档案室责任与追究制度

PAGE档案室责任与追究制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，明确档案管理工作中各岗位人员的责任，规范责任追究行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：清晰界定档案管理各环节的责任主体，做到责任到人。3.客观公正原则：责任追究过程中应依据事实和相关规定，客观公正地认定责任。4.预防为主原则：通过明确责任和规范流程，预防档案管理事故的发生，将问题解决在萌芽状态。二、档案管理职责分工（一）档案室管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范，并监督执行。3.负责档案库房的日常管理，包括档案的存放、保管、安全防护等，保证档案实体安全。4.按照规定的查阅、借阅手续，为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。5.定期对档案进行清查、盘点，及时发现并报告档案管理中存在的问题，提出改进措施。6.协助做好档案的数字化工作，提高档案利用效率。7.参与档案鉴定、销毁工作，按照规定程序进行操作。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交至档案室，并办理交接手续。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和说明。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。5.负责本部门档案的保密工作，防止档案信息泄露。（三）档案查阅、借阅人员职责1.遵守档案查阅、借阅制度，按照规定的程序和要求办理查阅、借阅手续。2.在查阅、借阅档案过程中，爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.严格遵守档案保密规定，不得擅自将档案带出规定场所，不得泄露档案内容。4.按时归还所借阅的档案，如需延期使用，应办理相应手续。三、档案管理工作流程及责任规范（一）档案收集1.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行收集，确保文件材料的完整性和准确性。2.收集过程中，应注意对文件材料的来源、内容、日期等进行核对，防止遗漏重要文件。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的可读性和可追溯性。4.档案形成部门如未及时、完整地收集档案，导致档案缺失或不完整，由该部门负责人承担主要责任。（二）档案整理1.档案室管理人员按照档案分类方案对收集到的档案进行整理，包括分类、编号、编目等。2.整理过程中应遵循档案整理的基本原则和方法，确保档案分类科学、编号唯一、编目准确。3.对于不符合整理要求的档案，档案室管理人员应及时与档案形成部门沟通，要求其重新整理。4.如因档案室管理人员整理不当，导致档案混乱、编号错误等问题，由档案室管理人员承担相应责任。（三）档案保管1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，配备必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、质量等情况，发现问题及时处理。4.如因保管不善，导致档案损坏、丢失等事故，由档案室管理人员承担主要责任；如因档案形成部门未按要求移交档案或提供虚假档案信息，导致保管出现问题，档案形成部门负责人承担相应责任。（四）档案查阅、借阅1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅目的、档案名称、期限等信息，经所在部门负责人审批后交档案室。2.档案室管理人员根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记工作，记录查阅、借阅时间、人员、档案名称等信息。3.查阅、借阅人员应在规定的场所查阅档案，如需复印、摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行操作。4.如查阅、借阅人员违反查阅、借阅规定，导致档案信息泄露或损坏，由查阅、借阅人员承担相应责任；如档案室管理人员未严格执行查阅、借阅手续，导致档案管理失控，由档案室管理人员承担责任。（五）档案鉴定、销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、历史价值等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。4.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，经公司/组织领导审批后，按照规定的程序进行销毁。5.销毁过程中应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。6.如因鉴定不准确，导致不应销毁的档案被销毁，或销毁过程中存在违规操作，由鉴定小组负责人及监销人员承担相应责任。四、责任追究情形（一）档案管理工作中的违规行为1.未按照规定的程序和要求收集、整理、保管档案，导致档案缺失、损坏、混乱等。2.擅自修改、涂抹、伪造档案内容。3.违反档案查阅、借阅制度，擅自扩大查阅、借阅范围，泄露档案机密。4.未按时移交档案或拒绝移交档案。5.在档案鉴定、销毁工作中，违反规定程序，造成档案流失或不当销毁。（二）因档案管理不善导致的损失1.由于档案保管不当，如发生火灾、水灾、被盗等事故，导致档案实体损坏或丢失，给公司/组织造成经济损失或不良影响。2.因档案信息泄露，给公司/组织带来商业秘密泄露、声誉受损等后果。（三）其他违反档案管理规定的行为1.对档案管理工作中发现的问题隐瞒不报、拖延处理。2.不配合档案管理部门进行档案清查、盘点等工作。五、责任追究方式（一）批评教育对于初次违反档案管理规定，情节较轻，未造成严重后果的人员，给予批评教育，责令其立即改正错误行为。（二）警告对违反档案管理规定，情节较为严重，但尚未构成重大损失的人员，给予警告处分，并在公司/组织内部进行通报批评。（三）罚款根据违规行为的性质和造成的后果，对相关责任人员处以一定金额的罚款，罚款金额根据实际情况确定。（四）降职、撤职对于因严重违反档案管理规定，导致档案管理工作出现重大失误，给公司/组织造成较大损失或不良影响的人员，给予降职或撤职处分。（五）法律责任如因档案管理违规行为触犯国家法律法规的，依法追究相关责任人员的法律责任。六、责任追究程序（一）发现与举报1.档案管理部门在日常工作中发现责任追究情形，应及时进行记录，并开展初步调查。2.公司/组织内部其他部门或人员发现档案管理违规行为，有权向档案管理部门举报，举报应提供相关线索和证据。（二）调查与核实1.档案管理部门接到举报或发现问题后，应成立调查组，对责任追究情形进行调查核实。2.调查组应通过查阅档案、询问当事人、收集相关证据等方式，全面了解事件经过，确定责任主体和责任程度。3.在调查过程中，应充分听取被调查人员的陈述和申辩，保证调查结果客观公正。（三）责任认定与提出处理建议1.调查组根据调查核实情况，依据本制度及相关规定，对责任主体的责任进行认定。2.针对责任认定结果，提出相应的处理建议，处理建议应明确责任追究方式、处罚依据等内容。（四）审批与执行1.处理建议提交公司/组织领导审批，领导根据实际情况做出最终处理决定。2.责任追究决定应及时通知责任人员，并在公司/组织内部进行公布。3.责任人员应按照处理决定接受相应处罚，处