94年档案移交制度

PAGE94年档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和移交，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本档案移交制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案移交管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.完整准确原则各部门应确保档案的形成过程完整、内容准确，如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况。3.及时移交原则档案形成部门应按照规定的时间和要求，及时将档案移交至档案管理部门，不得积压或拖延。4.安全保密原则档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全保管，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类会议文件、记录、纪要等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织制发的各类文件、报告、请示、批复、函件等。4.公司/组织内部的工作计划、总结、统计报表等。5.与其他单位签订的合同、协议、意向书等。（二）科技档案1.公司/组织科研项目立项、研究、试验、鉴定等过程中形成的文件材料。2.产品设计、开发、生产、检验等环节产生的图纸、技术文件、工艺文件等。3.设备采购、安装、调试、运行、维护等记录及相关技术资料。4.基本建设项目从项目规划、可行性研究、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告及相关分析资料。3.税务申报、缴纳记录及相关文件。4.审计报告、验资报告等财务审计资料。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动、晋升等手续办理过程中形成的文件材料。2.员工工资、福利、保险等相关资料。3.员工培训、考核、奖惩等记录。4.员工劳动合同、保密协议等。（五）声像档案1.公司/组织重大活动、会议、庆典等的照片、录像、录音等资料。2.公司/组织产品、设备、环境等的照片、录像资料。3.反映公司/组织发展历程、重要事件的图片、影像资料。（六）电子档案1.以电子形式存在的各种文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。2.对纸质档案进行数字化处理后形成的电子副本。三、档案移交的时间要求（一）文书档案1.当年形成的文书档案，在次年上半年整理完毕并移交至档案管理部门。2.临时性工作或专项活动形成的文书档案，在工作结束后一个月内移交。（二）科技档案1.科研项目、产品开发等任务完成后，项目负责人应在三个月内将相关档案整理移交。2.设备采购、安装调试完成后，使用部门应在一个月内将设备档案移交。3.基本建设项目竣工验收后，建设单位应在三个月内将项目档案移交。（三）财务档案1.会计年度终了后，财务部门应在次年上半年将上一年度的财务档案整理装订成册，移交至档案管理部门。原始凭证较多的，可单独装订保管，由档案管理部门指定专人保管，保管期限满后移交档案室统一保管。2.财务审计资料在审计工作结束后一个月内移交。（四）人事档案1.员工离职后，人事部门应在离职手续办理完毕后一个月内将其人事档案整理归档。2.员工档案材料发生变更后，人事部门应及时更新档案，并在变更事项确定后一个月内将相关材料移交档案室。（五）声像档案声像档案应在活动结束后半个月内整理编辑，并及时移交至档案管理部门。（六）电子档案1.电子文件形成部门应定期（每月或每季度）将电子文件备份后移交至档案管理部门。2.电子档案的移交时间与相应纸质档案或其他载体档案的移交时间一致。四、档案移交的程序（一）档案形成部门整理1.档案形成部门应按照档案管理的要求，对本部门形成的档案进行分类、整理、编目，确保档案的完整性和系统性。2.编制档案移交清单，详细列出档案的名称、数量、保管期限等信息。（二）档案管理部门审核接收1.档案管理部门收到档案移交清单后，应及时对档案进行审核，检查档案的整理质量、完整性和准确性。2.对审核合格的档案，档案管理部门应办理接收手续，在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。3.对审核不合格的档案，档案管理部门应及时通知档案形成部门进行整改，整改合格后重新办理移交手续。五、档案移交的责任（一）档案形成部门责任1.档案形成部门应负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的质量符合要求。2.按照规定的时间和要求，及时将档案移交至档案管理部门，不得擅自留存或销毁档案。3.对移交档案的真实性、完整性和准确性负责，如因工作失误导致档案缺失、损坏或信息错误，应承担相应责任。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门应认真履行档案管理职责，做好档案的接收、保管、利用和统计工作。2.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密，对档案的保管状况负责。3.对档案形成部门移交的档案进行审核，对不符合要求的档案提出整改意见，督促档案形成部门及时整改。六、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立档案移交监督机制，定期对档案移交工作进行检查，确保档案移交制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门档案移交情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等对公司/组织档案移交工作的监督检查，积极配合并提供相关资料。2.根据外部监督检查意见，及时整改存在的问题，不断提高档案移交管理水平。七、档案移交的保密规定（一）档案管理人员职责1.档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管档案，防止档案信息泄露。2.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅范围。（二）查阅利用规定1.查阅档案应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后方可查阅。查阅涉及保密内容的档案，应严格履行审批手续，并在指定地点查阅。2.严禁私自复印、拍照、传播档案内容，如需复制档案，应按照规定办理审批手续。3.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，查阅完毕后应及时归还档案管理部门。八、档案移交的信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案分类、编目、索引、权限控制、备份恢复等功能，确保电子档案的安全和有效利用。（二）电子档案移交要求1.电子档案移交时应确保数据的完整性和准确性，采用标准的数据格式和存储介质。2.电子档案应与纸质档案或其他载体档案相对应，建立关联关系，便于查询和利用。3.电子档案移