限。2.填写档案鉴定表，详细记录档案的编号、题名、保管期限、鉴定意见等信息。3.对鉴定结果进行审核，经史志办领导批准后，确定最终的保管期限和销毁档案清单。（五）销毁程序1.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，详细注明档案的编号、题名、数量、保管期限等信息。2.销毁清册经史志办领导审核签字后，报上级档案行政管理部门备案。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、分类情况。3.档案的保管期限分布情况。4.档案的利用情况，包括查阅、借阅的人次、卷次等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应准确、及时，不得虚报、瞒报、漏报。3.对档案统计数据应进行分析，为档案管理决策提供依据。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本办档案管理制度规定。2.服务为本原则：积极为史志办各项工作和社会利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.史志办工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.社会组织、个人因研究、编史修志等需要查阅档案。（三）利用手续1.史志办工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等信息，经史志办领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记工作，详细记录查阅、借阅的时间、人员、档案名称、卷次等信息。4.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。（四）利用方式1.档案查阅：档案管理人员应根据查阅人员