档案室八防管理制度

PAGE档案室八防管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的安全管理，确保档案的完整与安全，特制定本八防管理制度。本制度旨在通过采取有效的防范措施，防止档案在存储和保管过程中受到火灾、水灾、盗窃、虫蛀、鼠咬、霉变、静电、电磁等因素的损害，保障公司档案信息的真实性、完整性和可用性，为公司的各项工作提供可靠的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司档案室及档案管理人员，涵盖公司各部门形成的各类档案资料，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全各项防范措施，提前预防可能出现的各种风险，将档案受损的可能性降到最低。2.安全第一原则始终将档案安全放在首位，确保档案的实体安全和信息安全，在任何情况下都不能以牺牲档案安全为代价。3.全面管理原则对档案室的各个环节进行全面管理，包括档案的收集、整理、存储、利用、销毁等，确保每个环节都符合安全要求。4.责任到人原则明确各岗位人员在档案安全管理中的职责，做到责任明确、分工合理，确保各项安全措施能够得到有效落实。二、档案室防火管理（一）消防设施配备1.在档案室配备足够数量且符合国家标准的灭火器材，如灭火器、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好，随时可用。2.安装火灾自动报警系统和自动喷水灭火系统，确保其处于正常运行状态，能够及时发现火灾并进行有效灭火。3.根据档案室的布局和面积，合理设置疏散指示标志和应急照明设施，确保在火灾发生时人员能够迅速、安全地疏散。（二）用火用电管理1.严禁在档案室吸烟和使用明火，如因特殊情况需要进行电气焊等明火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施，确保作业安全。2.对档案室的电气设备进行定期检查和维护，确保其电线、插座、开关等无破损、漏电等安全隐患，严禁私拉乱接电线。3.下班前，必须关闭档案室的所有电器设备电源，切断总电源，防止因电气故障引发火灾。（三）人员培训与应急演练1.定期组织档案管理人员参加消防安全培训，使其熟悉火灾预防知识、灭火器材的使用方法以及火灾应急处置流程，提高消防安全意识和应急能力。2.制定火灾应急预案，并定期组织演练，确保在火灾发生时能够迅速、有效地进行应对，最大限度地减少火灾损失。三、档案室防水管理（一）防水设施建设1.档案室选址应避免在低洼、易积水的区域，确保档案室所在建筑具有良好的防水性能，屋顶、墙面、地面等无渗漏现象。2.在档案室周围设置排水设施，如排水沟、排水管道等，确保雨水能够及时排出，防止雨水倒灌进入档案室。3.对档案室的门窗进行密封处理，安装防水胶条等，防止雨水渗漏进入室内。（二）防潮措施1.在档案室安装除湿设备，如除湿机等，根据室内湿度情况进行适时除湿，将室内湿度控制在适宜的范围内（一般为40%60%）。2.对档案存储架进行合理布局，避免档案直接接触地面和墙面，可在档案架底部设置防潮垫板，在档案架与墙面之间留出一定的空间，以利于空气流通，减少潮湿对档案的影响。3.定期对档案室进行通风换气，但在潮湿天气时应避免通风过度，防止室外潮湿空气进入室内。同时，可在通风口安装空气过滤装置，防止灰尘等杂质进入档案室。（三）漏水应急处理1.安排专人定期对档案室进行巡查，及时发现并处理可能出现的漏水问题，如屋顶漏水、管道漏水等。2.一旦发现档案室出现漏水情况，应立即采取措施进行排水，将积水清理干净，并对受损档案进行抢救和保护，如转移至干燥通风的地方，进行晾晒、除湿等处理。同时，及时通知相关维修人员进行维修，查明漏水原因并彻底解决问题，防止再次发生漏水事故。四、档案室防盗管理（一）防盗设施安装1.在档案室门窗安装防盗门窗，窗户应安装防盗网，防盗网的材质和规格应符合安全要求，能够有效防止外部人员非法进入。2.安装监控系统，对档案室的出入口、内部区域等进行全方位监控，监控设备应具备高清画质、夜视功能、存储功能等，确保监控资料能够保存一定期限，以便在需要时进行查阅。3.在档案室设置门禁系统，限制无关人员进入，门禁系统应采用先进的识别技术，如指纹识别、刷卡识别等，并定期更新门禁权限，确保只有授权人员能够进入档案室。（二）人员出入管理1.档案管理人员应严格遵守门禁制度，凭有效证件进入档案室，不得擅自允许无关人员进入。2.外来人员因工作需要进入档案室，必须经过档案部门负责人批准，并进行登记，注明进入时间、事由、离开时间等信息，同时安排专人陪同，确保档案安全。3.下班后，档案管理人员应检查档案室门窗是否关闭、锁好，确认无误后方可离开。（三）防盗应急处置1.制定防盗应急预案，明确在发生盗窃事件时的应急处置流程和各人员的职责。2.一旦发现档案室有被盗迹象，应立即保护现场，不得擅自触碰或移动现场物品，及时报警，并通知公司相关部门领导。3.配合公安机关进行调查，提供相关线索和资料，协助追回被盗档案，尽量减少公司的损失。同时，对此次盗窃事件进行总结分析，及时完善防盗措施，防止类似事件再次发生。五、档案室防虫蛀管理（一）防虫环境控制1.保持档案室的清洁卫生，定期对档案室进行清扫，清除灰尘、杂物等，减少害虫的滋生环境。2.控制档案室的温度和湿度，使其保持在不利于害虫生长繁殖的范围内。一般来说，温度应控制在14℃24℃之间，湿度应控制在40%60%之间。3.档案室的门窗应密封良好，防止外部害虫进入室内。同时，可在通风口安装防虫网，阻挡害虫进入。（二）防虫药剂使用1.在档案存储区域放置适量的防虫药剂，如樟脑丸、驱虫剂等，但要注意药剂的放置位置，避免与档案直接接触，防止对档案造成损害。2.定期更换防虫药剂，确保其药效持续有效。同时，要注意药剂的安全性，选择符合环保要求的产品，避免对人体和环境造成危害。（三）档案检查与处理1.定期对档案进行检查，查看是否有害虫蛀蚀的迹象，如发现档案有虫蛀现象，应及时采取措施进行处理。2.对于轻度虫蛀的档案，可采用物理方法进行处理，如冷冻、晾晒等，以杀死害虫。对于重度虫蛀的档案，应进行专业修复或采取其他补救措施，尽量减少档案的损失。同时，对虫蛀原因进行分析，采取针对性的防治措施，防止虫蛀问题再次发生。六、档案室防鼠咬管理（一）防鼠设施建设1.对档案室的门窗、通风口等孔洞进行密封处理，防止老鼠进入室内。可使用金属网、铁皮等材料进行封堵，确保封堵严密，无孔洞缝隙。2.在档案室设置防鼠板，防鼠板应安装在门口底部，高度一般不低于50厘米，能够有效阻挡老鼠进入档案室。3.对档案室的电线、管道等进行防护，可采用金属套管、线槽等进行包裹，防止老鼠咬坏电线和管道，引发安全事故。（二）灭鼠措施1.在档案室放置适量的灭鼠器具，如鼠夹、鼠笼、粘鼠板等，并定期检查和更换，确保其有效性。2.可采用化学灭鼠方法，但要注意选择安全、环保的灭鼠药剂，并按照规定的使用方法和剂量进行投放，避免对人体和档案造成危害。同时，要将灭鼠药剂放置在老鼠容易接触到但人员和档案不易接触到的地方。3.定期清理档案室的食物残渣和垃圾，保持室内环境整洁，断绝老鼠的食物来源，减少老鼠在室内的生存机会。（三）鼠害检查与处理1.安排专人定期对档案室进行鼠害检查，查看是否有老鼠活动的迹象，如鼠粪、鼠咬痕等。2.一旦发现鼠害问题，应立即采取措施进行灭鼠，并对受损档案进行检查和处理。对于被老鼠咬坏的档案，要根据损坏程度进行修复或采取其他补救措施，确保档案的完整性。同时，要对鼠害原因进行分析，及时完善防鼠措施，防止鼠害再次发生。七、档案室防霉管理（一）防霉环境控制1.保持档案室的清洁干燥，定期对档案室进行通风换气，降低室内湿度，防止霉菌滋生。2.控制档案室的温度，避免温度过高或过低，一般温度应控制在14℃24℃之间，以减少霉菌生长的适宜环境。3.对档案存储架进行定期清洁，可使用干净的湿布擦拭，去除表面的灰尘和污渍，防止霉菌在档案架上生长。（二）防霉药剂使用1.在档案存储区域可适当使用防霉药剂，如防霉纸、防霉片等，但要注意药剂的使用方法和剂量，避免对档案造成损害。2.选择质量可靠、安全环保的防霉药剂，并按照产品说明进行使用。同时，要定期检查防霉药剂的效果，及时更换失效药剂。（三）档案防霉检查与处理1.定期对档案进行检查，查看是否有发霉现象，如发现档案发霉，应及时采取措施进行处理。2.对于轻度发霉的档案，可采用物理方法进行处理，如擦拭、晾晒等，以去除霉菌。对于重度发霉的档案，应进行专业修复或采取其他补救措施，尽量减少档案的损失。同时，对发霉原因进行分析，采取针对性的防霉措施，防止霉菌问题再次发生。八、档案室防静电管理（一）防静电设施建设1.在档案室铺设防静电地板，防静电地板应具有良好的导电性能，能够有效导除静电。2.对档案室的电气设备、档案存储架等进行接地处理，确保其接地良好，能够将静电及时导除。3.在档案室安装防静电空气净化器，通过电离空气产生负离子，中和空气中的静电，减少静电对档案的影响。（二）人员防静电措施1.档案管理人员在进入档案室前，应先触摸防静电接地装置，释放身上的静电，避免在操作档案过程中产生静电对档案造成损害。2.要求档案管理人员穿着防静电工作服和防静电鞋，避免穿着化纤等容易产生静电的衣物进入档案室。3.在操作档案时，应尽量避免快速翻动、摩擦等容易产生静电的动作，保持操作动作轻柔、缓慢。（三）静电监测与处理1.定期对档案室进行静电监测，可使用静电测试仪等设备检测室内静电情况，确保静电电压在安全范围内（一般静电电压应不超过100V）。2.一旦发现静电电压过高，应及时采取措施进行处理，如增加空气湿度、调整防静电设施等，降低静电对档案的影响。同时，要对静电产生的原因进行分析，采取针对性的防静电措施，防止静电问题再次发生。九、档案室防电磁管理（一）电磁防护设施建设1.在档案室安装电磁屏蔽设备，电磁屏蔽设备应能够有效屏蔽外界电磁干扰，保护档案信息安全。电磁屏蔽设备的性能应符合相关标准要求，能够屏蔽不同频率的电磁信号。2.对档案室的电气线路进行合理布局，采用屏蔽电缆等措施减少电磁辐射，避免电磁干扰对档案存储设备和档案信息造成影响。3.在档案室设置电磁防护标识，提醒人员注意电磁防护，避免在档案室使用可能产生电磁干扰的设备。（二）设备电磁兼容性管理1.对档案室使用的电子设备，如计算机、服务器、存储设备等，要选择具有良好电磁兼容性的产品，确保其在运行过程中不会产生过多的电磁干扰，同时能够抵抗外界电磁干扰。2.定期对电子设备进行电磁兼容性检测，确保其性能符合要求。如发现设备电磁兼容性存在问题，应及时进行维修或更换，防止对档案信息造成损害。（三）电磁环境监测与处理1.定期对档案室的电磁环境进行监测，可使用电磁环境监测仪等设备检测室内电磁强度，确保电磁环境符合相关标准要求（一般电磁强度应不超过规定的限值）。2.一旦发现电磁环境异常，应及时采取措施进行处理，如检查电磁屏蔽设备是否正常运行、调整电气设备布局等措施，降低电磁干扰对档案的影响。同时，要对电磁环境异常的原