未建立人事档案管理制度

PAGE未建立人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集员工的各类相关材料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：人事档案应根据员工的工作变动、职务晋升、奖惩等情况及时进行更新和调整。二、人事档案的内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：提供员工有效身份证件的复印件。3.学历学位证书复印件：包括最高学历和学位证书的复印件。4.专业技术资格证书复印件：如有专业技术资格，提供相应证书复印件。5.职业资格证书复印件：如持有相关职业资格证书，一并归档。（二）工作经历1.入职登记表：记录员工入职时填写的基本信息和工作经历。2.劳动合同：包括与公司签订的所有劳动合同文本。3.岗位变动记录：记录员工在公司内部的岗位变动情况，包括变动时间、原因、新岗位等。4.离职证明：员工离职时出具的离职证明材料。（三）培训与教育1.培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的记录，如培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.学历教育情况：记录员工在职期间的学历提升情况，如入学时间、毕业时间、就读学校等。（四）考核与奖惩1.绩效考核记录：历年的绩效考核结果及相关评价材料。2.奖励记录：获得公司或上级单位颁发的各类奖励的文件及证书复印件。3.惩罚记录：因违反公司规定或纪律受到处罚的相关材料。（五）薪酬福利1.工资变动记录：记录员工工资调整的时间、原因、调整幅度等情况。2.福利享受情况：如社保、公积金缴纳情况，以及其他福利的享受记录。（六）其他材料1.体检报告：员工入职或定期体检的报告。2.个人荣誉证书复印件：除公司奖励外，获得的其他个人荣誉证书。3.其他相关材料：如员工的获奖作品、发表的文章等与工作相关的材料。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.员工入职时，人力资源部门负责收集员工的基本信息及相关证明材料，并要求员工如实填写入职登记表。2.在员工工作过程中，各部门应及时将涉及员工岗位变动、考核奖惩、培训教育等相关材料提交至人力资源部门。3.员工离职时，所在部门应在离职手续办理完毕后，将离职证明等相关材料交至人力资源部门。（二）整理1.人力资源部门收到员工档案材料后，应按照档案内容的分类标准进行整理。2.对每份材料进行编号，并在材料右上角加盖档案章，注明日期。3.将整理好的材料按照顺序装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明员工姓名、档案编号、入职时间等信息。四、人事档案的保管（一）保管部门公司人事档案由人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管环境1.设立专门的人事档案保管室，确保保管室具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保管室内应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.查阅档案时，必须在指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出保管室或泄露档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还保管人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（四）档案借阅1.因特殊情况需要借阅人事档案时，借阅人需填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅原因和借阅期限，并经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司分管领导签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人需向保管人员出具借条，并承诺遵守档案保密规定。借阅人必须在指定地点查阅档案，不得擅自转借他人或进行其他违规操作。4.借阅完毕后，借阅人应及时归还档案，并在《人事档案借阅登记表》上签字注销。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（五）档案保密1.接触人事档案的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.未经公司批准同意，任何人不得擅自复制、拍摄、传播人事档案信息。3.在档案整理、保管过程中，如发现档案内容涉及国家机密或公司商业秘密的，应按照相关法律法规进行处理。五、人事档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对人事档案进行检查和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.每年[具体时间]对员工的基本信息、工作经历、考核奖惩等情况进行全面梳理，如有变动及时更新档案材料。（二）动态维护1.员工岗位变动、职务晋升、奖惩等情况发生后，相关部门应在[规定时间]内将变动信息及相关证明材料提交至人力资源部门，以便及时更新人事档案。2.对于员工学历提升、培训结业等情况，员工本人应在取得相关证书后[规定时间]内将证书复印件交至人力资源部门。六、人事档案的销毁（一）销毁条件1.人事档案中涉及员工已离职且离职时间超过[规定年限]，同时档案内容已无保存价值的，可以考虑销毁。2.档案材料因保管不善等原因造成严重损坏、霉变，无法修复且无参考价值的，可予以销毁。（二）销毁程序1.由人力资源部门提出人事档案销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因及销毁时间等。2.《人事档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁记录上签字