档案微机室四分设制度

PAGE档案微机室四分设制度一、总则（一）目的为加强公司档案微机室的管理，确保档案信息的安全、完整与有效利用，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案微机室的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、存储、检索、利用及安全管理等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与公司业务相关的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案信息进行保密管理，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的一致性和连续性。5.便利性原则：档案管理应便于档案的存储、检索和利用，提高工作效率。二、档案微机室职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，确保档案的质量和安全。3.建立档案信息数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）微机室管理职责1.负责档案微机室的硬件设施建设和维护，确保设备的正常运行。2.安装和管理档案管理软件，保障档案信息系统的安全稳定。3.负责档案数据的录入、存储、备份等工作，保证数据的准确性和完整性。4.对档案微机室的网络安全进行管理，防止网络攻击和数据泄露。5.协助档案管理部门开展档案信息化相关工作，提供技术支持和培训。（三）档案收集人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将收集的档案移交至档案微机室。3.协助档案管理部门开展档案清查和核对工作，提供相关档案信息。（四）档案整理人员职责1.对接收的档案进行系统整理，包括分类、编号、编目等工作，使其符合档案管理规范。2.检查档案的完整性和准确性，对存在问题的档案及时与相关部门沟通解决。3.负责档案整理过程中的数据录入和信息核对工作，确保档案信息的准确无误。（五）档案存储人员职责1.将整理好的档案按照规定的存储方式进行存放，确保档案的安全保管。2.定期对档案存储环境进行检查，如温度、湿度、防火、防潮、防虫等，发现问题及时处理。3.负责档案的日常盘点和清查工作，保证档案数量与账目相符。（六）档案检索利用人员职责1.负责建立和维护档案检索工具及索引，方便用户快速准确地查找档案信息。2.根据用户需求，提供档案查阅、借阅、复制等服务，按照规定办理相关手续。3.对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈用户意见和建议。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司各类文件、通知、报告、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等纸质和电子文件。2.公司生产经营活动中形成的各类技术资料，如产品设计图纸、工艺文件、检验报告等。3.公司财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.公司人事档案，包括员工简历、劳动合同、培训记录、考核评价等。5.公司行政事务档案，如办公用品采购记录、车辆使用记录、房产档案等。6.公司对外宣传资料、广告策划、市场调研等营销档案。7.其他与公司业务相关的具有保存价值的档案资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时收集和整理。2.档案收集应遵循全面、完整、真实的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。4.档案收集人员应定期将收集的档案移交至档案管理部门，交接时应办理详细的交接手续。（三）档案整理标准1.分类标准：按照档案的形成部门、时间、内容等因素进行分类，确保分类科学合理，便于管理和查找。2.编号规则：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目要求：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录准确、清晰。4.装订规范：对纸质档案进行装订，应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：采用密集架存储，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器和存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等方式进行备份，确保数据的安全性和可靠性。（二）存储环境要求1.温度控制：档案微机室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.防火防盗：配备防火、防盗设施，如灭火器、防盗门、监控设备等，确保档案存储环境的安全。3.防潮防虫：采取防潮、防虫措施，如放置干燥剂、防虫药等，防止档案受潮、发霉和虫害。4.防尘防光：保持档案存储环境的清洁，避免灰尘和光线对档案的损害。（三）档案保管期限1.根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、财务审计报告、人事档案等；长期保管的档案一般为150年，如各类合同、协议、生产技术资料等；短期保管的档案为15年，如一般性的文件、通知等。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案盘点与清查1.档案存储人员应定期对档案进行盘点，确保档案数量与账目相符。2.每年组织一次档案清查工作，对档案的完整性、准确性、保管期限等进行全面检查，发现问题及时处理。3.档案清查结果应形成报告，上报公司领导和相关部门。五、档案检索与利用（一）检索工具建设1.建立档案目录数据库，包括纸质档案目录和电子档案目录，方便用户进行检索。2.开发档案检索软件，提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，提高检索效率。3.定期更新和维护档案检索工具，确保其准确性和完整性。（二）利用流程1.用户如需查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为用户提供档案查阅、借阅服务，并按照规定办理相关手续。3.档案查阅应在档案微机室内进行，如需借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.用户在利用档案过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定收取复制费用。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任和操作规范。2.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速采取有效措施，保障档案安全。（二）信息安全1.对档案信息系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的可恢复性。3.严格控制档案信息的访问权限，根据用户的工作需要和职责范围，设置不同的访问级别，防止未经授权的访问。（三）实体安全1.加强档案微机室的安全管理，限制无关人员进入，确保档案存储环境的安全。2.对档案存储设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致档案损坏。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案实体的安全。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作监督检查机制，对档案收集、整理、存储、利用等环节进行全程监督，确保档案管理工作规范有序。