施工信息档案管理制度

PAGE施工信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司施工信息档案管理，确保施工信息档案的完整、准确、系统和安全，便于信息的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有施工项目的信息档案管理工作，包括项目前期规划、施工过程、竣工验收等各个阶段产生的各类信息档案。（三）基本原则1.真实性原则：施工信息档案应如实反映施工项目的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖施工项目全过程的各类信息，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的信息档案，严格保密。5.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询、检索和使用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善施工信息档案管理制度，并监督执行。2.指导和协调各部门、各项目的施工信息档案管理工作。3.集中统一管理公司施工信息档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。（二）项目部门职责1.负责本项目施工过程中各类信息档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并配合做好档案的归档和保管工作。3.在项目竣工验收后，负责将项目竣工资料整理成册，提交给档案管理部门进行最终归档。（三）其他部门职责1.协助项目部门做好相关施工信息档案的收集工作，提供本部门产生的与施工项目有关的文件、资料等。2.配合档案管理部门开展档案管理工作，遵守档案管理制度的各项规定。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计文件等。2.施工过程文件：施工图纸、施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程变更通知、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。4.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。5.其他与施工项目有关的文件、资料，如会议纪要、往来函件、影像资料等。（二）收集要求1.各部门、各项目应明确专人负责施工信息档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸张应符合档案保存要求。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）收集时间1.项目前期文件应在项目启动后及时收集，并在规定时间内移交至档案管理部门。2.施工过程中的文件应随工程进度同步收集，每月定期整理移交。3.竣工验收文件应在项目竣工验收后一个月内整理成册并移交至档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准施工信息档案按照项目前期文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类，每类再根据文件内容和性质进行二级分类，具体分类如下：1.项目前期文件：可分为立项批复、可行性研究、环境评价、规划设计等子类。2.施工过程文件：分为施工管理、技术文件、质量控制、安全管理、进度管理、成本管理等子类，每个子类再根据具体内容进一步细分。3.监理文件：分为监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等子类。4.竣工验收文件：分为竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等子类。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类、编号，确保每份文件都有唯一的编号。2.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。3.按照分类顺序对文件进行排列，同一类文件按照时间顺序或重要程度排列。4.编制档案目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、责任者等信息，便于查询和检索。（三）装订要求1.纸质档案应采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。2.装订时应注意保持文件的原有顺序，不得随意颠倒或遗漏。3.对于幅面较大的图纸，应折叠成A4纸大小，并在装订边留出一定的空白，以便于日后查阅和复印。五、档案归档（一）归档流程1.项目部门整理好的档案资料，经部门负责人审核签字后，移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回项目部门进行补充或整改。3.审核通过的档案按照分类标准进行归档，存入档案库房或档案数据库，并更新档案目录。（二）归档期限1.项目前期文件应在项目启动后三个月内归档完毕。2.施工过程中的文件应每月归档一次，确保档案资料及时归档。3.竣工验收文件应在项目竣工验收后一个月内归档完毕。（三）归档标识1.对归档的档案应在档案盒或文件夹上标明档案类别、项目名称、归档时间等信息，便于识别和查找。2.在档案数据库中，应建立相应的索引和标识，确保档案信息的快速检索和定位。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全存储。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，并定期进行检查和维护。3.档案管理部门应设置档案查阅室，为档案利用者提供方便的查阅环境。查阅室应配备桌椅、电脑、复印机等设备。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序存放在档案架上，标识清晰，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，可采用光盘、磁带等多种存储介质进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限1.施工信息档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，中期保管期限为10年，长期保管期限为30年或永久。2.具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定，如项目前期文件、竣工验收文件等重要档案一般应长期保管；施工过程中的一般性文件可根据实际情况确定保管期限。3.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定进行销毁。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅施工信息档案，以了解项目情况、指导工作开展、进行项目总结等。2.公司外部单位因审计、检查、合作等需要查阅相关施工信息档案，但必须经过公司相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用流程1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.公司外部单位查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅原因和查阅范围，经公司相关部门审核同意后，报公司领导批准。批准后，档案管理部门按照规定办理查阅手续，并安排专人陪同查阅，确保档案的安全和保密。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案资料应与原件一致，并注明出处。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，并邀请公司相关部门的专业人员参加。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行全面审查和评估。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。3.鉴定过程中应充分考虑档案的历史意义、凭证作用和现实利用价值等因素。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记造册，形成《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司领导批准。3.批准后的《档案销毁清单》交档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门。档案管理部门应将《档案销毁清单》与档案目录等相关资料一并归档保存。九、保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的施工信息档案，严格实行保密制度。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.档案查阅场所应相对独立，无关人员不得进入。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案不被泄露。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，并定期进行安全检查和维护，防止电子信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。档案库房应