县政府档案三合一制度

PAGE县政府档案三合一制度一、总则（一）目的为了加强县政府档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县政府各部门、各直属机构及下属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：县政府档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为县政府各项工作提供便捷的档案服务。二、档案分类（一）文书档案1.收文：包括上级机关文件、下级机关请示报告、平行机关函件等。2.发文：县政府制发的各类文件、通知、通报等。3.内部文件：县政府各部门之间的工作往来文件、会议纪要等。（二）业务档案1.经济发展类：包括招商引资、项目建设、统计数据等档案。2.社会事务类：涵盖民政、教育、卫生、文化等方面的档案。3.行政管理类：如人事任免、机构编制、财政财务等档案。（三）专门档案1.声像档案：照片、录音、录像等资料。2.电子档案：存储在电子介质上的各类文件和数据。3.实物档案：具有保存价值的奖章、证书、纪念品等。三、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。（二）收集要求1.齐全完整：确保档案收集的全面性，不得遗漏重要文件和资料。2.真实准确：收集的档案必须真实反映工作实际情况，数据准确无误。3.整理规范：对收集的档案进行初步整理，确保文件格式统一、字迹清晰。（三）收集时间1.定期收集：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案收集整理完毕，移交至县政府档案室。2.即时收集：对于重要紧急文件和资料以及临时性工作形成的档案，应在工作结束后及时收集整理。四、档案整理（一）文书档案整理1.分类：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。2.编号：对每份文件进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制文件目录，包括文件编号、文号、标题、日期、责任者等信息。4.装订：将文件按照顺序排列，左侧装订，确保整齐牢固。（二）业务档案整理1.按照业务流程分类：根据不同业务类型，对档案进行详细分类。2.建立档案索引：编制业务档案索引，方便查找和利用。3.数字化处理：对重要业务档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。（三）专门档案整理1.声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作相应的文字说明。2.电子档案整理：按照电子文件管理要求，对电子档案进行分类存储，确保数据的安全性和可读取性。3.实物档案整理：对实物档案进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。五、档案保管（一）保管场所县政府设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。具体划分标准按照国家有关规定执行。（三）保管要求1.定期检查：定期对档案进行检查，确保档案无损坏、无霉变、无虫蛀等情况。2.安全防护：加强档案室的安全管理，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。3.环境维护：保持档案室适宜的温湿度，确保档案保存环境良好。六、档案利用（一）利用范围县政府各部门及相关单位因工作需要，可查阅利用县政府档案。（二）利用方式1.查阅：查阅者可到县政府档案室查阅纸质档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还时间。3.复制：根据查阅者需求，可为其提供档案复制服务，但涉及保密内容的档案需经批准后方可复制。（三）利用审批查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报县政府办公室审核批准。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由县政府办公室负责人、档案管理人员及相关业务专家组成。（二）鉴定标准根据档案保管期限划分标准，结合档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.小组审议：档案鉴定工作小组对初步筛选的档案进行审议，确定档案的存毁意见。3.审批备案：鉴定结果报县政府领导审批后，进行备案登记。八、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确无保存价值的档案，应予以销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单：对拟销毁的档案编制详细的销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.审批签字：销毁清单经县政府领导签字批准。3.现场监销：销毁档案时，应安排专人现场监销，确保销毁彻底。4.销毁记录：对档案销毁过程