妇联档案查借阅制度

PAGE妇联档案查借阅制度一、总则1.目的为加强妇联档案的管理，规范档案的查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于妇联机关各部门及所属单位因工作需要查阅、借阅档案的相关活动。3.档案定义本制度所指档案是妇联在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理部门职责1.档案管理机构设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责妇联档案的集中统一管理。2.职责分工档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、编目、鉴定、统计等日常工作，确保档案的规范化管理。对档案查借阅申请进行审核，根据规定决定是否批准，并负责办理相关手续。监督档案查借阅过程，确保档案的安全与完整，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。三、档案查借阅原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及妇联内部的相关规定，依法开展档案查借阅工作。2.服务工作原则以服务妇联各项工作为出发点，在确保档案安全的前提下，为查阅、借阅人员提供便利，提高工作效率。3.安全对象限定原则严格限定档案查借阅对象为妇联机关工作人员、所属单位因工作需要的相关人员，以及依法依规可以查阅的其他单位或个人。4.权限对应原则查阅、借阅档案的人员应根据其工作需要和职责权限，申请相应级别的档案，不得超权限查阅、借阅。四：档案查阅规定1.查阅申请查阅档案应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表需经申请部门负责人签字同意，并加盖部门公章。2.申请受理档案管理部门收到查阅申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核通过的，告知查阅人查阅时间、地点及注意事项；审核不通过的，说明理由并退还申请材料。3.查阅方式一般应在档案管理部门指定的查阅室进行查阅，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。如需摘抄、复印档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定范围内进行。摘抄、复印的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。4.查阅限制涉及国家机密、妇联工作秘密以及不宜公开的档案，未经批准不得查阅。查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。五、档案借阅规定1.借阅申请借阅档案应填写《档案借阅申请表》，除注明查阅申请的相关信息外，还需说明借阅期限。借阅申请表同样需经申请部门负责人签字同意，并加盖部门公章。2.借阅审批档案管理部门对借阅申请进行严格审批，根据档案的密级、重要程度以及借阅人的工作需要等因素，决定是否批准借阅以及借阅期限。重要档案或密级较高的档案借阅，需经妇联分管领导批准。3.借阅手续批准借阅的，借阅人应与档案管理人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、期限等信息，并签字确认。借阅人需向档案管理人员交付相应的押金（可根据实际情况设定），如档案在借阅期间出现丢失、损坏等情况，押金不予退还，并依法追究借阅人的责任。4.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如需继续借阅，应重新办理借阅手续。5.借阅归还借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等情况。如发现档案有丢失、损坏、涂改等情况，借阅人应及时说明原因，并承担相应的赔偿责任。档案管理人员应做好记录，并向领导报告。六、特殊情况处理1.涉及司法案件如档案涉及司法案件需要查阅、借阅的，应按照司法机关的相关要求办理手续，并及时向妇联领导报告。档案管理部门应积极配合司法机关的工作，提供必要的档案资料，但不得擅自提供未经批准公开的档案内容。2.紧急工作需要在紧急工作情况下，如因工作需要必须立即查阅、借阅档案且无法及时办理正常手续的，经档案管理部门负责人同意后，可先提供档案，但事后应及时补办相关手续。3.档案数字化利用随着信息技术的发展，为提高档案利用效率，可开展档案数字化工作。档案数字化副本的提供利用，应遵循与纸质档案相同的管理规定，确保其安全性和准确性。对数字化档案的存储、传输、使用等环节，应采取加密、备份等安全措施，防止数据泄露和丢失。七、监督与检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案的查借阅情况进行检查，包括查阅、借阅手续是否齐全、档案是否按时归还、有无损坏丢失等情况。2.违规处理对于违反本制度的查借阅行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、警告等处理。如因违规行为导致档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，将依法依规追究相关人员的责任。3.责任追究建立档案查借阅责任追究制度，明确档案管理人员、查阅借阅人员在档案管理工作中的责任。对于因工作失误、失职等原因造成档案管理问题的人员，将根据情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。八、附则1.制