档案管理制度部门

PAGE档案管理制度部门一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案管理制度部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则档案应全面、系统地反映公司工作的历史面貌，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理制度部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案的安全保管。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理制度部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理制度部门。3.协助档案管理制度部门开展档案的查阅、利用等工作。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等，公司内部管理制度、工作流程、通知、通报等，公司行政事务管理文件，如公文处理、会议纪要、印章管理、办公用品管理等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括公司发展战略规划、年度经营计划、市场营销策略、客户管理、合同管理、财务管理、人力资源管理、物资采购管理、质量管理、安全生产管理等方面的文件。4.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、技术标准、设备管理、质量管理体系文件等方面的文件。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的可行性研究报告、项目立项批复、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等方面的文件。6.科研项目类：包括公司承担的科研项目的立项申请书、研究报告、成果鉴定证书、专利证书等方面的文件。7.设备仪器类：包括公司购置的设备仪器的采购合同、安装调试报告、使用说明书、维护保养记录等方面的文件。8.会计档案类：包括公司的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等方面的文件。9.声像档案类：包括公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类：包括公司以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，用两位字母表示各类档案的类别，如“XG”表示行政管理类，“DQ”表示党群工作类，“JY”表示经营管理类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、总结等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，并按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.编号：对每一份文件材料进行编号，编号应与档案编号一致。3.装订：将文件材料按照顺序排列，左侧装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。五、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案管理制度部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、保管期限、编号顺序排列存放，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理制度部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.鉴定工作应由档案管理制度部门牵头，组织公司有关部门的人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报公司领导批准。2.档案管理制度部门应按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理制度部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，由档案管理制度部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度部门的规定，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。2.如需复印档案，应经档案管理制度部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。3.查阅人员应爱护档案，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理制度部门，并办理归还手续。（三）利用服务1.档案管理制度部门应积极主动地为公司各项工作提供档案信息服务，根据公司需求，编制档案检索工具，提供档案资料汇编等。2.对于重要的档案利用需求，档案管理制度部门应组织力量进行专题研究，提供针对性的档案信息支持。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平，实现档案信息资源的共享。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案信息录入：将档案的目录信息和全文信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案信息检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。4.档案信息利用：通过档案管理信息系统