国企电子档案管理制度

PAGE国企电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高公司档案管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理。（三）定义1.电子档案：指公司在履行职能过程中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。2.电子文件：指公司在业务活动中形成的，以数字形式记录的，具有保存价值的各种信息。电子文件经过整理、归档后成为电子档案。（四）管理原则1.统一管理原则：公司电子档案管理工作实行统一领导、分级管理，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。2.全程管理原则：对电子文件从形成到永久保存或销毁的全过程进行管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。3.前端控制原则：在电子文件形成阶段，采取有效措施，确保电子文件的质量，为电子档案的管理奠定良好基础。4.便于利用原则：充分考虑电子档案的利用需求，提供便捷的利用方式和途径，提高电子档案的利用效率。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督公司各部门电子文件的形成、积累、整理和归档工作。3.负责接收、保管公司各部门移交的电子档案，对电子档案进行整理、分类、编目、存储等管理工作。4.建立和维护公司电子档案管理系统，确保电子档案的安全存储和有效利用。5.定期对公司电子档案进行检查、鉴定和统计，对已到保管期限的电子档案提出处置意见。6.组织开展电子档案管理培训和宣传工作，提高公司员工的电子档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累、整理和归档工作，确保电子文件的真实、完整、准确和系统。2.按照公司电子档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交电子档案，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好电子档案的整理、分类、编目、存储等工作，提供必要的信息和资料。4.负责本部门电子档案的查阅、利用和保密工作，严格遵守公司电子档案管理规定。（三）信息技术部门职责1.负责保障公司电子档案管理系统的正常运行，提供技术支持和维护服务。2.协助档案管理部门制定电子档案管理系统的安全策略和技术方案，确保电子档案的安全存储和传输。3.负责对电子档案管理系统的数据备份和恢复工作，定期进行数据备份，并妥善保管备份数据。4.配合档案管理部门做好电子档案管理系统的升级和优化工作，提高系统的性能和功能。三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的形成1.公司各部门在业务活动中应按照国家有关法律法规和公司相关规定，及时形成电子文件。电子文件应采用符合国家标准的文件格式，确保其可读性和可处理性。2.电子文件的内容应真实、准确、完整，能够反映公司业务活动的实际情况。电子文件应具备明确的标识，包括文件编号、标题、日期、作者等信息。（二）电子文件的积累1.各部门应指定专人负责电子文件的积累工作，对电子文件进行实时收集和整理。电子文件应按照其形成的时间顺序、来源、类别等进行分类存储，便于查找和利用。2.在电子文件的积累过程中，应注意对电子文件的元数据进行收集和整理。元数据是指描述电子文件的背景、内容、结构、来源、管理过程等信息的数据，包括文件的题名、作者、日期、格式、大小等。四、电子文件的整理与归档（一）电子文件的整理1.各部门在电子文件积累到一定阶段后，应按照档案管理的要求进行整理。整理工作应包括对电子文件的分类、编号、编目、装订等。2.电子文件的分类应按照公司档案分类方案进行，确保分类的科学性和系统性。电子文件的编号应遵循唯一性、稳定性和系统性的原则，便于电子文件的标识和管理。3.电子文件的编目应包括文件的题名、编号、日期、作者、保管期限等信息，编目应准确、完整，便于电子文件的查找和利用。（二）电子文件的归档1.各部门应在电子文件整理完毕后，按照规定的时间和要求向档案管理部门移交电子档案。移交的电子档案应包括电子文件及其元数据、背景信息等。2.档案管理部门在接收电子档案时，应进行认真核对，确保电子档案的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的电子档案，应及时通知移交部门进行整改。3.电子档案移交后，档案管理部门应按照规定的存储方式和存储位置进行存储，确保电子档案的安全存储和有效利用。五、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.公司电子档案应采用多种存储方式进行存储，包括在线存储、离线存储等。在线存储应采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，确保电子档案的快速访问和数据安全。离线存储应采用磁带、光盘等存储介质，定期进行数据备份，确保电子档案的长期保存。2.电子档案的存储应遵循安全性、可靠性、可扩展性和经济性的原则，选择合适的存储设备和存储介质。存储设备和存储介质应具备良好的性能和质量，能够满足电子档案存储的要求。（二）存储位置1.公司电子档案应存储在专门的档案存储区域，存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保电子档案的安全存储。2.电子档案的存储位置应进行明确标识，便于查找和管理。存储位置应定期进行检查和维护，确保存储设备和存储介质的正常运行。（三）保管期限1.公司电子档案的保管期限应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行确定。保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：永久保管的电子档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司具有长远利用价值的电子档案。长期保管的电子档案：反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的电子档案，保管期限为10年至50年。短期保管的电子档案：反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的电子档案，保管期限为1年至5年。2.电子档案的保管期限应在电子档案的元数据中进行明确标识，便于电子档案的管理和利用。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案的存储情况进行检查，检查内容包括存储设备的运行状况、存储介质的质量、电子档案的完整性等。2.定期检查应制定详细的检查计划，明确检查的时间、内容、方法和人员等。检查结果应进行详细记录，并及时进行处理。对发现的问题，应及时采取措施进行整改，确保电子档案的安全存储。六、电子档案的利用与保密（一）利用1.公司员工因工作需要查阅电子档案时，应填写《电子档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照规定的查阅范围和查阅方式，为查阅人员提供电子档案的查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自复制、下载、传播电子档案。3.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司电子档案时，应按照国家有关法律法规和公司相关规定办理查阅手续。查阅手续应包括查阅申请、查阅范围、查阅方式、查阅期限等内容，并经公司分管领导批准。4.档案管理部门应按照规定的查阅范围和查阅方式，为外部查阅人员提供电子档案的查阅服务。外部查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中应接受档案管理部门的监督。（二）保密1.公司电子档案涉及公司商业秘密、国家机密等重要信息，应严格按照国家有关法律法规和公司相关规定进行保密管理。2.档案管理部门应建立健全电子档案保密制度，明确保密责任和保密措施。对电子档案的查阅、利用、传输等环节进行严格控制，确保电子档案的安全保密。3.公司员工应严格遵守电子档案保密制度，不得擅自泄露电子档案的内容。对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。七、电子档案的鉴定与处置（一）鉴定1.档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定电子档案的保管期限和处置方式。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、信息技术部门、相关业务部门等人员参加。2.鉴定小组应按照国家有关法律法规和公司相关规定，对电子档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行综合分析，确定电子档案的价值和保管期限。3.鉴定结果应形成鉴定报告，鉴定报告应包括电子档案的基本情况、鉴定依据、鉴定结论等内容。鉴定报告应经公司分管领导批准后存档。（二）处置1.对已到保管期限的电子档案，档案管理部门应按照鉴定报告的要求进行处置。处置方式包括销毁、移交等。2.销毁电子档案时，应采用安全可靠的方式进行销毁，确保