档案查借阅制度上墙

PAGE档案查借阅制度上墙一、总则1.目的为加强公司档案管理，规范档案查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案查借阅的相关活动。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责公司档案的统一管理，制定和完善档案管理制度。负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。负责建立健全档案检索体系，为档案查借阅提供便利条件。对档案查借阅情况进行监督和检查，确保档案安全。2.档案形成部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并按规定及时移交档案管理部门。明确专人负责档案管理工作，确保档案的真实、完整和准确。在档案查借阅过程中，配合档案管理部门做好相关工作。3.档案查借阅人员职责严格遵守档案查借阅制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案。按照规定的程序和要求办理档案查借阅手续，不得私自转借他人。查借阅结束后，及时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。三、档案查借阅流程1.查借阅申请因工作需要查阅或借阅档案的部门或个人，应填写《档案查借阅申请表》，详细注明查借阅的目的、内容、范围、时间等信息。《档案查借阅申请表》由申请部门负责人签字审核后，提交至档案管理部门。2.审批档案管理部门收到《档案查借阅申请表》后，根据档案的密级、重要程度及查借阅申请的合理性进行审批。对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查借阅申请，需经公司分管领导批准。审批通过后，档案管理部门在申请表上签署意见，并注明查借阅的具体时间和地点。3.查阅查阅人员凭审批通过的《档案查借阅申请表》到档案管理部门指定的地点查阅档案。档案管理人员应根据申请表上注明的内容和范围，为查阅人员提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应事先征得档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.借阅借阅人员凭审批通过的《档案查借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和归还期限，并在借阅登记表上做好记录。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或擅自拆封。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。5.归还借阅人员应在规定的归还期限内将档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理人员应对档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应如实说明原因，并按照公司相关规定进行赔偿。档案管理人员在确认档案完好无损后，将档案归还至档案库房，并在借阅登记表上注明归还日期。四、档案密级管理1.密级划分公司档案分为绝密级、机密级、秘密级三个等级。绝密级档案是公司最重要的机密信息，一旦泄露将给公司造成极其严重的损失，如公司核心技术资料、重大商业决策文件等。机密级档案是公司较为重要的机密信息，泄露后可能对公司造成较大损失，如重要合同、财务报表、客户信息等。秘密级档案是公司一般性的机密信息，泄露后可能对公司造成一定影响，如一般性文件、会议记录等。2.密级标识档案管理部门应在档案封面、卷内目录等显著位置标注档案的密级。对于电子档案，应在文件名称、存储介质等相关位置进行密级标识。3.查借阅审批查阅或借阅绝密级档案，必须经公司总经理批准。查阅或借阅机密级档案，需经公司分管领导批准。查阅或借阅秘密级档案，由档案管理部门负责人审批。4.保密措施对于涉及密级档案的查借阅活动，档案管理人员应采取必要的保密措施，如安排专人陪同查阅、限制查阅时间和地点等。查阅人员在查阅过程中不得擅自拍照、复印、记录密级档案内容，如需摘录相关信息，应事先征得档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。摘录的内容应妥善保管，不得泄露给无关人员。借阅人员在借阅密级档案期间，应对档案进行严格保密，不得将档案带出公司规定的范围。如需在公司外部使用档案，必须经公司相关领导批准，并采取必要的保密措施。五、档案安全管理1.档案库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案库房的温湿度进行监测和记录，采取相应的措施进行调节。档案库房内的档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找和管理。2.档案存储介质管理对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。对存储有档案的计算机设备、存储介质等应进行严格的安全管理，设置必要的访问权限和密码，防止数据被非法获取或篡改。档案管理人员应定期对电子档案进行病毒查杀和数据维护，确保档案数据的安全和完整。3.档案查阅场所管理档案查阅场所应保持整洁、安静，便于查阅人员进行查阅工作。查阅场所应配备必要的桌椅、照明设备等设施，为查阅人员提供良好的查阅环境。档案管理人员应在查阅场所对查阅过程进行监督，防止查阅人员擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案。查阅场所应设置专门的存放暂存档案的区域，查阅人员查阅结束后，应将档案及时归还至暂存区域，由档案管理人员进行整理和核对。六、档案统计与利用1.档案统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。档案统计内容应包括档案的种类、数量、保管期限、利用情况等方面的信息。统计数据应真实、准确、完整，并及时上报公司相关领导和部门。通过档案统计分析，档案管理部门应及时发现档案管理工作中存在的问题，采取相应的措施加以改进，提高档案管理水平。2.档案利用档案管理部门应积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供有效的信息支持。根据公司工作需要，及时为各部门和员工提供档案查阅、借阅服务。鼓励员工积极利用档案资源，开展业务研究、经验总结等工作。档案管理部门应定期对档案利用情况进行分析和总结，了解档案利用需求，不断优化档案服务。对于具有重要历史价值和现实意义的档案，档案管理部门应积极组织开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为公司发展提供历史借鉴和决策参考。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性和档案的安全保管情况等。档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。对自查中发现的问题，应制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，并跟踪整改落实情况。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，并积极配合其工作。对于外部监督检查中提出的意见和建议，应认真研究，及时整改落实。根据外部监督检查的要求，及时报送相关档案管理工作情况报告，接受外部机构的监督和指导。八、责任追究1.违反制度处理对于违反本制度规定，擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案的人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究其法律责任。对于私自转借档案、逾期不归还档案或在档案查借阅过程中泄露公司机密信息的人员，公司将按照相关规定给予严肃处理，直至解除劳动合同；构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。2.失职责任追究档案管理人员因工作失职，导致档案丢失、损坏或泄露的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职等处理；给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。档案形成部门未按规定及时收集、整理和移交档案，或在档案管理工作中存在敷衍塞责、弄虚作假等行为的，公司将责令其