一事一议项目档案制度

PAGE一事一议项目档案制度一、总则（一）目的为加强一事一议项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有一事一议项目的档案管理工作。（三）定义1.一事一议项目：指公司/组织针对特定事项，经专门研究、讨论并决策实施的项目。2.项目档案：指在一事一议项目策划、实施、验收等全过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.同步管理原则：项目档案管理与项目建设同步进行，做到项目进展到哪里，档案收集、整理、归档工作就跟进到哪里。3.真实性原则：档案内容应真实反映项目实际情况，严禁弄虚作假。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的项目档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定一事一议项目档案管理细则。2.负责指导、监督和检查项目承办部门的档案管理工作，确保项目档案的收集、整理、归档工作符合要求。3.负责接收、整理、保管和统计项目档案，建立健全项目档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门和单位提供项目档案资料，做好档案的借阅、归还和保密工作。5.定期对项目档案进行鉴定和销毁，确保档案的安全和有效利用。（二）项目承办部门职责1.负责本部门一事一议项目档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整、准确和系统。2.明确一名项目档案管理人员，负责本部门项目档案管理的具体工作，并接受公司/组织档案管理部门的业务指导。3.在项目实施过程中，及时将项目文件材料收集齐全，分类整理，定期向档案管理部门移交。4.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造项目档案。（三）项目负责人职责1.对项目档案工作负总责，确保项目档案管理工作与项目建设同步进行。2.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，督促项目承办部门按时完成档案整理和归档工作。3.审核项目档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案提出整改意见。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项申请、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件等。2.项目实施过程文件：包括项目设计文件、招投标文件、合同协议、施工图纸、工程变更通知、工程进度报告、质量检验报告、安全管理文件等。3.项目验收文件：包括项目竣工验收报告、审计报告、财务决算报告、项目总结等。4.其他与项目有关的文件材料，如会议纪要、来往信函、照片、音像资料等。（二）收集要求1.项目承办部门应按照档案收集范围，及时收集项目文件材料，并确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对项目文件材料应进行分类整理，做到分类科学、编号规范、目录清晰。3.项目文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，确保档案的长期保存。（三）整理方法1.项目档案应按照项目前期、实施过程、验收等阶段进行分类整理。2.每个阶段的文件材料应按照文件形成的时间顺序进行排列，并编制页码。3.项目档案应编制卷内目录和案卷目录，卷内目录应包括文件编号、文件题名、日期、页号等内容，案卷目录应包括案卷编号、案卷题名、保管期限、密级等内容。四、档案归档与保管（一）归档时间1.项目承办部门应在项目结束后[X]个月内，将整理好的项目档案移交公司/组织档案管理部门。2.对于重大项目或特殊项目，档案管理部门可根据实际情况提前介入，指导项目承办部门做好档案收集和整理工作。（二）归档要求1.项目档案应按照档案管理部门的要求进行装订、编目和装盒，确保档案的整齐、规范。2.项目档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的项目档案进行认真核对，对不符合要求的档案应退回项目承办部门重新整理。（三）保管期限1.一事一议项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复文件、项目竣工验收报告、审计报告、财务决算报告等重要文件材料。3.长期保管的档案主要包括项目设计文件、招投标文件、合同协议、施工图纸等与项目建设密切相关的文件材料，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括项目进度报告、质量检验报告、安全管理文件等一般性文件材料，保管期限为[X]年。（四）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅项目档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅项目档案的，应经公司/组织主管领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）借阅手续1.查阅项目档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核后，为查阅人员提供必要的档案查阅场所，并指定专人负责协助查阅。3.查阅人员应在规定的时间和范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）保密规定1.档案管理人员应对项目档案的查阅情况进行登记，严格控制档案的查阅范围和查阅人数。2.对涉及公司/组织机密的项目档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案管理人员应定期对档案查阅情况进行统计和分析，发现问题及时报告，并采取相应的措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.项目档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.档案鉴定工作应根据档案保管期限表和有关规定，对档案的保存价值进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织1.公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目承办部门负责人、相关专业技术人员等组成。2.档案鉴定小组负责对到期的项目档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行综合分析和判断。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，可适当延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并报公司/组织主管领导批准。2.经批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁档案，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息的泄露。七、监督与检查（一）监督检查内容1.项目承办部门档案管理工作的开展情况，包括档案收集、整理、归档工作是否及时、准确、完整。2.档案管理部门对项目档案的管理情况，包括档案的保管、利用、鉴定、销毁等工作是否符合规定。3.项目档案的质量情况，包括档案的内容是否真实、准确，档案的整理是否规范、有序。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年对项目承办部门的档案管理工作进行一次全面检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对项目档案的管理情况进行抽查，对发现的问题及时进行处理。3.专项检查：针对项目档案管理中的突出问题或重点项目，档案管理部门可组织专项检查，确保项目档案管理工作的规范开展。（三）考核与奖惩1.公司/组织将项目档案管理工作纳入绩效考核体