安全档案与记录制度

PAGE安全档案与记录制度一、总则（一）目的为加强公司安全管理，规范安全档案与记录工作，确保安全信息的准确、完整和可追溯，有效预防和应对安全事故，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位及相关活动涉及的安全档案与记录管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家及行业相关法律法规、标准规范，确保安全档案与记录工作合法合规。2.真实准确原则：记录内容应真实反映安全管理实际情况，数据准确无误。3.及时完整原则：及时收集、整理、归档安全档案与记录，保证其完整性，不得遗漏重要信息。4.便于查询原则：档案与记录的整理应便于检索和查阅，提高工作效率。二、安全档案管理（一）档案分类1.法律法规档案：收集、整理国家及地方有关安全生产的法律法规、标准规范文件，按照类别和时间顺序进行归档。2.安全管理制度档案：包括公司制定的各项安全管理制度、操作规程、应急预案等，按制度名称和修订时间分类存放。3.安全检查档案：记录公司定期安全检查、专项检查、季节性检查等各类检查的计划、报告、整改记录等。4.安全教育培训档案：涵盖员工入职安全培训、专项安全培训、应急演练等相关资料，包括培训计划、教材、考核记录等。5.安全事故档案：对公司发生的各类安全事故进行详细记录，包括事故报告、调查处理报告、事故分析、整改措施等。6.设备设施安全档案：针对公司内各类生产设备、设施，建立档案记录其基本信息、维护保养记录、安全检测报告等。7.职业健康档案：涉及员工职业健康体检报告、职业病危害因素检测报告、防护用品配备与使用记录等。（二）档案建立与收集1.各部门负责本部门相关安全档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.安全管理部门定期对各部门提交的档案资料进行汇总、审核，对不符合要求的及时反馈并要求补充完善。3.对于新建立的安全管理制度、操作规程等，应在发布后及时归档，并注明生效日期和修订记录。4.安全检查、教育培训、事故处理等活动结束后，相关责任部门应在规定时间内将形成的资料提交至安全管理部门归档。（三）档案整理与归档1.安全管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案类别和时间顺序进行编号，编制档案目录。2.档案应采用纸质和电子两种形式保存，电子档案应进行备份存储，确保数据安全。3.纸质档案应装订成册，在封面注明档案名称、类别、编号、起止日期等信息，并建立档案盒进行存放。4.归档后的档案应妥善保管，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全与完整。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到安全管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或涂改、损坏档案内容。3.因工作需要借阅安全档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经安全管理部门负责人批准后方可借阅。4.借阅人应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。5.外部单位或人员因特殊原因需要查阅或借阅公司安全档案的，必须经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，公司应安排专人陪同，确保档案信息安全。（五）档案保管期限1.法律法规档案、安全管理制度档案等长期保存，以便随时查阅和遵循相关规定。2.安全检查档案、安全教育培训档案等保存期限为[X]年，期满后经鉴定确无保存价值的，可按规定销毁。3.安全事故档案应永久保存，作为公司安全管理的重要历史资料。4.设备设施安全档案、职业健康档案等保存至设备设施报废或员工离职后[X]年。（六）档案销毁1.对于超过保管期限且确无保存价值的安全档案，由安全管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，由安全管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止信息泄露。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、监销人员等信息，记录保存期限与原档案保管期限一致。三、安全记录管理（一）记录分类1.日常安全记录：如安全巡查记录、设备运行记录、安全隐患排查记录等，记录日常安全管理工作中的实际情况。2.安全会议记录：包括公司安全会议、部门安全会议等的会议纪要，记录会议讨论内容、决议事项等。3.安全培训记录：员工参加安全培训的签到表、培训反馈记录等，反映培训实施情况。4.安全设施维护记录：对安全设施进行维护保养、维修等工作的记录，包括维护时间、内容、维修人员等信息。5.安全事故记录：事故发生过程中的详细记录，如事故发生时间、地点、经过、现场情况等。（二）记录填写要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。2.记录内容应准确、完整，如实反映安全管理活动的实际情况，不得弄虚作假。3.对于记录中的空白栏，如无相关信息应填写“无”或“/”，不得留空。4.记录中涉及的数据应真实可靠，如有计算过程应清晰注明。（三）记录收集与整理1.各部门负责本部门安全记录的收集和整理工作，确保记录及时、准确。2.安全记录应按照日期顺序进行整理，每月末由各部门将本月的安全记录汇总后提交至安全管理部门。3.安全管理部门对各部门提交的安全记录进行审核，对不符合要求的记录及时返回相关部门进行补充或更正。（四）记录保存与存储1.安全记录应采用纸质和电子两种形式保存，电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。2.纸质记录应存放在专门的文件柜中，按照记录类别和时间顺序进行存放，便于查找和查阅。3.电子记录应存储在安全的服务器或存储设备上，设置相应的权限管理，确保只有授权人员能够访问。（五）记录查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅安全记录的，应填写《记录查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到安全管理部门查阅。2.查阅记录时，应在安全管理部门指定的地点进行，不得擅自将记录带出或损坏记录内容。3.安全记录可作为安全管理工作分析、总结、改进的依据，各部门应根据实际工作需要合理使用记录数据。4.外部单位或人员如需查阅公司安全记录，必须经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保记录信息安全。（六）记录保存期限1.日常安全记录、安全会议记录等保存期限为[X]年，期满后经鉴定确无保存价值的，可按规定销毁。2.安全培训记录、安全设施维护记录等保存期限为[X]年，以便跟踪员工培训效果和设施维护情况。3.安全事故记录应永久保存，作为事故调查、分析和处理的重要依据。（七）记录销毁1.对于超过保管期限且确无保存价值的安全记录，由安全管理部门提出销毁申请，填写《记录销毁申请表》，注明记录名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.《记录销毁申请表》经公司主管领导批准后，由安全管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁记录时，应指定专人负责监销，确保记录彻底销毁，防止信息泄露。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、记录名称、数量、监销人员等信息，记录保存期限与原记录保管期限一致。四、监督与考核（一）监督检查1.安全管理部门定期对各部门安全档案与记录管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案与记录的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等环节，发现问题及时提出整改意见。3.各部门应积极配合安全管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核评价1.将安全档案与记录管理工作纳入公司安全绩效考核体系，对各部门的工作情况进行量化考核。2.考核指标包括档案与记录的完整性、准确性、及时性、规范性等方面，根据考核结果进行相应的奖惩。3.对于在安全档案与记录管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力、存在违规行为的部门和个