廉政档案员管理制度

PAGE廉政档案员管理制度一、总则（一）目的为加强公司廉政建设，规范廉政档案管理工作，确保廉政档案真实、准确、完整，充分发挥廉政档案在监督、管理等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、劳务派遣员工等。（三）基本原则1.真实性原则：廉政档案内容必须如实记录员工廉洁从业情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集与员工廉政相关的各类信息，确保档案资料完整。3.保密性原则：严格保密廉政档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工廉政情况变化，及时更新档案内容。二、廉政档案员职责（一）档案建立1.负责收集、整理员工廉政档案所需的各类资料，包括但不限于廉洁自律承诺书、廉洁从业情况报告、奖惩记录等。2.按照规定的格式和内容要求，建立员工廉政档案，并确保档案信息准确无误。（二）档案更新1.定期（每半年）对廉政档案进行检查，及时发现需要更新的内容。2.对于员工发生的廉洁相关事项，如受到纪律处分、表彰奖励等，应在规定时间内（一般为事件发生后[X]个工作日）进行更新。3.督促员工按时提交廉洁从业情况报告等资料，确保档案内容的时效性。（三）档案保管1.妥善保管廉政档案，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏或泄露。2.采用电子和纸质双重保管方式，电子档案应进行加密存储，并定期备份；纸质档案应存放在专门的档案柜中，分类存放。3.严格限制查阅廉政档案的人员范围，未经批准，任何人不得擅自查阅、复印档案资料。（四）档案查阅1.按照规定的审批程序，受理公司内部各部门、纪检监察机构等对廉政档案的查阅申请。2.对查阅申请进行审核，核实查阅目的和查阅人员身份，确保查阅行为符合规定。3.在查阅现场进行监督，防止查阅人员违规操作，查阅完毕后及时收回档案资料。（五）档案移交1.员工离职时，负责办理廉政档案的移交手续，确保档案资料完整移交至公司指定部门。2.向接收部门提供离职员工廉政档案清单，双方签字确认。3.协助接收部门对离职员工廉政档案进行后续管理。三、廉政档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.所在部门、职务、入职时间、联系方式。（二）廉洁自律承诺书1.员工入职时签订的廉洁自律承诺书原件。2.廉洁自律承诺书的续签记录。（三）廉洁从业情况报告1.每半年提交的廉洁从业情况报告，内容包括本人遵守廉洁自律规定的情况、有无违规违纪行为及处理情况等。2.报告应经员工本人签字确认，并加盖所在部门公章。（四）奖惩记录1.受到的党纪政纪处分、公司内部纪律处分等相关文件及处理决定。2.获得的廉洁相关表彰奖励文件及证书复印件。（五）其他廉洁相关资料1.涉及廉洁问题的调查处理材料。2.员工主动报告的廉洁风险及防范措施等资料。四、廉政档案建立与更新流程（一）档案建立1.新员工入职后，由人力资源部门在[X]个工作日内将新员工基本信息提供给廉政档案员。2.廉政档案员在收到新员工基本信息后，及时通知新员工签订廉洁自律承诺书，并在[X]个工作日内将承诺书原件存入廉政档案。3.廉政档案员按照档案内容要求，逐步完善新员工廉政档案，确保档案在新员工入职后[X]个工作日内初步建立完成。（二）档案更新1.每半年末，廉政档案员向员工发送廉洁从业情况报告通知，明确报告内容、格式及提交时间。2.员工应在规定时间内（一般为通知发出后[X]个工作日）将廉洁从业情况报告提交至所在部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，在报告上签字并加盖部门公章，于[X]个工作日内将报告交至廉政档案员。4.廉政档案员收到员工廉洁从业情况报告后，及时更新廉政档案，并对档案内容进行审核，确保信息准确无误。5.如员工发生廉洁相关奖惩事项，所在部门应在事件发生后[X]个工作日内将相关文件及材料提供给廉政档案员，廉政档案员及时更新档案。五、廉政档案查阅与使用规定（一）查阅申请1.公司内部各部门因工作需要查阅廉政档案的，应填写《廉政档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅人员名单、查阅内容等。2.申请表经部门负责人签字批准后，提交至廉政档案员。（二）查阅审批1.廉政档案员收到查阅申请表后，对申请进行审核。2.对于涉及重要岗位人员、敏感事项等的查阅申请，应报纪检监察机构负责人审批。3.经审批同意后，廉政档案员方可安排查阅。（三）查阅方式1.查阅廉政档案应在廉政档案员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅人员只能查阅经批准的档案内容，不得擅自复印、拍照或传播档案信息。3.廉政档案员应对查阅现场进行监督，确保查阅过程规范有序。（四）使用限制1.廉政档案仅供公司内部因工作需要查阅使用，未经公司批准，不得向任何第三方提供。2.查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露廉政档案内容。六、廉政档案保密制度（一）保密责任1.廉政档案员及所有接触廉政档案的人员均负有保密责任。2.严格遵守国家法律法规及公司关于保密工作的各项规定。（二）保密措施1.对廉政档案资料进行加密存储，设置不同级别的访问权限。2.纸质廉政档案应存放在专门的保密档案柜中，钥匙由专人保管。3.严禁在非保密场所谈论廉政档案内容，不得在互联网等公共网络平台传输廉政档案信息。（三）违规处理1.对于违反保密制度，泄露廉政档案内容的人员，将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.如因泄露廉政档案内容给公司造成损失的，应依法追究相关人员的法律责任。七、廉政档案保管与销毁（一）保管期限廉政档案的保管期限为员工离职后[X]年。（二）保管要求1.按照档案管理的相关规定，对廉政档案进行妥善保管，确保档案不损坏、不丢失。2.定期对廉政档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）销毁程序1.廉政档案保管期限届满后，由廉政档案员提出销毁申请，填写《廉政档案销毁申请表》。2.申请表经纪检监察机构负责人审核批准后，组织相关人员进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案清单等，记录由廉政档案员保存[X]年。八、监督与考核（一）监督检查1.公司纪检监察机构定期对廉政档案管理工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.检查内容包括档案建立、更新、查阅、保管等环节的合规性。（二）考核评价1.将廉政档案管理工作纳入员工绩效考核体系，对廉政档案员及相关部门进行考核评价。2.考核指标包括档案内容完整性、准确性、更新及时性、查阅管理