工商局档案安全制度

PAGE工商局档案安全制度一、总则（一）目的为加强工商局档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工商行政管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》以及国家有关档案安全管理的规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关各科室、直属机构、派出机构以及所属事业单位的档案安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则档案安全是档案管理工作的首要任务，要始终把确保档案的实体安全和信息安全放在首位，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。2.预防为主原则树立预防意识，强化日常管理，加强对档案安全风险的分析和评估，提前采取防范措施，将安全隐患消除在萌芽状态。3.制度管人原则建立健全档案安全管理制度，明确各部门和人员的职责，通过制度规范档案管理行为，确保档案安全工作落到实处。4.科学管理原则运用先进的技术手段和科学的管理方法，提高档案安全管理的效率和水平，保障档案管理工作的规范化、标准化和现代化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各相关科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调全局档案安全管理工作，研究解决档案安全管理中的重大问题，决策档案安全管理工作的重要事项。（二）档案管理部门本局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，并具体组织实施档案安全管理制度。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和本局档案安全管理制度，制定档案安全管理工作的具体措施和办法。2.负责档案库房的日常管理，包括档案的存放、整理、清点、检查等工作，确保档案存放有序、安全。3.建立健全档案安全管理台账，记录档案的收进、移出、保管、利用等情况，做到账目清晰、账物相符。4.加强对档案安全设施设备的管理和维护，确保消防、防盗、防潮、防虫、防鼠、防火、防尘、防光、防磁等设施设备正常运行。5.组织开展档案安全检查和隐患排查工作，及时发现并整改安全隐患，对重大安全隐患要及时报告档案管理领导小组。6.负责档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。7.组织档案管理人员参加档案安全培训，提高档案管理人员的安全意识和业务水平。8.配合有关部门做好档案安全事故的调查处理工作，及时总结经验教训，完善档案安全管理制度。（三）各部门职责本局各科室、直属机构、派出机构以及所属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并按照档案管理部门的要求，做好档案的安全保管和利用工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.对本部门保管的档案进行妥善保管，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失。3.严格按照档案利用制度，办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用过程中的安全。4.配合档案管理部门做好档案安全检查和隐患排查工作，及时反馈本部门档案安全管理情况。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的形成、积累和归档工作同步进行。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，反映本部门工作活动的全过程，不得擅自涂改、伪造、损毁文件材料。3.对重要文件材料和具有保存价值的电子文件，应同时收集纸质文件和电子数据，并确保两者内容一致。（二）整理要求1.档案管理人员应按照国家有关档案分类标准和本局档案分类方案，对收集的文件材料进行科学分类、编号、编目和装订。2.整理档案时，应保持文件材料的原有顺序，不得随意打乱或重新排列。对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制后再进行整理。3.电子文件应按照相关标准进行整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整、存储安全。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防火、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应随手关门，严禁在库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，不得混存。纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）温湿度控制1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.应安装温湿度监测设备，实时监测库房温湿度变化情况，并根据需要采取相应的调节措施。（四）安全检查与维护1.档案管理部门应定期对档案库房进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每周进行一次常规检查，重点检查档案的存放情况、安全设施设备的运行情况、温湿度控制情况等。2.对检查中发现的问题，应及时记录并采取措施进行整改。对重大安全隐患，应立即报告档案管理领导小组，并采取临时防护措施，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。对发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并报告档案管理部门负责人。4.应定期对档案安全设施设备进行维护和保养，确保其正常运行。消防器材应定期检查、更换，防盗门窗应保持完好无损，温湿度调节设备应定期进行调试和维护。五、档案利用安全（一）利用制度1.建立健全档案利用制度，明确档案查阅、借阅的范围、程序和要求。2.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案。3.外单位人员因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，经本局档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经本局分管领导批准。查阅档案时，应按照规定的程序和要求进行，不得将档案带出档案库房。4.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，不得转借他人。5.外单位人员因工作需要借阅本局档案的，应按照上述查阅档案的审批程序办理借阅手续，并按照规定的时间和要求归还档案。借阅重要档案的，还应签订保密协议，确保档案安全。（二）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等情况进行详细记录。2.档案利用登记台账应妥善保管，以备查询和统计分析。（三）利用监督1.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保利用人按照规定的程序和要求查阅、借阅档案，防止档案损坏、丢失和泄密。2.对利用过程中发现的问题，应及时制止并报告档案管理部门负责人。六、档案信息安全（一）信息系统安全1.建立健全档案信息系统安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.档案信息系统应采用安全可靠的硬件设备和软件系统，配备防火墙、入侵检测系统等安全防护设施，定期进行安全评估和漏洞扫描，并及时修复发现的安全漏洞。3.对档案信息系统的用户账号和密码应进行严格管理，定期更换密码，严禁使用弱密码。用户账号应实行实名制，一人一号，不得混用。4.应建立档案信息系统数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的异地存储设备上。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。（二）数据安全1.加强对档案数据的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案数据，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施，确保数据安全。3.应建立档案数据安全审计制度，对档案数据的访问、操作等情况进行审计和记录，以便及时发现和处理安全问题。（三）网络安全1.加强对档案管理网络的安全管理，采取防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.严禁在档案管理网络中使用未经授权的设备和软件，不得随意接入外部网络。如需接入外部网络，应经过严格的审批程序，并采取必要的安全防护措施。3.应定期对档案管理网络进行安全检查和维护，及时发现和处理网络安全问题。（四）人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和业务水平，使其熟悉档案信息安全管理的法律法规和规章制度，掌握档案信息安全管理的技术方法和操作技能。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其在档案信息安全管理方面的责任和义务，严禁泄露档案信息。3.对涉及档案信息安全的人员变动，应及时进行安全审查和交接，确保档案信息安全不受影响。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确档案安全事故的应急处置流程、责任分工和保障措施等。2.档案安全应急预案应根据国家有关法律法规和本局实际情况，定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置流程1.档案安全事故发生后，档案管理人员应立即报告档案管理部门负责人，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等。2.档案管理部门负责人接到报告后，应立即报告档案管理领导小组，并组织相关人员进行应急处置。3.档案管理领导小组应根据事故情况，迅速启动应急预案，组织开展应急救援工作，及时向上级主管部门和有关部门报告事故情况。4.在应急处置过程中，应采取有效措施，保护档案的安全，尽量减少事故损失。对受损档案，应及时进行抢救和修复，确保档案的完整性和可用性。5.应急处置结束后，应及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，完善档案安全管理制度。（三）应急保障措施1.建立档案安全应急物资储备制度