社工中心档案管理制度

PAGE社工中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强社工中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社工服务、行政管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社工中心各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由中心综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实完整原则：档案应如实反映工作实际情况，确保内容完整，不得篡改、伪造档案信息。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密，对涉及国家机密、个人隐私等重要档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理中心各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询利用。5.定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后实施档案的销毁工作。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的防护设备，确保档案安全。7.组织开展档案业务培训，提高工作人员的档案管理水平。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类，并定期移交综合档案室。2.协助综合档案室开展档案管理工作，提供相关档案信息。3.对本部门工作人员进行档案管理知识宣传，确保档案工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社工服务项目档案：包括项目策划书、服务方案、服务记录、服务对象资料、项目评估报告等。2.行政管理档案：包括中心各类文件（通知、报告、请示等）、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、物资采购档案等。3.志愿者管理档案：包括志愿者招募信息、培训记录、服务记录、考核评价等。4.对外交流与合作档案：包括合作协议、交流活动资料等。5.文件资料：包括各级政府部门下发的与社工工作相关的文件、法规、政策解读等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后[X]个工作日内将相关档案整理后移交至综合档案室或兼职档案员。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、抽取、丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如社工服务类、行政管理类、志愿者管理类等，每大类下再细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮性能良好的房间，面积应满足档案存放需求。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮除湿设备（如空调、除湿机等）、防虫防鼠设备（如防虫药、鼠夹等）、温湿度计等。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案密集架上，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质选用安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，严格限制无关人员进入。2.定期对档案库房进行检查，包括温湿度检查、设备运行检查、档案外观检查等，发现问题及时处理。3.保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物对档案造成损害。五、档案的利用（一）利用范围1.中心内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作联系、合作交流等需要查阅档案，须经中心相关领导批准。3.司法机关、政府部门等依法查阅档案。（二）利用手续1.中心内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外部单位查阅档案，须提前向中心提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经中心领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.司法机关、政府部门等依法查阅档案，应出具相关证明文件，经中心领导审核后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅纸质档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并进行登记。2.查阅电子档案应在指定的计算机上进行，不得擅自拷贝、传播电子档案信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的存毁符合实际需求和法律法规要求。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由中心领导、综合档案室负责人及相关业务部门代表组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映中心主要工作，是否具有查考利用价值。2.档案的保存期限是否符合规定，是否已超过保管期限。3.档案的完整性、准确性，有无重复、无效等情况。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值和保管期限。2.结合中心工作实际需求，参考档案的形成背景、利用情况等进行综合分析判断。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经中心领导批准后，由综合档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：能够快速准确地录入档案的基本信息、内容摘要等。2.检索查询功能：支持多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.数据备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并能在需要时进行数据恢复。5.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为中心决策提供数据支持。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保内容一致。2.电子档案的格式应规范统一，便于长期保