养老院档案管理制度

PAGE养老院档案管理制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养老院管理、服务、运营等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院全体员工及与养老院相关的各类活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：养老院档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映养老院的各项工作和活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于查找、调阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善养老院档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁养老院的各类档案。3.建立健全档案管理工作流程，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织档案业务培训，提高员工的档案意识和业务能力。6.为养老院的各项工作提供档案信息服务，积极开发档案信息资源。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.及时向档案管理部门反馈档案利用过程中存在的问题，提出改进建议。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.做好档案的借阅、归还登记工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.养老院行政管理档案，包括上级文件、院务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.服务管理档案，包括入住老人档案、护理记录、医疗档案、康复档案、膳食档案等。3.设施设备档案，包括房屋建筑档案、设备采购合同、设备维护记录、设施改造档案等。4.活动档案，包括各类文体活动、节日庆典、志愿者活动等形成的文件材料。5.其他与养老院工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集到的数据应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分文件的不同价值和性质，进行科学分类。3.便于保管和利用，提高档案管理的效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别分为行政管理类、服务管理类、设施设备类、活动类等。每大类下再根据具体内容进行细分。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸张较小、零散的文件材料进行装订，保持整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序排列存放。3.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.根据档案的重要性和价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案：反映养老院主要职能活动和历史面貌的，对养老院发展有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在较长时间内对养老院工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对养老院工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）档案保护1.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火等措施，定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。2.对电子档案应进行备份，并采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据维护和更新。3.对重要档案应采取特殊的保护措施，如加密存储、异地备份等，防止档案信息泄露和丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.为养老院内部管理提供决策依据，如查阅历史数据、参考以往经验等。2.为员工培训提供资料支持，帮助员工了解养老院的发展历程和工作要求。3.为入住老人及其家属提供服务信息，如查询老人的档案资料、护理记录等。4.为外部单位或个人提供与养老院相关的证明材料等。（二）利用方式1.借阅：内部人员因工作需要可借阅档案，填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.查阅：外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或有效证件，经养老院领导批准后，在档案管理部门指定地点查阅。查阅时不得擅自摘抄、复制档案内容。3.出具证明：根据需要，档案管理部门可为相关单位或个人出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称及编号等。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，总结档案利用规律，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.对仍有一定利用价值但保管期限已满的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册经养老院领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询和调阅，为养老院的各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案信息管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的信息化流程。3.安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系