档案管理制度美术

PAGE档案管理制度美术一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案内容全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织的各类档案。3.指导各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.推进档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结等。2.人事档案：员工的个人信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告等。4.业务档案：根据公司/组织的业务范围，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案等。5.技术档案：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.合同档案：各类合同协议及其相关文件。（二）档案编号为便于档案的识别和管理，对各类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。例如，行政档案编号为XZ年份流水号；人事档案编号为RS员工编号；财务档案编号为CW年份类别流水号等。四、档案收集（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、函件等。3.通过购买、交换、捐赠等方式获得的对公司/组织有参考价值的档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案或紧急情况下形成的档案，应及时收集并移交。（三）收集流程1.各部门档案收集人员定期对本部门的档案进行整理，填写档案移交清单。2.将整理好的档案连同档案移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。五、档案整理（一）整理原则遵循档案形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案对收集的档案进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷。例如，行政文件可按年度、问题等进行组卷。3.编目：对案卷进行编号、编制卷内目录、备考表等。卷内目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。（三）整理要求1.整理后的档案应排列有序，编号清晰，便于查找和利用。2.档案的整理应做到准确、规范，符合档案管理的相关标准。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、防虫药品、温湿度计等。（三）档案上架1.按照档案编号顺序将档案上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，并建立相应的存储管理制度。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为15年至50年；短期保管的档案保管期限一般为5年以下。（五）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点的内容包括档案的数量、质量、保管状况等。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应的措施。3.清查和盘点结束后，应编制档案清查报告，对清查结果进行总结和分析。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和保存价值，按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经公司/组织领导批准后进行销毁。（四）销毁1.销毁档案应在指定的地点进行，由专人负责监销。2.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法事由查阅公司/组织档案，需经公司/组织领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和用途。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅和借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：将纸质档案和电子档案信息录入系统，建立档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为公司/组织决策提供支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，确保数据安全，在需要时能够及时恢复。（三）电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、存储等应符合国家有关电子文件管理的规定。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。3.对电子档案的元数据应进行