印鉴及档案管理制度

PAGE印鉴及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司印鉴及档案的管理，确保公司印鉴使用的合法性、严肃性和安全性，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印鉴及档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：加强印鉴及档案的安全保护措施，防止信息泄露和丢失，确保公司机密安全。3.规范有序原则：明确印鉴及档案管理的流程和标准，做到管理规范、操作有序。4.高效利用原则：充分发挥印鉴及档案的作用，提高工作效率，为公司决策和业务开展提供有力支持。二、印鉴管理（一）印鉴种类公司印鉴包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（二）印鉴的刻制1.因工作需要刻制印鉴，由使用部门提出申请，经公司领导审批后，报公安机关备案，由指定的具有资质的刻章单位刻制。2.新刻制的印鉴必须在公司办公室进行登记备案，详细记录印鉴名称、规格、启用时间、保管人等信息。（三）印鉴的保管1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管。部门章由各部门指定专人保管。2.印鉴保管人必须妥善保管印鉴，确保印鉴存放安全，防止被盗用、丢失或损坏。如因保管不善导致印鉴丢失或损坏，保管人应立即报告，并采取相应的补救措施。3.印鉴保管人不得将印鉴转借他人使用，不得在空白纸张或文件上加盖印鉴。（四）印鉴的使用1.印鉴使用必须严格履行审批手续，填写《印鉴使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，经相关领导审批后，方可使用。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，必须经公司法定代表人或授权代表签字批准后，方可加盖印鉴。3.印鉴使用时，保管人应在现场监督，确保印鉴加盖清晰、位置准确，并对加盖印鉴的文件进行登记。4.严禁在未经审批的情况下擅自使用印鉴，如因特殊情况急需使用印鉴，必须经公司领导口头同意后，方可先行使用，但事后应及时补办审批手续。（五）印鉴的停用与销毁1.因公司机构调整、业务变更等原因，需要停用印鉴时，由使用部门提出申请，经公司领导审批后，交回公司办公室统一保管。2.对于已停用的印鉴，由公司办公室定期进行清理，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁印鉴时，必须有专人负责监销，并做好销毁记录。三、档案管理（一）档案分类公司档案分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、业务档案等类别。（二）档案的收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等，并定期移交公司档案室。2.对于重要的文件、资料，应在形成后及时归档，不得积压或拖延。（三）档案的整理1.公司档案室对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的系统性和完整性。2.整理档案时，应按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类排序，编制档案目录，便于查找和利用。（四）档案的保管1.公司档案室应具备完善的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行存放，便于管理和查找。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.档案保管期限分为永久、长期和短期，具体划分按照国家有关规定执行。公司应定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和处置。（五）档案的利用1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅档案名称、查阅人等信息，经部门负责人审批后，到公司档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室负责人批准，并按照规定进行登记。3.外单位人员查阅公司档案，必须持有单位介绍信，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守公司档案管理规定，不得泄露公司机密。（六）档案的借阅1.公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅档案名称、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到公司档案室办理借阅手续。2.借阅档案时，应按照规定的借阅期限及时归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自涂改、损坏档案。3.借阅档案归还时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时向借阅人核实并追究责任。（七）档案的保密1.公司档案管理人员及涉及档案管理工作的人员应严格遵守保密制度，不得泄露公司档案内容。2.对于涉及公司机密的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。3.严禁在私人场合谈论公司档案内容，不得将档案资料用于与工作无关的目的。四、监督与检查（一）公司办公室负责对印鉴及档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保制度的有效执行。（二）对于违反印鉴及档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并视情节轻