档案室库房管理制度

PAGE档案室库房管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室库房管理，确保档案的安全与完整，有效保护和利用档案资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室库房的管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节。（三）管理原则1.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏。2.科学规范原则：遵循档案管理的科学方法和规范流程，提高管理效率。3.方便利用原则：在保证安全保密的前提下，便于档案的查阅和利用。二、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件、合同、协议、报表、报告、信函、会议记录、工作计划、工作总结等纸质和电子文件。2.公司重要活动、项目的相关资料，包括照片、录像、音频等。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。5.公司设备档案、技术档案、产品档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、销毁。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的准确性和可读性。（三）整理规范1.档案整理应按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确保档案的系统性和逻辑性。2.纸质档案应进行编号、编目、装订，编制档案目录和检索工具。3.电子档案应建立相应的文件夹结构，进行分类存储，并建立电子档案索引。三、库房管理（一）库房选址与布局1.档案室库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应分为档案存储区、查阅区、整理区等功能区域，各区域应相对独立，便于管理。（二）库房设施设备1.库房应配备必要的消防设备、防盗设备、温湿度控制设备、防虫防鼠设备等。2.档案存储架应选用符合档案保管要求的材质，确保档案存放安全。3.应配备计算机、打印机、复印机等办公设备，便于档案的查阅和利用。（三）库房环境管理1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.库房应定期进行通风换气，保持空气清新。3.应定期对库房进行清洁卫生，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。（四）档案存储管理1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.档案存储架应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对重要档案应采取备份存储或异地存储等措施，确保档案的安全。四、档案保管（一）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案包括公司重要的历史文件、法规性文件、财务审计报告等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，包括公司重要的业务文件、合同协议等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，包括一般性的文件、资料等。（二）保管要求1.档案保管人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案销毁1.档案销毁应按照规定的程序进行，经公司领导批准后实施。2.销毁档案应填写销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁，防止泄露。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案应在档案室指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，并按时归还。（三）查阅借阅登记1.档案室应建立查阅借阅登记台账，详细记录查阅借阅人员的姓名、部门、查阅借阅时间、档案名称、数量等信息。2.查阅借阅登记台账应定期进行整理和归档，以备查询。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为公司的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数据录入与维护1.应按照档案整理规范，将纸质档案和电子档案进行数字化录入，建立档案数据库。2.档案数据库应定期进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.档案信息管理系统应采取安全防护措施，防止数据泄露、丢失、篡改。2.对档案信息管理系统的用户应进行权限管理，严格控制用户的访问权限。七、人员管理（一）人员配备1.档案室应配备专职或兼职的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业标准。（二）人员培训1.公司应定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.档案管理人员应积极参加各类档案管理培训和学术交流活动，不断更新知识结构。（三）人员考核1.公司应建立档案管理人员考核制度，对其工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核。2.考核结果作为档案管理人员晋升、奖励、处罚的依据。八、监督与检查（一）监督机制1.公司应建立档案管理监督机制，定期对档案室库房管理工作进行检查和评估。2.档案室应定期向公司领导汇报档案管理工作情况，接受公司领导的监督和指导。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案库房的安全管理情况。3.档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等工作情况。4.档案信息化管理情况。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期